Teklifte Teslim Şartları Nasıl Yazılır? Süre, Yer ve Sorumluluk Paylaşımı

Teklifin fiyat kısmı kabul edilir, iş alınır; sonra tartışma başlar: "Malı siz getirecektiniz." "Montaj fiyata dahil değil miydi?" "Kargoda kırılan ürünü kim karşılayacak?" Bu tartışmaların neredeyse tamamı, teklifin teslim şartları bölümünde üç sorunun cevapsız kalmasından çıkar: Ne zaman, nereye ve kimin sorumluluğunda.

Bu yazıda teslim şartlarını bu üç başlık altında kuruyor, her biri için kopyalayıp düzenleyebileceğiniz örnek maddeler veriyor, sonda da hesapları yapılmış örnek bir teklifle hepsini bir araya getiriyoruz.

Örneğimiz kurgusal bir üretici: Ankara'da ofis mobilyası üreten Meşe Mobilya. Müşterisi ise İzmir'de yeni ofis açan Kıyı Yazılım.

Teslim şartları teklifin hangi bölümünde yer alır?

Teslim şartları, fiyat tablosunun altındaki "Şartlar" ya da "Teklif koşulları" bölümünün bir parçasıdır. Ödeme şartları, geçerlilik süresi ve garanti maddeleriyle aynı yerde, ayrı bir alt başlık olarak yazılır. Bölümlerin sırasını görmek için fiyat teklifi şablonunu inceleyebilir, geçerlilik süresini nasıl belirleyeceğinizi teklif geçerlilik süresi yazısında bulabilirsiniz.

İyi yazılmış bir teslim şartları bölümü şu beş soruyu cevaplar:

• Süre: Teslimat ne zaman yapılacak ve süre hangi andan itibaren işlemeye başlayacak?
• Yer: Mal ya da hizmet nerede teslim edilecek?
• Nakliye ve maliyet: Taşımayı kim organize edecek, ücreti kime ait?
• Risk: Hasar, kayıp ve eksik durumunda sorumluluk hangi anda alıcıya geçecek?
• Kabul: Teslimat hangi işlemle tamamlanmış sayılacak?

Bu beş sorudan biri bile açık kalırsa, teklifi kabul eden müşteri boşluğu kendi lehine yorumlar. Satıcı olarak sonradan "Biz öyle demek istememiştik" demenin pratik bir karşılığı yoktur.

Teslim süresi nasıl yazılır? Gün mü, iş günü mü?

Teslim süresi yazarken en sık yapılan hata, başlangıç anını belirtmemektir. "Teslim süresi 15 gündür" cümlesi, müşteri için teklifi onayladığı gün başlar; sizin içinse ön ödeme hesaba geçtiğinde. Aradaki fark bir haftayı bulabilir.

Süreyi üç parçayla yazın:

1. Başlangıç olayı: Sipariş onayı mı, ön ödeme mi, yoksa müşterinin göndereceği bir bilgi (ölçü, onaylı tasarım, malzeme seçimi) mi?
2. Süre birimi: Takvim günü mü, iş günü mü? 15 iş günü, araya bayram girerse 25 takvim gününe çıkabilir.
3. Teslim anı: Sevk tarihi mi, müşteriye ulaşma tarihi mi?

Kopyalayabileceğiniz örnek ifade:

Teslim süresi, sipariş onayı ve ön ödemenin hesabımıza geçmesini takip eden iş gününden itibaren 15 iş günüdür. Belirtilen süre ürünlerin fabrikamızdan sevk tarihini ifade eder; teslim yerine ulaşma süresi nakliye koşullarına bağlı olarak ayrıca hesaplanır.

Müşteriye bağlı adımlar süreyi durdurur

Üretim ya da hizmet, müşterinin vereceği bir onaya bağlıysa bunu teklife yazın. Aksi halde onayı iki hafta geciktiren müşteri, teslimatın da iki hafta geciktiğini kabul etmez.

Üretim, müşterinin tasarım ve renk onayını yazılı olarak iletmesiyle başlar. Onayın gecikmesi halinde teslim süresi, gecikilen gün sayısı kadar uzar.

