Teklifhazır AI
Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, satıcının bir mal ya da hizmeti hangi fiyat, miktar ve koşullarla teslim edeceğini alıcıya önceden bildirdiği ön faturadır. Görünüşü gerçek bir faturaya benzer; alıcı, satıcı, kalemler, birim fiyatlar ve toplam tutar yer alır.
Ancak proforma fatura gerçek bir fatura değildir. Satışın gerçekleştiğini belgelemez, muhasebe kayıtlarına gelir ya da gider olarak işlenmez ve vergi açısından bir sonuç doğurmaz. Satış gerçekleştiğinde, yürürlükteki mevzuata uygun olarak ayrıca fatura ya da e-fatura düzenlenir. Proforma, tarafların üzerinde anlaştığı koşulları yazıya döken bir ön belge olarak düşünülmelidir.
Bu nedenle proforma faturanın başlığında "Proforma Fatura" ya da "Proforma Invoice" ifadesinin açıkça yer alması önemlidir. Başlık belirsiz kalırsa alıcının muhasebe birimi belgeyi gerçek fatura sanıp kayda almaya çalışabilir. Belge numaralandırmasını da gerçek faturalarınızdan ayrı tutmak, örneğin "PF-" ön ekiyle ilerlemek, karışıklığı baştan önler.
Proforma fatura ne zaman kullanılır?
Proforma fatura en çok, ödeme ya da resmî bir işlem teslimattan önce yapılacaksa istenir. Tipik kullanım alanları şunlardır:
Ön ödeme ve avans talepleri
Satıcı üretime ya da sevkiyata başlamadan önce ödeme istiyorsa, alıcı hangi tutarı neden ödeyeceğini proforma faturadan görür. Birçok firmanın satın alma birimi ödeme onayı için bu belgeyi ister.
İthalat ve ihracat
Dış ticarette alıcı ile satıcı malın tanımını, miktarını, fiyatını ve teslim şeklini proforma fatura üzerinde netleştirir. Alıcı taraf bu belgeyle kendi ülkesindeki ithalat hazırlıklarını başlatabilir.
Akreditif ve banka işlemleri
Akreditifli ödemelerde ya da yurt dışına ödeme gönderirken bankalar, işlemin dayanağı olarak çoğu zaman proforma fatura talep eder. Belgedeki tutar, döviz ve banka bilgileri bu yüzden eksiksiz olmalıdır.
Gümrük ve resmî başvurular
Bazı gümrük ön işlemlerinde, izin ve belge başvurularında ya da numune gönderimlerinde malın değerini göstermek için proforma fatura kullanılabilir. Hangi belgenin kabul edileceği işlemin türüne göre değiştiğinden gümrük müşavirinize ya da ilgili kuruma danışmanız en doğrusudur.
Yurt içinde sipariş onayı
Dış ticaret dışında da kullanılır. Kurumsal bir alıcı, sipariş vermeden önce kesin tutarı, teslim tarihini ve ödeme bilgilerini tek belgede görmek için proforma isteyebilir; belge bu durumda iç onay sürecine eklenir.
Proforma faturada bulunması gereken bilgiler
Şablonumuz aşağıdaki alanları içerir. Özellikle dış ticarette eksik bir bilgi, banka ya da gümrük aşamasında belgenin yeniden düzenlenmesine yol açabilir.
Satıcı ve alıcı bilgileri
Her iki tarafın unvanı, açık adresi, ülkesi, vergi numarası ve iletişim bilgileri. Alıcı ile malın gönderileceği adres farklıysa teslim adresini ayrıca yazın.
Proforma numarası, tarih ve geçerlilik
Belgeye bir numara verin, düzenleme tarihini ve proformanın hangi tarihe kadar geçerli olduğunu belirtin. Fiyatlar kura ve hammaddeye bağlıysa geçerlilik süresi sizi korur.
Mal tanımı, miktar ve birim fiyat
Ürünü karışıklığa yer bırakmayacak açıklıkta tanımlayın: model, ölçü, kalite gibi özellikler. Miktarı birimiyle (adet, kg, ton, metre) ve birim fiyatı döviz cinsiyle yazın.
