Teklifte Garanti Şartları Nasıl Yazılır? Süre, Kapsam ve Bakım Maddeleri

Teklif kabul edilir, iş teslim edilir, bir yıl sonra telefon gelir: "Cihaz arızalandı, garantide değil mi?" Siz "Kullanım hatası" dersiniz, müşteri "Siz iki yıl garanti dediniz" der. Bu tartışmanın kaynağı neredeyse her zaman aynıdır: teklifte garanti bölümü tek cümleden oluşur ve o cümle yukarıdaki dört soruyu cevapsız bırakır.

Ödeme ve teslim şartlarını daha önce teklifte ödeme şartları ve teklifte teslim şartları yazılarında ele almıştık; garanti bölümü bu ikisinin hemen altına yazılır ve üçü birlikte teklifin "Şartlar" bölümünü oluşturur.

Örneğimiz kurgusal bir firma: Bursa'da endüstriyel soğutma sistemleri kuran Doruk Isı Sistemleri. Müşterisi ise Konya'da yeni üretim hattı açan Lale Gıda.

Teklifte garanti şartları nedir ve neden ayrı yazılmalı?

Teklifte garanti şartları, satıcının teslim ettiği ürün ya da hizmetteki malzeme ve işçilik hatalarını hangi süre boyunca, hangi kapsamda ve hangi koşullarla ücretsiz gidereceğini belirten teklif maddeleridir. Teklif kabul edildiğinde bu maddeler taraflar için bağlayıcı hale gelir.

Garanti, teklif kabul edildiğinde sizin için bir maliyet kalemine dönüşür: yedek parça, servis aracı, teknisyen saati. Neyi kaç ay taahhüt ettiğinizi yazmazsanız bu maliyetin sınırı yoktur; müşteri her arızayı garanti kapsamında sayar. Tersine, garantiyi net ve cömert yazan bir teklif, fiyatı biraz yüksek olsa bile "sonrasında yalnız kalmayacağım" hissi verir ve kurumsal alıcıda bu his çoğu zaman fiyattan daha ağır basar.

İyi yazılmış bir garanti bölümü şu beş soruyu cevaplar:

• Süre: Garanti kaç ay sürer ve hangi andan itibaren işler?
• Kapsam: Hangi ürün, parça ve işçilik garanti altındadır; neler kapsam dışıdır?
• Yükümlülük: Arıza bildirildiğinde kaç saat içinde, nerede ve nasıl müdahale edilir; onarım mı, değişim mi?
• Masraf: Servis yol ücreti, nakliye ve parça bedeli garanti süresince kime aittir?
• Bakım: Garantinin devamı periyodik bakıma bağlı mıdır; bakımı kim yapar?

Bu soruların yeri, fiyat tablosunun altındaki "Şartlar" bölümüdür; ödeme, teslim ve geçerlilik maddeleriyle aynı yerde, ayrı bir alt başlık olarak. Bölümlerin sırasını fiyat teklifi şablonunda görebilirsiniz.

Garanti süresi nasıl belirlenir?

"2 yıl garanti" ifadesindeki asıl belirsizlik süre değil, başlangıçtır. Müşteri için garanti ürünü kullanmaya başladığı gün başlar; sizin içinse sevk tarihinde. Montajın üç ay sürdüğü bir işte bu fark, garantinin sekizde birine denk gelir.

Garanti ne zaman başlar?

Başlangıç için üç yaygın seçenek vardır: sevk tarihi, teslim tutanağı tarihi ya da devreye alma / kabul tutanağı tarihi. Montaj ve devreye alma içeren işlerde kabul tutanağını seçin; hem müşteri için adil hem sizin için ölçülebilir bir tarihtir. Montajı müşterinin yaptırdığı işlerde ise sevk ya da teslim tarihini yazın ve devreye alma gecikmesinin garantiyi uzatmayacağını belirtin.

Örnek madde — garanti başlangıcı

Garanti süresi, taraflarca imzalanan devreye alma ve kabul tutanağı tarihinden itibaren 24 aydır. Kabul tutanağının alıcıdan kaynaklanan nedenlerle teslimi takip eden 30 gün içinde imzalanmaması halinde garanti süresi teslim tarihinden itibaren başlar.

