Teklifhazır AI
Üç ayda 60 teklif gönderdiniz, 15'i onaylandı. Kazanma oranınız %25 mi, %31 mi, yoksa başka bir şey mi? Cevap, hangi teklifleri hesaba kattığınıza bağlı. Henüz karar verilmemiş teklifleri paydaya katan ya da süresi dolmuş teklifi “bekliyor” diye açık bırakan bir hesap, oranı olduğundan farklı gösterir ve yanlış kararlara götürür.
Bu yazıda kazanma oranını adet ve tutar bazında hesaplamayı, hangi teklifin paydaya girip girmeyeceğini, oranı dilimleyerek nerede kaybettiğinizi bulmayı ve oranı yükseltmenin pratik yollarını örnekle anlatıyoruz. Sonda kopyalayabileceğiniz bir Excel formülü ve sık yapılan hesap hataları da var.
Örneğimiz kurgusal bir firma: web ve mobil yazılım geliştiren Pusula Dijital. Ekip, Temmuz–Eylül dönemindeki teklif kayıtlarına bakarak satış sürecini değerlendirmek istiyor.
Teklif kazanma oranı nedir?
Teklif kazanma oranı (kabul oranı, İngilizce win rate), müşterinin karar verdiği tekliflerin ne kadarının onaylandığını gösteren yüzdedir. Satış sürecinde “teklif aşamasından sipariş aşamasına” geçişin ne kadar verimli olduğunu ölçer.
Bu oran, “bu ay kaç teklif gönderdik?” sorusundan farklıdır. Gönderilen teklif sayısı faaliyeti, kazanma oranı ise sonucu ölçer. Oran düşükse sorun fiyatta, teklifin hızında, kapsamında ya da takipte olabilir; oran tek başına nedeni söylemez ama nereye bakacağınızı gösterir.
Teklif kazanma oranı nasıl hesaplanır?
Temel formül şöyle:
Kazanma oranı (%) = Kabul edilen teklif sayısı ÷ Sonuçlanan teklif sayısı × 100
Sonuçlanan teklif, müşterinin karar verdiği ya da geçerlilik süresi dolduğu için kapanmış teklifin toplamıdır: kabul + red + süresi doldu. Pusula Dijital'in Temmuz–Eylül kayıtları şöyle:
| Durum | Teklif sayısı |
|---|---|
| Gönderilen teklif | 60 |
| Kabul edildi | 15 |
| Reddedildi | 21 |
| Süresi doldu (yanıt gelmedi) | 12 |
| Hâlâ bekliyor | 12 |
| Sonuçlanan (kabul + red + süresi doldu) | 48 |
Hesap: 15 ÷ 48 × 100 = %31,25. Aynı kayıtları gönderilen teklif üzerinden hesaplasaydık 15 ÷ 60 = %25 çıkardı. Aradaki 6 puanlık fark, henüz karar vermemiş 12 teklifin paydayı şişirmesinden gelir.
Bekleyen teklifler paydaya girmez
Bekleyen bir teklifin sonucu belli değildir. Onu kayıp saymak oranı düşürür, kazanç saymak yükseltir. Bu yüzden bekleyenleri hesabın dışında tutun ve ayrıca “bekleyen teklif tutarı” olarak izleyin. Dönemi kapatırken geçerlilik süresi dolmuş her teklifi “süresi doldu” durumuna çekin.
Yanıt vermeyen teklif de kazanılmamıştır
Müşteri ne kabul ne red dediyse ve geçerlilik süresi dolduysa teklif kazanılmamış demektir. Bu tekliflerin payı yüksekse sorun çoğu zaman fiyat değil takiptir. Geçerlilik süresini nasıl belirleyeceğinizi teklif geçerlilik süresi yazısında, müşteriyi ne zaman arayacağınızı teklif gönderdikten sonra ne zaman aramalısınız yazısında anlattık.
