Üretim Firması Teklif Hazırlama: Kapasite, Termin ve Maliyet Rehberi

Üretim teklifinde dört konuyu birlikte kontrol etmeniz gerekir. Birincisi gerçekten boş olan kapasitedir. İkincisi bu kapasiteye göre verilen termindir. Üçüncüsü hammadde, işçilik ve genel giderden çıkan birim maliyettir. Dördüncüsü de adet arttıkça dağılan sabit giderden türetilen kademeli fiyattır. Bunlar birbirinden bağımsız yazılırsa teklif kâğıt üzerinde iyi görünür ama üretimde tutmaz.

Aşağıda her adımı hesaplarıyla gösteriyoruz. Örnekte kurgusal bir sac işleme atölyesi olan Kuzey Metal, Atlas Mobilya'ya 3.000 adet metal braket için teklif hazırlıyor.

Üretim teklifi, hizmet veya proje teklifinden nasıl farklıdır?

Hizmet teklifinde satılan şey çoğu zaman zamandır. Üretim teklifinde ise fiziksel bir ürün, tedarik edilmesi gereken hammadde ve dolu ya da boş bir makine parkı vardır. Bu yüzden üretim teklifinde şu soruların cevabı açıkça görünmelidir:

• Ürün hangi teknik özelliklere göre üretilecek (çizim, malzeme, tolerans)?
• Kaç adetten itibaren üretim yapılıyor ve adet arttıkça fiyat nasıl değişiyor?
• Termin hangi tarihten başlıyor: sipariş tarihinden mi, numune onayından mı?
• Hammadde fiyatı değişirse ne olacak?
• Ambalaj, yükleme ve nakliye kimin sorumluluğunda?

Firma bilgileri, teklif numarası, kalemler, KDV, ödeme ve geçerlilik gibi genel teklif bölümleri burada da aynen yer alır. Üretim teklifinde bunlara üretime özgü maddeler eklenir.

Kapasite ve termin nasıl hesaplanır?

Termin, satış tarafının tahmin ettiği bir gün olmamalıdır. Malzeme durumuna, mevcut iş yüküne ve gerçek kapasiteye bakılarak hesaplanır. Yeni sipariş boş bir hatta girmez, devam eden işlerin arasına yerleşir.

Önce gerçek kapasiteyi bulun

Formül şöyle: makine sayısı × net vardiya süresi × vardiya sayısı × çalışma günü. Sık yapılan hata, vardiyanın tamamını üretim süresi saymaktır. Bakım, ayar, hazırlık ve mola süreleri düşülmelidir.

Kuzey Metal'de 2 pres var ve tek vardiya 8 saat çalışıyor. Bakım, ayar ve molalar için günde 1 saat düşülünce net süre 7 saat kalıyor. Günlük kapasite 2 × 7 = 14 makine saati.

Siparişin yükünü hesaplayın

Bir braketin pres süresi 2 dakika. 3.000 adet × 2 dakika = 6.000 dakika, yani 100 makine saati eder. 100 ÷ 14 = 7,1 gün çıkıyor, yukarı yuvarlayınca üretim 8 iş günü sürüyor.

Ancak hat önümüzdeki 6 iş günü başka bir siparişle dolu. Sac tedariki 4 iş günü sürüyor ve bu süre mevcut işle paralel ilerliyor. Termin şöyle oluşuyor:

Kapasite doluysa teklife ne yazılır?

Müşterinin istediği tarihte hat doluysa o tarihi kabul etmeyin. Bunun yerine seçenekleri teklifte açıkça sunun:

• Termin uzatma: "Mevcut üretim planı nedeniyle teslim süresi, numune onayından itibaren 25 iş günüdür."
• Kısmi teslimat: "1.500 adet 12. iş gününde, kalan 1.500 adet 18. iş gününde teslim edilir."
• Ek vardiya veya fason üretim: Bu seçenek maliyeti değiştirir. Ayrı bir fiyatla ve "kısa termin seçeneği" başlığıyla verin. Üretimin bir kısmı fasona verilecekse bunu müşteriye önceden bildirin.

Hammadde, işçilik ve enerji maliyeti birim fiyata nasıl yansıtılır?

