E-Teklif Nasıl Verilir? EKAP Üzerinden Adım Adım Teklif Sunma

E-teklif, EKAP'ta hazırlanan ve e-imza ya da mobil imza ile imzalanarak gönderilen ihale teklifidir. Önce EKAP'a üye olur ve firmanızı yetkilendirirsiniz. Ardından ihale dokümanını e-imza ile indirir, teklif ekranında fiyatları ve belgeleri girer, teklifi imzalayıp ihale saatinden önce gönderirsiniz.

Kâğıt üzerinde basit görünen bu adımlarda sorunlar genellikle son gün çıkar. Kart okuyucu tanınmaz, yetki tanımlı değildir ya da yeterlik tablosundaki bir tarih yanlış yazılmıştır. Aşağıda her adımı sırasıyla ve zaman kaybedilen noktalarla birlikte bulacaksınız.

E-teklif nedir, hangi ihalelerde zorunludur?

Elektronik ortamda yapılan kamu alımlarının kuralları Kamu İhale Kurumu'nun yayımladığı yönetmelik ve tebliğlerle belirlenir. Bu düzenlemeler zaman zaman değişir. İnternette karşınıza çıkan rehberlerin bir kısmı eski düzenlemelerin terimlerini ve madde numaralarını kullanıyor olabilir. Bir hükme dayanarak işlem yapacaksanız güncel metni ihale.gov.tr adresindeki mevzuat sayfasından kontrol edin.

Bir ihalede tekliflerin elektronik ortamda alınıp alınmayacağını ihale ilanı ve idari şartname belirler. Teklifler elektronik alınıyorsa ıslak imzalı zarf geçerli değildir. Teklifi yetkili kişi e-imza veya mobil imza ile imzalar. Doğrudan temin alımlarında da EKAP üzerinden e-fiyat teklifi alınabiliyor. Bu alımlara katılacaksanız ilgili düzenlemeyi ve idarenin duyurusunu ayrıca okuyun.

Yeterlik belgeleri, teminat ve fiyat stratejisi gibi ihale sürecinin bütününe bakmak isterseniz ihale teklif hazırlama rehberimize göz atabilirsiniz.

EKAP'a kayıt ve firma yetkilendirme süreci

Kayıt ekap.kik.gov.tr adresinden yapılır ve ücretsizdir. Kayıt sırasında genellikle şu belgeler istenir:

• Vergi levhası
• Ticaret sicil gazetesi (kuruluş ve son yönetim değişiklikleri)
• İmza sirküleri

EKAP'a e-Devlet şifresi, e-imza, mobil imza, T.C. kimlik kartı veya internet bankacılığı ile giriş yapabilirsiniz. Giriş yapabilmeniz teklif verebileceğiniz anlamına gelmez. Doküman indirme ve teklif imzalama adımları her durumda e-imza ya da mobil imza ister.

Bu aşamada en sık atlanan konu kullanıcı yetkisidir. Teklifi gönderecek kişinin firma adına yetkisi sistemde önceden tanımlı olmalıdır. Örnek firmamız Kuzey Yapı'yı düşünün: Teklifi teknik ofis şefi hazırlıyor, imzayı şirket müdürü atıyor. Bu durumda iki kişinin yetkisi de teklif haftasından önce kontrol edilmelidir.

EKAP zaman zaman güncellenir ve bazı güncellemelerden sonra firmaların hesap ya da protokol bilgilerini yenilemesi istenebilir. Teklif döneminden önce hesabınıza girip bekleyen bir güncelleme veya onay olup olmadığına bakın.

E-imza / mobil imza hazırlığı ve gerekli belgeler

E-imza aboneliğini yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından, mobil imzayı GSM operatörlerinden alırsınız. Fiyatlar sağlayıcıya göre değişir. Güncel tutarı doğrudan sağlayıcıya sorun.