Excel'de kazanma oranı formülü
Teklifleri Excel'de takip ediyorsanız D sütununa durumu (Kabul, Red, Süresi doldu, Bekliyor) yazın ve sonuç hücresine şu formülü girin. Türkçe Excel için:
=EĞERSAY(D2:D61;"Kabul")/(EĞERSAY(D2:D61;"Kabul")+EĞERSAY(D2:D61;"Red")+EĞERSAY(D2:D61;"Süresi doldu"))Hücreyi yüzde biçimine getirin. İngilizce Excel'de EĞERSAY yerine COUNTIF, noktalı virgül yerine virgül kullanın. Tutar bazlı oran için aynı yapıyı ETOPLA (İngilizce SUMIF) ile kurun ve üçüncü bağımsız değişken olarak tutar sütununu verin.
Tutar bazlı kazanma oranı neden ayrı hesaplanmalı?
Adet bazlı oran, 20.000 ₺'lik teklifle 500.000 ₺'lik teklifi eşit sayar. Ciroyu belirleyen ise çoğu zaman büyük tekliflerdir. Pusula Dijital'in 48 sonuçlanan teklifini tutar bandına göre ayırınca tablo değişiyor (tutarlar KDV hariç):
| Teklif bandı | Sonuçlanan | Kabul | Adet oranı | Teklif tutarı | Kabul tutarı | Tutar oranı |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Küçük (50.000 ₺ altı) | 24 | 9 | %37,5 | 720.000 ₺ | 252.000 ₺ | %35,0 |
| Orta (50.000–200.000 ₺) | 17 | 5 | %29,4 | 1.870.000 ₺ | 610.000 ₺ | %32,6 |
| Büyük (200.000 ₺ üzeri) | 7 | 1 | %14,3 | 2.450.000 ₺ | 420.000 ₺ | %17,1 |
| Toplam | 48 | 15 | %31,25 | 5.040.000 ₺ | 1.282.000 ₺ | %25,4 |
Adet bazında %31,25 görünen oran, tutar bazında %25,4'e iniyor. Nedeni büyük bantta: 200.000 ₺ üzerindeki 7 tekliften yalnızca 1'i kabul edilmiş. Bu bant sonuçlanan tekliflerin yalnızca %14,6'sını (7 ÷ 48) oluştururken teklif tutarının %48,6'sını (2.450.000 ÷ 5.040.000) taşıyor. Yani genel oran fena görünse de ciroyu asıl etkileyen yerde oran düşük.
Büyük tekliflerde genellikle birden fazla kişi karar verir. Bu süreci kısaltmak için teklif onay sürecini nasıl hızlandırırsınız yazısına göz atabilirsiniz.
Oranı dilimleyerek nerede kaybettiğinizi bulun
Tek bir genel oran sorunun nerede olduğunu göstermez. Aynı kayıtları şu eksenlerde bölün:
- Teklif tutarı: küçük, orta, büyük (yukarıdaki gibi).
- Müşteri tipi: yeni müşteri mi, mevcut müşteri mi?
- Talep kaynağı: müşteri teklifi kendisi mi istedi, siz mi götürdünüz?
- Teklifi hazırlayan kişi: hangi satışçı hangi tür işte güçlü?
- Gönderim hızı: talepten teklife kaç saat ya da gün geçti?
Pusula Dijital'de en dikkat çekici kesit gönderim hızı oldu:
| Talepten teklife geçen süre | Sonuçlanan | Kabul | Kazanma oranı |
|---|---|---|---|
| 24 saat içinde | 20 | 10 | %50,0 |
| 1–3 gün | 18 | 4 | %22,2 |
| 3 günden uzun | 10 | 1 | %10,0 |
| Toplam | 48 | 15 | %31,25 |
Bu tablo hız ile kazanma arasında bir ilişki gösterir, ama nedenselliği kanıtlamaz: hızlı gönderilen teklifler daha basit ve daha küçük işler olabilir. Yine de test etmesi ucuz bir hipotez. Standart kalemleri ve şablonu hazır tutup bir sonraki dönemin tekliflerini daha hızlı gönderin, oranın değişip değişmediğine bakın. Hazırlık süresini kısaltmanın yollarını teklif hazırlamanın en hızlı yolu yazısında anlattık.