Ürün ve işçilik için farklı süreler

Tek bir süre yazmak zorunda değilsiniz. Üretici garantisiyle gelen ana ekipman, sizin yaptığınız montaj ve sarf niteliğindeki parçalar için farklı süreler yazmak hem gerçekçidir hem sizi korur. Doruk Isı'nın planı şöyle:

Üretici garantisini aktarıyorsanız bunu yazın; müşteri arızada kime döneceğini bilsin. Tek muhatap olmak istiyorsanız "Üretici garantisi kapsamındaki taleplerin takibi Doruk Isı tarafından yürütülür" cümlesi yeterlidir.

Garanti kapsamı: neyi karşılar, neyi karşılamaz?

Kapsamı yazarken önce neyi karşıladığınızı tek cümleyle söyleyin, sonra kapsam dışı halleri madde madde sıralayın. Kapsam dışı listesi, garanti bölümünün en çok iş gören kısmıdır; tartışmaların büyük kısmı bu listenin olmamasından çıkar.

Örnek madde — kapsam

Garanti, malzeme ve işçilik hatasından kaynaklanan arızaları kapsar. Garanti kapsamındaki arızalarda parça, işçilik ve servis yol bedeli Doruk Isı tarafından karşılanır.

Kapsam dışı haller

Sektöre göre değişse de şu altı başlık neredeyse her teklifte yer almalıdır:

1. Kullanım hatası: Kullanım kılavuzuna ve verilen eğitime aykırı kullanım, kapasite üstü yükleme.
2. Yetkisiz müdahale: Satıcının yazılı onayı olmadan yapılan tamir, parça değişimi ve ayar değişikliği.
3. Dış etkenler: Voltaj dalgalanması, yıldırım, su baskını, yangın, deprem ve benzeri haller.
4. Sarf malzeme ve aşınma: Filtre, kayış, conta, soğutucu gaz gibi doğal ömrü olan parçalar.
5. Bakım eksikliği: Periyodik bakımın yapılmaması ya da yetkisiz kişilerce yapılması.
6. Taşıma ve depolama: Teslim sonrası müşteri tarafından yapılan taşıma ve uygunsuz depolama kaynaklı hasarlar.

Bu liste uzun göründüğü için teklife koymaktan çekinen satıcılar olur. Tersi doğrudur: liste ne kadar net olursa müşteri garantinin gerçek bir taahhüt olduğunu o kadar iyi anlar. Belirsiz bir "garanti vardır" cümlesi, deneyimli bir satın almacı için kırmızı bayraktır.

Garanti yükümlülüğü nasıl yerine getirilir?

Kapsamı yazdınız; şimdi arıza bildirildiğinde ne olacağını yazmanız gerekir. Kurumsal alıcı için bu bölüm garanti süresinden daha önemlidir, çünkü üretim duran bir fabrikada 24 ay garanti değil, 24 saat içinde gelen teknisyen değerlidir.

Dört şeyi netleştirin:

1. Bildirim kanalı: Arıza nereye ve nasıl bildirilecek? E-posta, servis hattı, müşteri portalı.
2. Müdahale süresi: Bildirimden itibaren kaç saat içinde dönüş yapılacak, kaç saat içinde teknisyen sahada olacak?
3. Onarım mı, değişim mi: Hangi durumda parça onarılır, hangi durumda ürün değiştirilir? Değişim için arıza sayısı ya da onarım süresi eşiği koyabilirsiniz.
4. Masraflar: Garanti kapsamındaki işlerde yol, konaklama, nakliye ve parça bedeli kime ait? Kapsam dışı çıkan arızalarda ücretlendirme nasıl olacak?

Örnek madde — müdahale ve servis

Arıza bildirimleri servis@dorukisi.com adresine ya da 0850 … numaralı servis hattına yapılır. Bildirime en geç 4 iş saati içinde dönüş yapılır; uzaktan çözülemeyen arızalarda teknisyen en geç 2 iş günü içinde sahadadır. Aynı parçada 3 ay içinde iki kez tekrarlayan arızada parça yenisiyle değiştirilir. Garanti kapsamı dışında kalan arızalarda servis bedeli, önceden onaylanan servis fiyat listesi üzerinden faturalanır.

Müdahale süresi yazarken gerçekçi olun. "24 saat" yazıp Konya'ya Bursa'dan ancak ertesi gün ulaşabiliyorsanız teklifte verdiğiniz söz ilk arızada boşa çıkar. Hizmet seviyesi taahhütlerini nasıl ölçülebilir yazacağınızı hizmet teklifi hazırlama yazısında SLA başlığı altında anlattık.