Asıl iş, imzanın teklif gününde gerçekten çalışmasıdır. Bilgisayarınızda e-imza sürücüsü ve EKAP kılavuzunda istenen diğer bileşenler kurulu olmalıdır. Eski kılavuzlarda Java ve "EKAP İmzacı" gibi uygulamalar da isteniyordu. Hangi bileşenin hâlâ gerekli olduğunu EKAP'taki güncel kılavuzdan kontrol edin ve teklifi göndereceğiniz bilgisayarda bir deneme imzası atın.

Teklif öncesinde şu belgeleri hazır bulundurun:

• İdari şartnamede istenen yeterlik belgeleri (iş deneyim belgesi, mali durum belgeleri vb.)
• Geçici teminat bilgisi
• Ortak girişimse ortaklık bilgileri ve temsil yetkisi belgeleri

Geçici teminatı elektronik teminat mektubu olarak vermek istiyorsanız bankanızdan, ihalenin İKN'sine (ihale kayıt numarası) hitaben elektronik geçici teminat mektubu düzenlemesini istersiniz. Banka mektubu EKAP'a iletir, siz de teklif ekranında bu mektubu seçersiniz. Bankanın işlem süresini hesaba katın, talebi son güne bırakmayın.

Teklif haftası için örnek takvim

• İhaleden 2 hafta önce: Kullanıcı yetkilerini ve e-imza sertifikasının geçerlilik tarihini kontrol edin.
• 1 hafta önce: Dokümanı e-imza ile indirin, yeterlik belgelerini toplayın, teminat mektubunu bankadan isteyin.
• 3 gün önce: Fiyat cetvelini kendi tablonuzda bitirin, ikinci bir kişiye kontrol ettirin.
• 1 gün önce: Teklifi EKAP'a girin, imzalayın ve gönderin.

Teklif dosyasının EKAP'a adım adım yüklenmesi

Hazırlık tamamsa teklifin kendisi birkaç ekranda biter. Menü ve buton adları EKAP güncellemeleriyle değişebilir; aşağıdaki adımları kılavuzla birlikte izleyin.

1. Dokümanı e-imza ile indirin. Dokümanı yalnızca görüntülemek yetmez. E-imza ile indirme adımını tamamlamadan teklif veremezsiniz.
2. Teklif ekranını açın. "Teklif İşlemleri" altındaki e-teklif hazırlama bölümüne girin, İKN'yi yazın ve ihaleyi getirin.
3. Yeterlik bilgilerini doldurun. Belge tarihlerini ve sayılarını belgenin aslından aktarın. Tek bir harf ya da rakam hatası elenmenize yol açabilir.
4. Fiyatları girin. Birim fiyat teklif cetvelini doldurun. Kısmi teklife açık ihalelerde kısımlar ve kalemler ayrı ayrı listelenir.
5. Önizleyin ve imzalayın. Önizleme ekranındaki uyarıları okuyup onaylayın, ardından e-imzanızla imzalayın.
6. Gönderin. Gönderilen teklif EKAP'ta şifreli olarak saklanır ve ihale saatinde açılır.

Fiyat cetvelini EKAP'a girmeden önce hazırlayın

Fiyatları EKAP ekranında hesaplamaya kalkmayın. Kalemleri, miktarları ve birim fiyatları önce kendi tablonuzda netleştirin, sonra sisteme aktarın. Aşağıda Kuzey Yapı'nın bir okul bahçesi düzenleme işi için hazırladığı iç çalışma var. Tutarlar KDV hariçtir. Cetvelin KDV hariç istenip istenmediğini her ihalede şartnameden kontrol edin.

Birim fiyatları maliyetten nasıl türeteceğinizi birim fiyat hesaplama yazımızda anlattık. Hızlı bir kontrol için birim fiyat hesaplama aracını da kullanabilirsiniz. Bu iç tabloyu Teklifhazır gibi bir teklif programında kalem kalem tutup PDF olarak arşivleyebilirsiniz. EKAP'taki fiyat girişi, imza ve gönderim ise her durumda EKAP ekranından yapılır.

