Teklifhazır AI
Teklif mektubu nedir, ne işe yarar?
Teklif mektubu, fiyat teklifinizi müşteriye sunarken ekine koyduğunuz kısa ve resmî bir ön yazıdır. Kalem listesi ve rakamlar teklif formunda yer alır; mektup ise teklifin neden hazırlandığını, neyi kapsadığını ve hangi koşullarla geçerli olduğunu birkaç paragrafta özetler.
Özellikle kurumsal müşteriler, satın alma birimleri ve yöneticiler önce ön yazıyı okur. İyi yazılmış bir mektup, teklif formunu açmadan bile işin özünü anlatır, karar vericinin işini kolaylaştırır ve firmanızın ciddiyetini gösterir.
Mektup aynı zamanda rakip tekliflerden ayrışmanın bir yoludur. Aynı işe üç firma teklif verdiğinde tablolar birbirine benzer; farkı çoğu zaman müşterinin ihtiyacını doğru anladığınızı gösteren iki üç cümle yaratır. Bu cümleleri genel övgülerle değil, müşterinin talebine doğrudan cevap veren somut ifadelerle kurun.
Teklif mektubunun bölümleri
Şablonumuz aşağıdaki sırayı izler. Mektubu bir sayfayı geçmeyecek şekilde kısa tutmanızı öneririz; ayrıntılar teklif formunda zaten yer alır.
Antet, tarih ve sayı
Üstte firma logonuz, unvanınız ve iletişim bilgileriniz; sağda tarih ve mektubun sayısı ya da teklif numarası bulunur.
Muhatap ve konu
Müşteri firmanın unvanı ve varsa ilgili kişinin adı yazılır. Konu satırı tek cümlelik ve net olmalıdır, örneğin "Konu: Ofis klima bakım hizmeti fiyat teklifi".
Hitap ve giriş
"Sayın …" ya da "Sayın Yetkili" hitabının ardından talebe atıf yapan bir giriş cümlesi gelir: hangi tarihli görüşme, e-posta ya da talep üzerine teklif verdiğinizi belirtin.
Kapsam
Teklifin neyi kapsadığını birkaç cümleyle özetleyin. Kapsam dışında kalan önemli işleri burada da kısaca anmak yanlış anlaşılmaları önler.
Fiyat ve KDV cümlesi
Toplam tutarı rakam ve para birimiyle yazın, KDV'nin dahil mi hariç mi olduğunu açıkça belirtin. Kalem ayrıntısı için ekteki teklif formuna yönlendirin.
Ödeme ve teslim
Ödeme şekli ve vadesi, teslim ya da iş başlangıç süresi. Avans istiyorsanız oranını burada da belirtin.
Geçerlilik süresi
Teklifin hangi tarihe kadar ya da kaç gün geçerli olduğunu yazın.
Kapanış, imza ve ekler
Soruları için iletişim kişisini belirten nazik bir kapanış, ardından yetkilinin adı, unvanı, imzası ve kaşe. En altta "Ekler" başlığıyla teklif formunu, teknik şartnameyi ya da katalogu listeleyin.
Kopyalayıp uyarlayabileceğiniz teklif mektubu örnekleri
Aşağıdaki kısa metinler, şablondaki gövde kısmına yapıştırıp köşeli parantezli yerleri değiştirerek kullanabileceğiniz örneklerdir. Rakamları ve süreleri kendi işinize göre değiştirmeyi, göndermeden önce de mektuptaki toplamın ekteki teklif formuyla aynı olduğunu kontrol etmeyi unutmayın.