Para birimi ve toplam tutar
Fiyatın hangi dövizde olduğunu (EUR, USD, TRY vb.) açıkça belirtin. Excel şablonunda para birimi varsayılan olarak EUR gelir; satır tutarları ve genel toplam formüllerle hesaplanır.
Teslim şekli (Incoterms)
EXW, FCA, FOB, CIF, DAP gibi Incoterms kısaltmalarıyla malın nerede teslim edildiğini, navlun ve sigortanın hangi tarafa ait olduğunu gösterin. Kısaltmanın yanına yer adını da ekleyin, örneğin "FOB İzmir".
Ödeme şekli
Peşin, avans ve bakiye, vesaik mukabili ya da akreditif gibi ödeme yöntemini ve vadeleri yazın.
Menşe ve GTİP
Malın menşe ülkesini ve gümrük tarife istatistik pozisyonunu (GTİP) belirtmek, özellikle ihracatta alıcının ve gümrüğün işini kolaylaştırır.
Banka bilgileri
Banka adı, şube, hesap sahibi, IBAN ve SWIFT/BIC kodu. Döviz ödemelerinde hangi hesabın hangi para birimi için kullanılacağını ayrı ayrı yazın.
Ağırlık ve ambalaj (isteğe bağlı)
Net ve brüt ağırlık, koli ya da palet sayısı, ambalaj türü. Nakliye fiyatı almak ya da yükleme planlamak için alıcı bu bilgileri sıklıkla ister.
KDV ve döviz: şablonda nasıl ayarlanır?
Excel şablonunda KDV oranını açılır listeden seçersiniz. Yurt içi satışlarda ilgili oranı, ihracatta ise genellikle yüzde sıfırı seçmeniz yeterlidir; ihracat istisnasının koşulları işlemin türüne göre değiştiğinden emin olmadığınız durumlarda mali müşavirinize danışın.
Para birimini değiştirmek için birim fiyat ve toplam hücrelerinin biçimini güncellemeniz yeterlidir. Döviz cinsinden düzenlenen bir proformada, kurun hangi tarihe ve hangi kaynağa göre esas alınacağını not olarak eklemek sonradan yaşanabilecek kur tartışmalarını azaltır.
Proforma faturadaki tutarlar ile daha sonra kesilecek gerçek faturadaki tutarların tutarlı olması beklenir. Miktar, fiyat ya da teslim şekli değiştiyse eski proformayı düzeltmek yerine yeni numaralı bir proforma düzenleyin ve alıcıya hangi belgenin geçerli olduğunu bildirin. Bankaya ya da gümrüğe sunulmuş bir proformada yapılan sessiz değişiklikler, belgeler arasında uyumsuzluğa yol açabilir.
Excel şablonunu kullanırken ürün satırlarının sayısı arttığında ara toplamın tüm satırları kapsadığını kontrol edin, ağırlık ve koli bilgilerini ise ayrı sütunlarda tutarak nakliye tarafının da işini kolaylaştırın.
Proforma fatura, fiyat teklifi ve fatura arasındaki fark
Fiyat teklifi pazarlığın başında verilir: müşteriye bir öneri sunar, müşteri kabul edebilir, revize isteyebilir ya da reddedebilir. Proforma fatura çoğunlukla koşullar büyük ölçüde netleştikten sonra düzenlenir ve ödeme, banka ya da gümrük işlemlerine dayanak olur. Fatura ise satış gerçekleştiğinde kesilen, muhasebe ve vergi sonucu doğuran resmî belgedir.
Kısacası sıralama genellikle teklif, proforma ve fatura şeklindedir; yurt içindeki basit işlerde proforma adımı hiç olmayabilir. Teklif aşamasını düzenli yürütmek istiyorsanız Teklifhazır'da ürünlerinizi ve müşterilerinizi kaydedip TRY, USD, EUR ya da GBP cinsinden, KDV ve indirim hesaplı, logolu PDF teklifler hazırlayabilirsiniz. Teklifhazır fatura ya da e-fatura düzenlemez; kabul edilen teklifin faturasını muhasebe ya da e-fatura programınızdan kesersiniz.