İhale Teklif Hazırlama: Kamu İhalesine Doğru Teklif Verme Rehberi

Kamu ihalesine teklif hazırlarken işe belge toplayarak değil, idari şartnameyi okuyarak başlarsınız. İstenecek belgeleri, teklifin sunuluş biçimini ve teminat kurallarını şartname belirler. Ardından belgeleri tamamlar, birim fiyat teklif cetvelini doldurur, geçici teminatı hazırlar ve e-teklifi EKAP üzerinden gönderirsiniz.

Bu yazıda bu sırayı, kurgusal bir firma olan Kuzey Yapı'nın okul onarım ihalesi üzerinden anlatıyoruz. Buradaki bilgiler 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde genel bilgidir. Firmanıza özel durumlar için bir ihale danışmanına, mali müşavire ya da avukata danışmanızı öneririz.

İhale teklifi nedir, özel sektöre verilen tekliften farkı ne?

Özel sektöre verdiğiniz bir fiyat teklifinde biçimi, kapsamı ve şartları siz belirlersiniz. Müşteriyle pazarlık yapabilir, teklifi revize edebilirsiniz. Kamu ihalesinde ise biçim de içerik de idarenin dokümanlarına bağlıdır.

• Form sabittir: Teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetveli idarenin verdiği standart formlarla hazırlanır.
• Pazarlık yoktur: Açık ihalede teklif sunulduktan sonra fiyatı değiştiremezsiniz.
• Biçim hatası teklifi düşürür: Eksik belge ya da yanlış doldurulmuş form, fiyatınız en düşük olsa bile teklifinizi değerlendirme dışı bırakabilir.
• Teminat istenir: Teklifle birlikte geçici teminat, iş üzerinizde kalırsa kesin teminat verirsiniz.

Hangi kanunun uygulandığını da kontrol edin. Mal ve hizmet alımları ile yapım işleri çoğunlukla 4734 sayılı Kanun'a tabidir. Kiralama ve satış gibi işlerde 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu uygulanabilir ve kuralları farklıdır. Bunu ihale ilanından görebilirsiniz.

İhaleye katılım için hangi belgeler istenir?

Kesin liste her ihalede değişir. Tek kaynağı idari şartnamenin katılım ve yeterlik maddeleridir. Sık istenen belgeler şunlardır:

• Teklif mektubu (standart form)
• Birim fiyat teklif cetveli
• Geçici teminat
• Ticaret ve/veya sanayi odası kayıt belgesi
• İmza sirküleri ya da imza beyannamesi
• Ekonomik ve mali yeterlik belgeleri (ör. banka referans mektubu, bilanço bilgileri)
• Mesleki ve teknik yeterlik belgeleri (ör. iş deneyim belgesi, kalite ve standart belgeleri)
• Ortak girişimle katılıyorsanız iş ortaklığı beyannamesi

4734 sayılı Kanun'un 10. maddesi, idarenin ekonomik-mali ve mesleki-teknik yeterlik için belge isteyebileceğini düzenler. Hangi belgelerin isteneceğine her ihalede ayrıca karar verilir.

Sıralama tavsiyesi: Banka referans mektubu, geçici teminat mektubu ve iş deneyim belgesi gibi üçüncü taraflardan alınan belgeler günler sürebilir. Şartnameyi okur okumaz bunlar için başvurun. Kendi hazırlayacağınız formları sona bırakabilirsiniz.

İdari şartname ve teknik şartname nasıl okunur?

İdari şartname "nasıl teklif vereceğim, hangi belgeyle katılacağım?" sorusuna cevap verir. Teknik şartname ise "tam olarak ne yapacağım, hangi malzemeyle?" sorusuna.

İdari şartnamede işaretlemeniz gerekenler

• İhale tarihi ve saati
• Teklif geçerlilik süresi
• Katılım ve yeterlik belgeleri listesi
• Teklif türü (birim fiyat mı, götürü bedel mi)
• Kısmi teklif verilip verilemeyeceği
• Benzer iş tanımı ve iş deneyim şartı
• Ortak girişime izin olup olmadığı

Teknik şartnamede işaretlemeniz gerekenler

• Malzeme marka/standart şartları (ör. TSE belgesi istenmesi)
• Uygulama detayları ve kabul kriterleri
• İş süresi ve iş programı
• Fiyata dahil sayılan masraflar (nakliye, iskele, atık taşıma gibi)

Son madde fiyatınızı doğrudan etkiler. "Fiyata dahildir" denen her masrafı birim fiyatınıza yansıtmazsanız işi zararına yaparsınız.