Kısmi ve kademeli teslimat

Büyük ya da uzun süreli işlerde tek bir teslim tarihi yerine parti planı yazmak hem sizin üretim takviminizi hem müşterinin kabul sürecini rahatlatır. Meşe Mobilya'nın 60 kişilik ofis işi için planı şöyle:

Parti	Kapsam	Teslim süresi
1. parti	Çalışma masaları ve keson (60 adet)	Sipariş onayından itibaren 15 iş günü
2. parti	Toplantı masaları ve yönetici takımı	1. parti teslimini takip eden 10 iş günü
3. parti	Ofis koltukları (60 adet)	2. parti ile birlikte

Kısmi teslimatta her partinin ödemesinin nasıl yapılacağını teklifte ödeme şartları nasıl yazılır yazısındaki gibi ayrı ayrı belirtin.

Gecikme olursa ne olacak?

Teslim süresini yazdıysanız, gecikmenin sonucunu da yazmanız gerekir. Kurumsal alıcılar çoğu zaman gecikme cezası ister; siz de karşılığında üst sınır koyabilirsiniz.

Satıcıdan kaynaklanan gecikmelerde, her gecikilen takvim günü için geciken partinin KDV hariç bedelinin %0,2'si oranında gecikme cezası uygulanır. Toplam ceza, sipariş bedelinin %5'ini aşamaz.

Mücbir sebep hallerini (doğal afet, salgın, resmi makam kararları, tedarikçi kaynaklı hammadde kesintisi gibi) sürenin dışında tutan tek bir cümle, sizi kontrolünüz dışındaki gecikmelerden korur.

Teslim yeri nasıl belirtilir?

Teslim yeri, hasar ve maliyet sorumluluğunun el değiştirdiği noktadır. Üç yaygın seçenek vardır:

Teslim yerini yazarken "İzmir" demek yetmez. Açık adres, kat, asansör durumu ve teslim alacak yetkili kişi teklifte olmalıdır. Meşe Mobilya için bu ayrıntı kritik: 4. kattaki ofise asansörsüz taşıma, nakliye maliyetini neredeyse ikiye katlar.

Teslim yeri: Kıyı Yazılım, Alsancak Mah. 1468 Sk. No: 12 Kat: 4, Konak/İzmir. Teslimat mesai saatleri içinde (09.00–17.00) yapılır. Binada yük asansörü bulunmaması halinde kat taşıma bedeli ayrıca faturalanır.

İhracat tekliflerinde Incoterms kullanın

Yurt dışına teklif veriyorsanız teslim yerini kendi cümlelerinizle anlatmak yerine Incoterms kurallarını kullanın. EXW (fabrika teslim), FCA (taşıyıcıya teslim), CPT (taşıma ücreti ödenmiş), DAP (belirlenen yerde teslim) ve DDP (gümrük vergileri ödenmiş teslim) gibi terimler nakliye, sigorta, gümrük ve risk geçişini uluslararası standartla tanımlar. Teklifte terimle birlikte yeri ve sürümü yazın: "FCA Ankara, Incoterms 2020" gibi.

Nakliye, ambalaj ve sigorta kime ait?

Nakliye maliyeti teklifte üç şekilde gösterilebilir: fiyata dahil, ayrı kalem ya da alıcıya ait. Hangisini seçtiğinizden bağımsız olarak, aşağıdaki kalemleri tek tek adlandırın:

• Ambalaj: Standart ambalaj fiyata dahil mi, ihracat ambalajı ya da palet ayrıca mı ücretlendirilir?
• Yükleme ve indirme: Araçtan indirme alıcının sorumluluğunda mı?
• Nakliye sigortası: Taşıma sırasında sigorta yapılacak mı, primi kim ödeyecek?
• Teslim randevusu: Alıcı adresinde kimse olmadığı için araç geri dönerse ikinci sefer ücreti kime ait?

Nakliye, ambalaj ve araçtan indirme fiyata dahildir. Taşıma sigortası, fatura bedeli üzerinden Meşe Mobilya tarafından yaptırılır. Alıcıdan kaynaklanan nedenlerle teslimatın yapılamaması halinde ikinci sevkiyat bedeli alıcıya aittir.

Nakliyeyi fiyata dahil etmeden önce maliyetini bilmeniz gerekir. Birim fiyat hesabına nakliye payını nasıl ekleyeceğinizi birim fiyat nasıl hesaplanır yazısında anlattık.

Hasar, kayıp ve eksiklikte sorumluluk kimde?