Bakım şartı: garantinin devamı bakıma bağlanabilir mi?

Bağlanabilir ve çoğu makine, tesisat ve yazılım işinde bağlanmalıdır. Bakımı yapılmayan sistemin arızası sizin malzeme hatanız değildir; ama bunu sonradan kanıtlamak zordur. Garantiyi periyodik bakıma bağlamak hem sizi korur hem bakım sözleşmesi için doğal bir giriş yaratır.

İki yol var:

• Bakım fiyata dahil: Garanti süresince periyodik bakımı siz yaparsınız, bedeli teklif toplamına dahildir. Müşteri için en rahat seçenek; sizin için fiyatı yükseltir.
• Bakım opsiyonel kalem: Bakım sözleşmesini ayrı bir kalem olarak sunarsınız; müşteri almazsa bakımı kendisi ya da yetkili servise yaptırır ve belgeler. Opsiyonel kalemleri ana toplamı şişirmeden nasıl göstereceğinizi teklifte çapraz satış yazısında ele almıştık.

Örnek madde — bakım şartı

Garanti süresince 6 ayda bir periyodik bakım yapılması zorunludur. Bakım, Doruk Isı ya da Doruk Isı'nın yazılı onayladığı yetkili servis tarafından yapılır ve bakım formu ile belgelenir. Bakımı yapılmayan ya da belgelenemeyen dönemde oluşan arızalar garanti kapsamı dışındadır. Garanti süresince periyodik bakım bedeli teklif fiyatına dahildir; garanti sonrası yıllık bakım sözleşmesi opsiyonel kalem olarak sunulmuştur.

Tüketiciye satış ile firmaya satış arasındaki fark

Garanti şartlarını serbestçe yazabilmeniz, kime sattığınıza bağlıdır. Tüketiciye yapılan satışlarda garanti belgesi ve asgari garanti süresi mevzuatla düzenlenmiştir; teklifte yazdığınız şart bu asgari hakları daraltamaz. Firmadan firmaya (B2B) satışlarda ise garanti süresi, kapsamı ve kapsam dışı haller tarafların anlaşmasına bırakılmıştır; teklifte yazmadığınız her konu için kanunun genel ayıp hükümleri uygulanır ve bu hükümler çoğu zaman satıcının istediğinden daha geniştir.

Pratik sonucu şudur: B2B teklifte garantiyi ne kadar net yazarsanız, uygulanacak kural o kadar sizin yazdığınız kural olur. Yüksek tutarlı ya da uzun süreli işlerde garanti maddelerini bir avukata kontrol ettirmek doğru olur; bu yazı hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Sık yapılan 6 garanti şartı hatası

Bu hataların çoğu, şartları her teklifte baştan yazmaktan kaynaklanır. Teklif şablonunuzda standart bir garanti bloğu oluşturup yalnızca süreyi ve kapsam satırlarını değiştirirseniz hem hata azalır hem teklif hızlanır. Hazır metin arıyorsanız teklif mektubu örneği şablonunu indirebilirsiniz.

Örnek teklif: garanti ve bakım şartları bölümü

Doruk Isı'nın Lale Gıda'ya verdiği teklif, fiyat tablosu ve altındaki garanti bölümüyle şöyle görünüyor. KDV oranı %20.

Garanti ve bakım şartları

1. Garanti süresi: Soğutma grubu, fan-coil üniteleri ve montaj işçiliği için, devreye alma ve kabul tutanağı tarihinden itibaren 24 aydır. Kabul tutanağının alıcıdan kaynaklanan nedenlerle teslimi takip eden 30 gün içinde imzalanmaması halinde süre teslim tarihinden başlar.
2. Kapsam: Garanti, malzeme ve işçilik hatasından kaynaklanan arızaları kapsar; kapsamdaki arızalarda parça, işçilik ve servis yol bedeli Doruk Isı'ya aittir.
3. Kapsam dışı: Kullanım hatası, yetkisiz müdahale, voltaj dalgalanması ve doğal afet kaynaklı hasarlar ile filtre, kayış, conta ve soğutucu gaz gibi sarf malzemeler garanti kapsamı dışındadır.
4. Müdahale: Arıza bildirimine 4 iş saati içinde dönüş yapılır; uzaktan çözülemeyen arızalarda teknisyen 2 iş günü içinde sahadadır. Aynı parçada 3 ay içinde tekrarlayan arızada parça yenisiyle değiştirilir.
5. Bakım: Garanti süresince 6 ayda bir periyodik bakım zorunludur ve bedeli teklif fiyatına dahildir. Bakımı yapılmayan dönemde oluşan arızalar kapsam dışıdır.
6. Garanti sonrası: Yıllık bakım sözleşmesi opsiyonel kalem olarak sunulmuştur; 3. yıldan itibaren yıllık 48.000 ₺ + KDV bedelle, yılda iki bakım ve %15 yedek parça indirimi içerir.
7. Ödeme: %40 sipariş avansı, %40 sevkte, %20 kabul tutanağında.
8. Geçerlilik: Teklif 15 gün geçerlidir.
9. Teklifi hazırlayan: ad-soyad, telefon, e-posta.