Teknik teklif ve mali teklif ayrımı nasıl yapılır?

Mal ve yapım ihalelerinin çoğunda değerlendirme fiyat üzerinden yapılır. Teklif mektubu ile cetvel mali teklifin kendisidir. Bazı ihalelerde, özellikle danışmanlık hizmetlerinde, teknik teklif (yöntem, ekip, iş planı) ve mali teklif ayrı değerlendirilir.

Böyle bir ayrım varsa iki kurala dikkat edin: Teknik teklif dosyasında fiyat bilgisi geçmesin, mali teklif de şartnamenin istediği formda olsun. Ayrımın olup olmadığını ve teknik teklifin nasıl puanlanacağını idari şartnamede bulursunuz.

Birim fiyat teklif cetveli nasıl hazırlanır?

Birim fiyatlı ihalelerde idare iş kalemlerini ve miktarları verir, siz her kaleme birim fiyat yazarsınız. Her satırın tutarı miktar ile birim fiyatın çarpımıdır. Satırların toplamı teklif bedelinizdir.

Kuzey Yapı'nın katıldığı okul onarım ihalesinde cetvel şöyle doldurulmuş olsun:

Teklif bedelinin KDV hariç mi dahil mi yazılacağını standart teklif mektubundan ve şartnameden kontrol edin. Örnekteki rakamlar KDV hariçtir.

Birim fiyatın arkasındaki hesap

Her birim fiyatı bir maliyet analizine dayandırın. Kuzey Yapı'nın iç cephe boyası için yaptığı hesap şöyle:

• Malzeme (boya, astar, sarf): 62 TL/m²
• İşçilik: 48 TL/m²
• Ekipman ve iskele: 10 TL/m²
• Doğrudan maliyet: 120 TL/m²
• Genel gider (%10): 12 TL → 132 TL/m²
• Kâr payı: 13 TL (yaklaşık %10) → 145 TL/m²

Bu hesabı kalem kalem yapmak için birim fiyat hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Yöntemin ayrıntısı birim fiyat nasıl hesaplanır yazısında.

Aşırı düşük teklif uyarısı: 4734 sayılı Kanun'un 38. maddesine göre ihale komisyonu, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olan teklifleri tespit eder. Sınır değerin altında kalan isteklilerden genellikle yazılı açıklama istenir. Bazı ihalelerde ise doküman gereği bu teklifler açıklama istenmeden reddedilebilir. Fiyatı kırmayı düşünüyorsanız önce şartnamede hangi yöntemin geçtiğine bakın ve kırdığınız fiyatı belgeyle savunabilecek durumda olun. Maliyet analizinizi bu yüzden saklayın.

Geçici teminat, kesin teminat ve teminat mektubu nasıl hesaplanır?

İki teminat türü vardır, oranları kanunda yazar:

• Geçici teminat: Teklif edilen bedelin %3'ünden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenir (4734 m.33). Danışmanlık hizmeti ihalelerinde, ihale dokümanında belirtilmesi şartıyla geçici teminat istenmeyebilir.
• Kesin teminat: İş üzerinizde kalırsa, sözleşmeden önce ihale bedelinin %6'sı oranında alınır (4734 m.43).

Geçici teminatı biraz yukarı yuvarlamak (ör. 50.000 TL) sık görülen bir yöntemdir. Böylece son dakikada teklif bedelinde küçük bir değişiklik yapsanız bile alt sınırın altına düşmezsiniz.

Teminat mektubunun süresi

Geçici teminat mektubunun süresi, teklif geçerlilik süresinden en az 30 gün fazla olmalıdır. Şartname teklif geçerlilik süresini 90 gün olarak belirlediyse mektubunuz en az 120 gün geçerli olmalıdır. Teklif geçerlilik süresi uzatılırsa mektubun süresi de aynı süre kadar uzatılır. Bankaya başvururken bu süreyi açıkça yazın.

EKAP üzerinden e-teklif nasıl gönderilir?

E-ihalelerde teklif Kamu İhale Kurumu'nun sistemi EKAP üzerinden hazırlanır ve gönderilir. İmza için nitelikli elektronik sertifika (e-imza) gerekir. Bunu yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından alırsınız. Başvuru ve teslim zaman alabileceği için ihale takviminize ekleyin. Genel akış şöyledir:

1. EKAP'a kayıt olun ve e-imzanızın çalıştığını kontrol edin.
2. İhale dokümanını EKAP üzerinden indirin.
3. Yeterlik Bilgileri Tablosu'nu doldurun.
4. Birim fiyat teklif cetvelini ve teklif bilgilerini sisteme girin.
5. EKAP üzerinden sorgulanamayan belgeleri, dokümanda istendiği şekilde taratıp ekleyin.
6. E-teklifi e-imzayla imzalayın.
7. İhale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderin.