Sık karşılaşılan teknik hatalar ve çözüm yolları

Elektronik eksiltme yapılan ihalelerde bir noktaya ayrıca dikkat edin. Yeni teklifleri ilk teklifi imzalayan kişiden farklı biri imzalayacaksa, bu kişinin temsil yetkisine ilişkin bilgilerin yeterlik bilgileri tablosunda önceden beyan edilmiş olması gerekebilir. Tur sayısı ve asgari fark gibi eksiltme kuralları her ihalede ayrıca belirlenir; ihale dokümanını okuyun.

Gönderim teyidi, son kontrol listesi ve süre uyarıları

E-teklif, ihale tarih ve saatine kadar gönderilmiş olmalıdır. Süresinde gönderilmeyen teklif değerlendirmeye alınmaz. Sistem yoğunluğu, bağlantı kopması ya da imza sorunu ihtimalini düşünerek gönderimi son saate bırakmayın. Çoğu zaman en güvenli yol, gönderimi iş planınıza bir gün önce yazmaktır.

Gönderimden sonra teklifin EKAP'ta gönderildi olarak listelendiğini kontrol edin ve ekran görüntüsü alın.

Son gün kontrol listesi:

• Doküman e-imza ile indirildi mi?
• İmzalayacak kişinin yetkisi EKAP'ta tanımlı mı?
• E-imza sertifikası geçerli mi, deneme imzası atıldı mı?
• Yeterlik tablosundaki tarih ve sayılar belge asıllarıyla tek tek karşılaştırıldı mı?
• Teklif cetvelindeki toplam iç hesap tablosuyla aynı mı?
• Geçici teminat seçildi mi, tutarı doğru mu?
• Varsa zeyilnameler okundu ve teklife yansıtıldı mı?
• Teklif gönderildi olarak görünüyor mu, ekran görüntüsü alındı mı?

Zeyilname yayımlanırsa teklifinizi buna göre güncellemeniz gerekebilir. Önceki düzenlemelerde, zeyilname sonrasında gönderilmiş e-teklifin EKAP üzerinden e-imza ile geri alınabilmesine imkân tanınıyordu. İhalenin iptali gibi durumlarda tekliflerin ne olacağı da mevzuatta ayrıca düzenlenir. Güncel hükmü ve ihale dokümanını kontrol edin; tereddütte kaldığınızda bir ihale danışmanına ya da avukata başvurun.

Yapım işlerinde metraj ve hakediş tarafını da düşünüyorsanız inşaat teklif hazırlama rehberimiz bu yazıyı tamamlar.

Sık sorulan sorular

E-imza olmadan EKAP'ta teklif verilebilir mi?

Hayır. EKAP'a e-Devlet ya da internet bankacılığıyla giriş yapabilirsiniz, ancak doküman indirmek ve teklifi imzalamak için e-imza veya mobil imza gerekir. Teklifler elektronik alınıyorsa ıslak imza geçerli değildir.

Zeyilnameden sonra gönderdiğim teklifi değiştirebilir miyim?

Zeyilname durumunda gönderilmiş teklifin geri alınıp yeniden hazırlanması gerekebilir. Bu durumda yeni teklifi ihale saatinden önce göndermeniz gerekir. Hangi işlemlerin mümkün olduğunu güncel mevzuattan ve ihale dokümanından kontrol edin.

İhale saati geçtikten sonra teklif gönderebilir miyim?

Hayır. İhale tarih ve saatine kadar gönderilmeyen e-teklif değerlendirmeye alınmaz. Süre idarece uzatılırsa bu bilgi EKAP'ta duyurulur.

Doğrudan temin e-fiyat teklifi ihaleden farklı mı işler?

Evet. E-fiyat teklifi, idarenin belirlediği son teklif verme tarih ve saatine kadar EKAP'ta hazırlanıp gönderilir. Doğrulama yöntemleri ve teklifi geri çekme gibi işlemler ihale sürecinden farklı olabilir. Ayrıntıları EKAP kılavuzundan ve idarenin duyurusundan takip edin.

İhale dışındaki özel sektör teklifleriniz için Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla ilk teklifinizi hazırlayabilirsiniz.