İyi bir teklif kazanma oranı kaç olmalı?
Herkes için geçerli tek bir hedef rakam yok. Oran; sektöre, teklif tutarına, talebin nereden geldiğine ve rakip sayısına göre çok değişir. Müşterinin kendi isteğiyle geldiği bir talebe verilen tekliflerin oranı, soğuk iletişimle götürülen tekliflerden doğal olarak yüksektir. En sağlıklı karşılaştırma kendi geçmişinizle yapılır: aynı bandın ve aynı müşteri tipinin oranını üç ayda bir yan yana koyun.
Hedefi somutlaştırmak için Pusula Dijital örneğine dönelim. 48 sonuçlanan teklifte oranı %31,25'ten %35'e çıkarmak, kabul sayısını 15'ten yaklaşık 17'ye (48 × 0,35 = 16,8) çıkarmak demek. Kabul edilen tekliflerin ortalama tutarı 85.466,67 ₺ (1.282.000 ÷ 15) olduğundan iki ek iş yaklaşık 170.933 ₺ (KDV hariç) ek ciro eder. Üstelik tek bir yeni müşteri aramadan, yalnızca mevcut tekliflerin sonucunu iyileştirerek.
Kayıp nedenlerini kaydedin
Kazanma oranı “ne kadar” kaybettiğinizi söyler. “Neden” sorusunun cevabı kayıp nedenlerindedir. Bir teklif reddedildiğinde ya da süresi dolduğunda tek bir neden seçip kaydedin; müşteriye “Kararınızda en belirleyici konu neydi?” diye sormak yeterli. Pusula Dijital'in kabul edilmeyen 33 teklifi şöyle dağılıyor:
| Kayıp nedeni | Teklif sayısı |
|---|---|
| Yanıt alınamadı (süre doldu) | 12 |
| Fiyat yüksek bulundu | 9 |
| Başka tedarikçi seçildi | 6 |
| Proje ertelendi veya iptal edildi | 4 |
| Kapsam uyuşmadı | 2 |
| Toplam | 33 |
Ekibin ilk refleksi fiyatı indirmek olabilirdi. Oysa en büyük kalem fiyat değil, sessizce kapanan teklifler: 33 kaybın 12'si (%36,4). Fiyat 9 teklifle (%27,3) ikinci sırada. Takip düzeni oturmadan fiyat indirmek, kazanılabilecek işleri de ucuza kapatmak anlamına gelir. Takip sürecini kurmak için teklif takibi nasıl yapılır yazısına bakabilirsiniz.
Kazanma oranını artırmanın 5 yolu
- Takip düzeni kurun. Her teklif için bir sonraki arama tarihini belirleyin; süresi dolmadan önce müşteriyle bir kez daha konuşun.
- Teklifi hızlı gönderin. Talebin ilk 24 saatinde yanıt verebilmek için standart kalemlerinizi ve şablonunuzu hazır tutun. Başlangıç için fiyat teklifi şablonunu indirebilirsiniz.
- Şartları net yazın. Belirsiz şartlar müşterinin gözünde riski artırır. Ödeme, teslim ve garanti şartlarını tek tek yazın.
- Büyük tekliflerde karar vericileri baştan öğrenin. Teklifi kimin onaylayacağını ve onay için hangi belgelere ihtiyaç duyulduğunu teklif aşamasında sorun.
- İtirazı teklif göndermeden karşılayın. “Düşüneceğiz” cevabının arkasındaki gerçek nedeni müşteri neden “düşüneceğim” der yazısındaki yöntemlerle anlayın ve teklife cevabını ekleyin.