Ortak girişimle teklif veriyorsanız e-teklifi bütün ortakların e-imzayla imzalaması gerekir. Bu adımı son güne bırakmayın. Ekran ekran anlatım için KİK'in yayımladığı e-teklif kullanım kılavuzuna bakabilirsiniz.

İhale teklifini geçersiz kılan 7 yaygın hata

1. Rakam ile yazı uyumsuzluğu: Kâğıt ortamında verilen tekliflerde teklif mektubundaki tutarın rakamla ve yazıyla aynı olması gerekir. Bu uyumsuzluk teklifin elenmesine yol açabilir.
2. Eksik belge: Şartnamede istenen bir belgenin unutulması.
3. Kısa süreli teminat mektubu: Mektup süresinin teklif geçerlilik süresi + 30 günü karşılamaması.
4. Yetersiz teminat tutarı: Geçici teminatın teklif bedelinin %3'ünün altında kalması.
5. Standart formun değiştirilmesi: Teklif mektubuna şart eklemek ya da formu kendi şablonunuzla yeniden yazmak.
6. Cetvelde hesap hatası: Miktar ile birim fiyatın yanlış çarpılması ya da bir kalemin boş bırakılması.
7. İmza ve yetki eksikliği: Teklifi imzalayan kişinin imza sirkülerinde yetkisinin olmaması ya da ortak girişimde bir ortağın imzasının eksik kalması.

İhale teklifi hazırlamayı hızlandıran pratik yöntemler

• Kalıcı belge klasörü tutun: Oda kaydı, imza sirküleri, kalite belgeleri ve iş deneyim belgelerini güncel tutun. Geçerlilik tarihlerini bir listeye yazın.
• Kontrol listesini şartnameden çıkarın: Her ihale için katılım maddelerini tek tek listeye dökün ve teslimden önce işaretleyin.
• Maliyet kütüphanesi oluşturun: Sık teklif verdiğiniz kalemlerin malzeme ve işçilik maliyetlerini tek yerde tutun. Bir teklif şablonu mantığıyla çalışırsanız her ihalede sıfırdan başlamazsınız.
• Takvimi geriye doğru kurun: İhale tarihinden geriye sayarak banka, oda, e-imza sağlayıcısı ve ortak firmaların işlem sürelerini planlayın.
• İkinci göz kontrolü yapın: Cetveli ve teklif mektubunu hazırlayan kişi dışında biri tutarları ve toplamları kontrol etsin.

Ürün ve hizmet kalemlerinizi, birim fiyatlarınızı Teklifhazır'da kayıtlı tutarak iç maliyet çalışmalarınızı ve özel sektöre vereceğiniz teklifleri hızlıca hazırlayabilirsiniz. Teklifhazır EKAP'a bağlanmaz ve e-imza atmaz. Kamu ihalesinde teklif her zaman idarenin standart formlarıyla ve EKAP üzerinden verilir. Yapım işlerinde metraj ve hakediş tarafını inşaat teklif hazırlama rehberinde ayrıca ele aldık.

Sık sorulan sorular

Geçici teminat oranı nedir?

4734 sayılı Kanun'a göre geçici teminat, teklif edilen bedelin %3'ünden az olamaz. Örneğin 1.650.700 TL'lik bir teklifte en az 49.521 TL geçici teminat verilmesi gerekir.

Teklif geçerlilik süresi kaç gündür?

Süre kanunda sabit değildir, her ihalenin dokümanında belirtilir. İdare zorunlu hallerde bu süreyi, sizin kabulünüzle ve şartlar değiştirilmeden, en fazla dokümandaki süre kadar uzatabilir.

E-teklif vermek için e-imza şart mı?

Evet. E-teklifler EKAP üzerinden hazırlanır ve nitelikli elektronik sertifikayla imzalanarak gönderilir. Ortak girişimlerde ortakların tamamının e-imzası gerekir.

Aşırı düşük teklif sorgulaması nedir?

İhale komisyonu, sınır değerin altında kalan tekliflerin sahiplerinden genellikle fiyatlarını yazılı olarak açıklamalarını ister. Açıklamayı maliyet analizine ve belgelere dayandırmanız gerekir. Bu aşamada bir ihale danışmanından destek almak çoğu zaman işinizi kolaylaştırır.

Özel sektör müşterilerinize vereceğiniz teklifler için Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla ilk teklifinizi hazırlayabilirsiniz.