Birim maliyet üç parçadan oluşur: direkt malzeme, direkt işçilik ve genel üretim giderleri. Atölye kirası, enerji, makine amortismanı ve ustabaşı ücreti gibi tek bir ürüne doğrudan yüklenemeyen giderler genel üretim giderine girer. İşçilik ve genel gider atlanırsa hesaplanan maliyet gerçeğin çok altında kalabilir.

Kuzey Metal'in braket hesabı şöyle:

• Direkt malzeme: 0,8 kg sac × 50 ₺/kg = 40 ₺. %5 fire payı eklenince 40 × 1,05 = 42 ₺.
• Direkt işçilik: Saatlik işçilik maliyeti (ücret + işveren payı) 360 ₺, yani dakikası 6 ₺. 2 dakika × 6 ₺ = 12 ₺.
• Genel üretim gideri: Aylık 92.400 ₺ gider, 308 makine saatine (2 pres × 7 saat × 22 iş günü) bölününce saat başına 300 ₺ eder. 2 dakika için 300 × 2 ÷ 60 = 10 ₺. Enerji de bu kalemin içinde.
• Ambalaj malzemesi ve kalite kontrol: 3 ₺.

Toplam değişken birim maliyet 42 + 12 + 10 + 3 = 67 ₺ çıkıyor. Fire payını belirlerken yalnızca kesim artığını saymayın, kalite kontrolde ayrılan hatalı parçaları da hesaba katın. Satılamayan parçanın maliyetini sağlam parçalar taşır.

Birim fiyat, bu maliyetin üzerine kâr eklenerek kurulur. Marj ile kâr oranı arasındaki farkı kâr marjı nedir yazısında bulabilirsiniz. Birim fiyatın adım adım nasıl kurulduğunu ise birim fiyat nasıl hesaplanır rehberi anlatıyor.

Hammadde fiyatı değişirse

Sac, plastik granül veya kumaş gibi fiyatı oynak hammaddelerde, teklif tarihi ile sipariş tarihi arasındaki değişimi bir maddeyle güvenceye alın. Örnek metin:

Bu teklifteki birim fiyatlar, teklif tarihindeki sac fiyatı (50 ₺/kg) esas alınarak hazırlanmıştır. Sipariş onayına kadar sac fiyatında %5'i aşan bir değişiklik olursa birim fiyat, değişimin malzeme maliyetine etkisi oranında güncellenir ve yazılı olarak bildirilir.

Hammadde dövize bağlıysa benzer bir kur maddesi gerekir. Örnek maddeleri teklifte döviz ve kur farkı şartı yazısında bulabilirsiniz.

Minimum sipariş miktarı ve kademeli fiyat nasıl belirlenir?

Seri üretim indirimi keyfi bir yüzde olmamalı, sabit maliyetin adede bölünmesinden çıkmalıdır. Kuzey Metal'de her sipariş için kalıp bağlama, ayar ve ilk parça kontrolünün maliyeti 6.000 ₺. Bu tutar 1.000 adede bölünürse birim başına 6 ₺, 5.000 adede bölünürse 1,20 ₺ eder.

Firma minimum sipariş miktarını (MOQ) 1.000 adet olarak belirliyor. Daha düşük adetlerde ayar maliyeti birim fiyatı müşteri için kabul edilemeyecek kadar yükseltiyor.

3.000 adetlik fiyat 1.000 adetlik fiyattan yaklaşık %6,1, 5.000 adetlik fiyat ise yaklaşık %7,1 daha düşük. Kâr marjı her kademede aynı düzeyde kalıyor. Yani indirim kârınızdan değil, dağılan sabit maliyetten geliyor. Müşteri pazarlık yaptığında bu tablo, fiyatı neden daha fazla düşüremeyeceğinizi gösterir.

Peşin ödeme gibi ek bir iskonto uygulayacaksanız oranları toplamayın, sırayla uygulayın. Örneğin 3.000 adetlik 92 ₺'lik fiyata %2 peşin ödeme iskontosu uygulanırsa sonuç 92 × 0,98 = 90,16 ₺ olur. Birden fazla iskontoyu iskonto hesaplama aracıyla kontrol edebilirsiniz.

KDV açısından genel bilgi şöyle: teslim sırasında faturada gösterilen ve ticari teamüllere uygun iskontolar genellikle KDV matrahından düşülür. Sonradan yapılan indirimlerin işlemi farklıdır. Firmanıza özel uygulama için mali müşavirinize danışın. Miktar iskontosu ile vade arasındaki ilişki için toptan satış teklifi hazırlama yazısına da bakabilirsiniz.