Bu bloğun tamamı, bir kez yazıldıktan sonra her teklifte yalnızca iki yerde değişir: garanti süresi ve kapsam tablosu. Teklifhazır'da PDF şablonunuza standart garanti bloğunu ekleyip, Teklifhazır AI'a "Lale Gıda için 240 kW soğutma sistemi, montajlı, 24 ay garanti" yazdığınızda kalemler kataloğunuzdan fiyatıyla gelir, KDV ve toplam hesaplanır, garanti bölümü şablondan dolar. Net bir garanti bölümünün referanslarla birlikte tekliften nasıl güven yarattığını teklifte referans gösterme yazısında anlatmıştık.

Teklife eklemeden önce: garanti bölümü kontrol listesi

• Garanti süresi ve başlangıç olayı yazıldı mı?
• Ürün, işçilik ve sarf malzeme için süreler ayrı ayrı belirtildi mi?
• Kapsam dışı haller madde madde listelendi mi?
• Bildirim kanalı, dönüş ve saha müdahale süresi yazıldı mı?
• Onarım/değişim kuralı ve masrafların kime ait olduğu net mi?
• Periyodik bakım şartı ve bakımı kimin yapacağı belirtildi mi?
• Kapsam dışı servis için fiyat listesi ya da saatlik bedel var mı?

Sık sorulan sorular

Teklifte garanti süresi kaç yıl olmalı?

Sektör standardı çoğu makine ve tesisat işinde 12–24 aydır; yazılım ve hizmette genellikle 6–12 ay hata düzeltme garantisi verilir. Rakiplerinizden uzun süre vermek fark yaratır, ancak süreyi uzatmadan önce bu sürede yapacağınız servis maliyetini kâr marjınıza yansıtın.

Garanti süresi teslimden mi, kabulden mi başlar?

Teklifte ne yazdıysanız oradan. Montaj ve devreye alma sizdeyse kabul tutanağı tarihi hem adil hem nettir; montaj müşterideyse teslim tarihini yazın ve devreye alma gecikmesinin süreyi uzatmayacağını belirtin.

Garanti kapsamı dışında kalan arızalar nasıl ücretlendirilir?

Teklife önceden bir servis fiyat listesi ekleyin ya da "saatlik servis bedeli ve km başına yol ücreti" olarak iki kalem yazın. Fiyat belli olmadan kapsam dışı servis yapmak, ikinci bir tartışma yaratır.

Garantiyi bakıma bağlamak müşteriyi kaçırır mı?

Garanti süresince bakımı fiyata dahil ederseniz kaçırmaz; müşteri için "bakımı da yapıyorlar" bir avantajdır. Kaçıran şey, bakım şartını yazmayıp ilk arızada "bakımsızlıktan olmuş" demektir.

Hizmet ve yazılım tekliflerinde garanti nasıl yazılır?

Fiziksel parça olmadığı için garanti "hata düzeltme" taahhüdüne dönüşür: kabulden sonra kaç ay boyunca, hangi hataların, kaç gün içinde ücretsiz düzeltileceği. Yeni özellik taleplerini ve müşterinin değiştirdiği içerikten kaynaklanan hataları kapsam dışı yazın.

Garanti ile bakım sözleşmesi arasındaki fark nedir?

Garanti, satıcının kendi hatasından kaynaklanan arızaları ücretsiz giderme taahhüdüdür ve teklif fiyatına dahildir. Bakım sözleşmesi ise arıza olsun olmasın düzenli kontrol, temizlik ve ayar hizmetidir; ayrı ücretlendirilir ve garanti bittikten sonra da devam edebilir.

Garanti şartlarınız hazırsa Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla bir sonraki teklifinizi şartlar bölümü eksiksiz olarak hazırlayabilirsiniz.