Türk Borçlar Kanunu'nun genel kuralına göre satılan malın yarar ve hasarı, aksi kararlaştırılmadıkça, teslim anından itibaren alıcıya geçer (TBK m. 208). Bu yüzden "teslim anı"nın ne olduğunu teklifte tanımlamanız, aslında hasar sorumluluğunun ne zaman el değiştireceğini tanımlamaktır.

Teklife yazılması gereken iki şey var:

1. Risk geçiş anı: Yukarıdaki teslim yeri tablosundaki gibi, hangi fiziksel olayla riskin alıcıya geçtiği.
2. Bildirim süresi: Alıcının gözle görülür hasar ve eksikleri kaç gün içinde, nasıl bildireceği.

Ürünler alıcı adresinde araçtan indirildiği anda teslim edilmiş sayılır ve hasar riski alıcıya geçer. Teslimatta tespit edilen hasar, eksik ve yanlış ürünler, teslim tarihinden itibaren 2 iş günü içinde fotoğraflı olarak yazılı bildirilmelidir. Bu süre içinde bildirilmeyen görünür ayıplar kabul edilmiş sayılır.

Hizmet tekliflerinde fiziksel bir teslim anı olmadığı için risk geçişini kabul tutanağı belirler. Yazılım, montaj ya da danışmanlık işlerinde "teslim" kelimesini kullanmak yerine "kabul" sürecini tanımlayın; bu konuyu hizmet teklifi hazırlama yazısında SLA ile birlikte ele aldık.

Teslim şartları, teklif kabul edildiğinde taraflar için bağlayıcı sonuçlar doğurabilir. Yüksek tutarlı ya da uzun süreli işlerde maddeleri bir avukata kontrol ettirmek doğru olur.

Kabul ve teslim tutanağı: teslimat ne zaman tamamlanmış sayılır?

Teslimatın "yapılmış" sayılması için hangi belgenin imzalanacağını yazın. Kurumsal alıcılarda irsaliye yeterli olmaz; çoğu zaman alıcının satın alma ya da idari işler birimi ayrı bir teslim tutanağı ister.

Montajlı işlerde kabul süreci iki aşamalı olabilir: önce ürünlerin eksiksiz teslimi, sonra montaj bitiminde çalışır halde kabul. İkinci aşamada ödeme bakiyesinin ödeneceğini belirtirseniz tahsilat tarihi de kendiliğinden netleşir.

Teslimat, ürünlerin alıcı yetkilisi tarafından irsaliye ve teslim tutanağı imzalanarak teslim alınmasıyla tamamlanır. Montaj tamamlandığında taraflarca kabul tutanağı düzenlenir; bakiye ödeme kabul tutanağı tarihinden itibaren 7 gün içinde yapılır.

Kabul tutanağını imzalayan kişinin adı ve unvanı teklifte yer alırsa, "Teslim alan kişi yetkili değildi" tartışması baştan kapanır. Alıcı tarafındaki yetkiliyi teklif aşamasında öğrenip müşteri kaydınıza işleyin; Teklifhazır'da müşteri kartındaki ilgili kişi bilgisi sonraki tekliflerde otomatik gelir.

Sık yapılan 6 teslim şartı hatası

1. Başlangıç anı olmayan süre. "15 gün" yazıp günün ne zaman başladığını yazmamak.
2. Takvim günü – iş günü karışıklığı. Bayram öncesi verilen tekliflerde en sık yaşanan sorun.
3. Teslim yeri olarak şehir adı. Kat, asansör ve adres eksikse nakliye maliyeti patlar.
4. Nakliye dahil, indirme hariç. Alıcı araçtan indirmenin de dahil olduğunu varsayar.
5. Bildirim süresi yok. Teslimattan üç hafta sonra gelen "kırık geldi" itirazına karşı dayanağınız kalmaz.
6. Kabul belgesi tanımsız. Ödeme vadesi kabule bağlıysa, kabulün ne olduğu da tanımlı olmalı.

Bu hataların çoğu, şartları her teklifte baştan yazmaktan kaynaklanır. Teklif şablonunuzda standart bir teslim şartları bloğu oluşturup yalnızca süreyi ve adresi değiştirirseniz hem hata azalır hem teklif hızlanır. Hazır metin arıyorsanız teklif mektubu örneği şablonunu indirebilirsiniz.

Örnek teklif: teslim şartları bölümü

Meşe Mobilya'nın Kıyı Yazılım'a verdiği teklif, fiyat tablosu ve altındaki teslim şartlarıyla şöyle görünüyor. KDV oranı %20.