Numune ve prototip onayı teklife nasıl eklenir?

Özel ölçülü veya yeni bir üründe seri üretime onaylı numune olmadan başlanmamalıdır. Teklifte şunları netleştirin:

• Numune adedi, süresi ve ücreti; seri sipariş gelirse bu ücretin mahsup edilip edilmeyeceği
• Müşterinin numuneyi kaç gün içinde onaylayacağı
• Termin süresinin numune onayından itibaren başladığı
• Onaylanan numunenin seri üretimde referans kabul edileceği

5 adet numune, sipariş onayından itibaren 5 iş günü içinde teslim edilir. Numune bedeli 1.500 ₺ + KDV'dir. Seri üretim termini, numunenin yazılı onayından itibaren başlar. Onaylanan numune, kalite kabulünde referans alınır.

Teslimat, nakliye ve ambalaj sorumlulukları nasıl yazılır?

"Teslim: 18 gün" yazmak tek başına yetmez. Teslim süresinin hangi andan itibaren işlediği, teslim yeri ve şekli, nakliyenin kimde olduğu ve fiyata dahil olup olmadığı da yazılmalıdır. Kuzey Metal'in maddeleri şöyle:

• Teslim yeri: Kuzey Metal fabrikası, araç üstü yükleme dahil
• Nakliye: Alıcıya aittir, fiyata dahil değildir
• Ambalaj: Koli içinde, paletli ve streçli; palet bedeli teklifte ayrı kalem olarak yer alır
• Kısmi teslimat: Alıcının yazılı onayıyla yapılabilir
• Hasar sorumluluğu: Yükleme tamamlandıktan sonra alıcıya geçer

Teslim yeri ve sorumluluk paylaşımında başka hangi seçenekler olduğunu teklifte teslim şartları yazısında bulabilirsiniz.

Örnek üretim teklifi tablosu ve kontrol listesi

Kuzey Metal'in Atlas Mobilya'ya gönderdiği teklifin kalem tablosu (KDV %20):

Teklifi göndermeden önce şu listeyi kontrol edin:

1. Teknik referans (çizim no., malzeme, tolerans) kalem açıklamasında var mı?
2. Termin iş günü olarak ve başlangıç anıyla (numune onayı) birlikte yazıldı mı?
3. Termin, mevcut iş yükü düşülmüş gerçek kapasiteye göre mi hesaplandı?
4. Birim maliyette malzeme, fire, işçilik ve genel gider ayrı ayrı hesaplandı mı?
5. MOQ ve kademeli fiyatlar belirtildi mi?
6. Hammadde fiyat değişimi maddesi eklendi mi?
7. Nakliye, ambalaj ve hasar sorumluluğu açık mı?
8. Ödeme şartı ve geçerlilik süresi (ör. 7 gün) yazıldı mı?

Bu tabloyu Teklifhazır'da hazırlarsanız KDV ve toplamlar siz kalemleri girdikçe otomatik hesaplanır. Geçerlilik süresini gün olarak girersiniz. Ardından PDF'i indirip kendi e-postanızla müşterinize iletebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Malzeme hazır değilken termin verilir mi?

Verilir, ancak tedarik süresini termine eklemeniz ve teklifte "hammadde teminine bağlıdır" ifadesine yer vermeniz gerekir. Tedarikçiden yazılı süre almadan tarih taahhüt etmeyin.

Acil sipariş mevcut terminleri etkiler mi?

Evet. Acil bir işi araya almak, sıradaki siparişlerin terminini kaydırır. Bu yüzden acil işler için ek vardiya veya fason maliyetini içeren ayrı bir fiyat verin.

Seri üretim indirimi KDV dahil mi hariç fiyata mı uygulanır?

Ticari tekliflerde iskonto genellikle KDV hariç birim fiyata uygulanır. KDV ise indirimli tutar üzerinden hesaplanır. Faturadaki uygulamanın ayrıntıları için mali müşavirinize danışın.

Genel gider payı ne kadar olmalı?

Herkes için geçerli sabit bir oran yoktur. Aylık genel üretim giderinizi aylık toplam makine saatine bölerek kendi saatlik oranınızı bulun. Giderleriniz değiştikçe bu oranı güncelleyin.

Maliyet ve termin hesabınız hazırsa, Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla ilk üretim teklifinizi hazırlayabilirsiniz.