Kazanma oranı hesaplarken sık yapılan 5 hata
- Bekleyen teklifleri paydaya katmak. Sonucu belli olmayan teklif kayıp sayılırsa oran olduğundan düşük çıkar.
- Süresi dolan teklifi “bekliyor” bırakmak. Oran gerçeğinden yüksek görünür, takip edilmesi gereken teklifler gözden kaybolur.
- Yalnızca adet bazlı bakmak. Yukarıdaki örnekte olduğu gibi, büyük tekliflerdeki düşük oran adet bazında görünmez.
- Revizyonları ayrı teklif saymak. Aynı müşteri ve aynı iş için verilen R1, R2 revizyonlarını tek fırsat sayın; aksi halde gönderilen teklif sayısı şişer. Revizyonları numarayla nasıl ayıracağınızı teklif numarası nasıl verilir yazısında bulabilirsiniz.
- Küçük örneklemden sonuç çıkarmak. Ayda 10 teklif sonuçlanıyorsa tek bir teklif oranı 10 puan oynatır. Üç aylık dönemlere ya da en az 30 sonuçlanan teklife bakın.
Teklifhazır'da kazanma oranını izlemek
Excel'de kazanma oranı, durumları elle güncel tutmanıza bağlıdır. Teklifhazır'da her teklifin bir durumu bulunur (Taslak, Gönderildi, Müşteri kabul etti gibi). Teklifhazır+ paketindeki istatistik ekranı toplam teklif, müşteri kabulü, onay bekleyenler ve dönemsel dağılımı gösterir; kabul oranınızı sizin yerinize takip eder. TL ve döviz tutarları ayrı ayrı hesaplandığı için farklı para birimindeki teklifler aynı toplamda karışmaz. Teklifhazır AI ise her pazartesi haftalık teklif raporunu hazırlar.
Sık sorulan sorular
Teklif kazanma oranı ile dönüşüm oranı aynı şey mi?
Günlük kullanımda çoğu zaman aynı anlamda söylenir. Ancak dönüşüm oranı bazen “potansiyel müşteriden teklife” gibi başka bir aşamayı da ölçer. Bu yazıdaki oran yalnızca teklif aşamasının sonucunu gösterir; raporlarınızda hangi aşamayı kastettiğinizi belirtin.
Kazanma oranı aylık mı, üç aylık mı hesaplanmalı?
Ayda gönderdiğiniz teklif sayısı azsa üç aylık dönemler daha güvenilirdir; aylık oran tek bir teklifle bile çok oynar. Hesabı teklifin gönderildiği döneme göre yapın ve bekleyen tekliflerin süresi dolduktan sonra dönemi kapatın.
Revize edilen teklifi kaç teklif sayarım?
Aynı müşteri ve aynı iş için verilen revizyonları tek fırsat sayın ve son revizyonun sonucunu kullanın. Revizyon sayısını ayrıca izlemek, fiyat ve kapsamda nerede zorlandığınızı gösterir.
Süresi dolan teklifi müşteri sonradan kabul ederse ne yapmalıyım?
Teklifin durumunu “Kabul” olarak güncelleyin ve ilgili dönemin oranını yeniden hesaplayın. Önemli olan, bu tür durumlarda hep aynı kuralı uygulamanızdır; böylece dönemler birbiriyle karşılaştırılabilir kalır.
Kazanma oranım düşükse önce neye bakmalıyım?
Önce kayıp nedenlerine bakın. Yanıt alınamayan teklifler öne çıkıyorsa takip düzenine, fiyat öne çıkıyorsa kapsam ve fiyat dengesine odaklanın. Ardından oranı tutar bandına, müşteri tipine ve gönderim hızına göre dilimleyip düşüşün nerede yoğunlaştığını bulun.
Teklif durumlarını ve tutarlarını düzenli kaydettiğinizde kazanma oranı kendiliğinden görünür hale gelir. Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla bir sonraki teklifinizi hazırlayıp sonucunu takip etmeye bugün başlayabilirsiniz.