Teslim şartları

• Teslim süresi: Sipariş onayı ve %40 ön ödemenin hesaba geçmesini takip eden iş gününden itibaren 1. parti (masa ve kesonlar) 15 iş günü, 2. parti (koltuk ve toplantı masaları) 1. partiyi takip eden 10 iş günü içinde sevk edilir.
• Üretim, müşterinin renk ve kumaş onayını yazılı iletmesiyle başlar; onay gecikmesi teslim süresini aynı gün sayısı kadar uzatır.
• Teslim yeri: Kıyı Yazılım, Alsancak Mah. 1468 Sk. No: 12 Kat: 4, Konak/İzmir. Teslimat 09.00–17.00 arasında, en az 2 iş günü önceden randevuyla yapılır.
• Nakliye, taşıma sigortası, araçtan indirme ve kat taşıma fiyata dahildir. Binada yük asansörü bulunmaması bu teklif için fiyata yansıtılmıştır.
• Ürünler alıcı adresinde araçtan indirildiğinde teslim edilmiş sayılır. Görünür hasar ve eksikler 2 iş günü içinde fotoğraflı yazılı bildirilir.
• Montaj, teslimi takip eden 3 iş günü içinde tamamlanır. Çalışır halde kabul, taraflarca imzalanan kabul tutanağıyla yapılır; bakiye ödeme kabul tutanağı tarihinden itibaren 7 gün içindedir.
• Satıcıdan kaynaklanan gecikmelerde geciken parti bedelinin günlük %0,2'si, toplamda en fazla %5 oranında gecikme indirimi uygulanır. Mücbir sebep halleri süre hesabına dahil değildir.
• Teklif 15 gün geçerlidir.
• Teklifi hazırlayan: ad-soyad, telefon, e-posta.

Bu bloğun tamamı, bir kez yazıldıktan sonra her teklifte yalnızca iki yerde değişir: süre ve adres. Teklifhazır'da PDF şablonunuza standart şartlar bloğunu ekleyip, Teklifhazır AI'a "Kıyı Yazılım için 60 kişilik ofis takımı, İzmir'e montajlı teslim, 15 iş günü" yazdığınızda kalemler kataloğunuzdan fiyatıyla gelir, KDV ve toplam hesaplanır, şartlar bölümü şablondan dolar.

Sık sorulan sorular

Teslim süresi iş günü mü, takvim günü mü yazılmalı?

Üretim ya da lojistik içeren işlerde iş günü yazmak sizi resmi tatillerden korur. Hangisini seçerseniz seçin teklifte açıkça belirtin; "gün" yazıp boş bırakmak genellikle takvim günü olarak yorumlanır.

Nakliye fiyata dahil değilse teklifte nasıl gösterilir?

Ya "Fiyatlar fabrika teslimdir, nakliye alıcıya aittir" şeklinde bir şart yazın ya da nakliyeyi tabloda ayrı bir kalem olarak gösterin. Ayrı kalem, müşterinin toplam maliyeti görmesini ve teklifinizi diğerleriyle doğru kıyaslamasını sağlar.

Kargoda hasar gören üründen kim sorumludur?

Teklifte yazdığınız risk geçiş anına bağlıdır. Fabrika teslim bir satışta mal araca yüklendiğinde risk alıcıya geçer; adrese teslimde ise araçtan indirilene kadar sizdedir. Taşıma sigortası bu riski kimin taşıdığından bağımsız olarak zararı karşılamanın en pratik yoludur.

Hizmet tekliflerinde teslim şartı nasıl yazılır?

Fiziksel teslim yerine kabul sürecini tanımlayın: hangi çıktının, hangi tarihte, kim tarafından, hangi kriterlere göre kabul edileceği. Kabul kriterleri belirsizse teslimat hiçbir zaman "bitmiş" sayılmaz.

Gecikme cezası yazmak zorunlu mu?

Zorunlu değildir, ancak kurumsal alıcılar çoğu zaman talep eder. Ceza yazacaksanız üst sınır belirleyin ve mücbir sebepleri dışarıda tutun; böylece kontrolünüz dışındaki gecikmelerden sorumlu olmazsınız.

Teslim şartlarınız hazırsa Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla bir sonraki teklifinizi şartlar bölümü eksiksiz olarak hazırlayabilirsiniz.