Örnek 1: Hizmet teklifi
Sayın [Yetkili Adı], [tarih] tarihli görüşmemizde ilettiğiniz talep doğrultusunda, [adres] adresindeki ofisinizin yıllık klima bakım hizmetine ilişkin teklifimizi bilgilerinize sunarız. Teklifimiz, yılda iki periyodik bakımı, filtre değişimini ve arıza durumunda 48 saat içinde servis desteğini kapsamaktadır. Hizmet bedeli KDV hariç [tutar] TL olup ödeme, her bakım sonrasında 15 gün vadeyle yapılacaktır. Teklifimiz [tarih] tarihine kadar geçerlidir. Ayrıntılı hizmet listesi ekteki teklif formunda yer almaktadır. Sorularınız için [ad, telefon] üzerinden bize ulaşabilirsiniz. Saygılarımızla.
Örnek 2: Ürün teklifi
Sayın [Firma Adı] Satın Alma Birimi, [talep no / tarih] sayılı talebinize istinaden, ekte ayrıntıları verilen [ürün grubu] için fiyat teklifimizi sunarız. Belirtilen fiyatlar KDV hariç olup [para birimi] cinsindendir; toplam teklif tutarı [tutar]'dır. Ürünler, sipariş onayından itibaren [gün] iş günü içinde deponuza teslim edilecektir. Ödeme, teslimattan sonra [gün] gün vadelidir. Teklifimiz [gün] gün süreyle geçerlidir. Değerlendirmenizi rica eder, çalışmalarınızda başarılar dileriz.
Örnek 3: Revize teklif
Sayın [Yetkili Adı], [tarih] tarihli ve [teklif no] numaralı teklifimize ilişkin görüşmemizde ilettiğiniz değişiklikler doğrultusunda teklifimizi revize ederek ekte sunarız. Revize teklifte [değişen kalem] çıkarılmış, [yeni kalem] eklenmiş ve teslim süresi [gün] güne düşürülmüştür. Güncel toplam tutar KDV dahil [tutar] TL'dir. Bu teklif, önceki teklifimizin yerine geçer ve [tarih] tarihine kadar geçerlidir. Saygılarımızla.
Kamu kurumları için teklif mektubu
Kamu kurumlarının doğrudan temin ya da ihale süreçlerinde istenen teklif mektubu, ticari bir ön yazıdan farklıdır. Biçimi ve içermesi gereken ifadeler ilgili kurumun şartnamesi ve idari belgelerinde belirlenir; kurum genellikle doldurulacak formu da kendisi verir.
Bu sayfadaki şablon ticari müşterileriniz için hazırlanmıştır. Bir kamu kurumuna teklif veriyorsanız mutlaka kurumun yayımladığı formu ve şartnamedeki talimatları kullanın; biçime uymayan bir teklif mektubu değerlendirme dışı kalabilir.
Mektup ve teklifi birlikte hazırlamak
Dil konusunda birkaç basit kural mektubu güçlendirir. Cümleleri kısa tutun, "en uygun fiyat" ya da "sektörün lideri" gibi kanıtsız ifadeler yerine teslim süresi, garanti ya da referans iş gibi somut bilgiler verin. Muhatabın unvanını ve firma adını doğru yazdığınızdan emin olun; küçük bir yazım hatası bile dikkatsizlik izlenimi bırakır. Resmî ama soğuk olmayan bir ton, çoğu ticari yazışmada en iyi sonucu verir.
Mektubu yazmak birkaç dakika sürer; asıl zaman alan kısım, ekine koyduğunuz teklif formunun hesaplarıdır. Mektuptaki toplam tutarın teklif formundakiyle birebir aynı olduğundan emin olun. Revize tekliflerde mektubu güncelleyip formu eski hâliyle bırakmak, en sık görülen uyumsuzluktur.
Teklif formunu Teklifhazır ile hazırlarsanız kalemler katalogdan gelir, indirim ve KDV otomatik hesaplanır, teklif logonuzla kurumsal bir PDF olarak iner. Mektubu Word şablonunda yazıp bu PDF'i ek olarak kendi e-postanızla gönderebilirsiniz. Tekliflerin taslak, gönderildi, kabul ya da ret durumunu da tek ekrandan izlersiniz. Kayıt olmadan denemek için /araclar/teklif-olustur adresindeki ücretsiz aracı kullanabilirsiniz.