Teklif Takibi Nasıl Yapılır? Kimden Dönüş Beklediğinizi Karıştırmayın

Teklif takibi, gönderdiğiniz her teklif için dört şeyi kayıt altında tutmaktır: teklifin şu anki durumu, bir sonraki takip tarihi, son görüşmeden kısa bir not ve teklif kaybedildiyse nedeni. Bu dört bilgi tek bir listede durduğunda “Bu müşteriye dönmüş müydük?” sorusu ortadan kalkar. Aşağıda bu listeyi nasıl kuracağınızı, her hafta nasıl kontrol edeceğinizi ve en sık yapılan hataları örneklerle anlatıyoruz.

Teklif takibi neden dağılır?

Çoğu işletmede teklifler üç ayrı yerde yaşar: e-posta kutusunda gönderilmiş öğeler, WhatsApp yazışmaları ve birinin masasındaki not defteri. Ayda beş teklif veriyorsanız bu düzen bir süre idare eder. Sayı yirmiye çıktığında ise hangi müşterinin revize istediği, hangisinin “haftaya dönerim” dediği birbirine karışır.

Sonuç genellikle aynıdır: teklif reddedilmez, sadece unutulur. Müşteri yoğunluktan dönmez, siz de “ilgilenmiyor herhalde” diye aramazsınız. Oysa aynı müşteri iki hafta sonra rakibinizle anlaşabilir; çünkü rakibiniz bir kez arayıp sormuştur.

Takip listesinde hangi bilgiler olmalı?

Takip için karmaşık bir sisteme ihtiyacınız yok. Her teklif için şu sütunlar yeterli:

• Teklif no ve müşteri: Aynı müşteriye birden fazla teklif verdiyseniz karışmaması için numara şart.
• Gönderim tarihi ve tutar: KDV hariç ve dahil tutarı ayrı yazmak, sonradan konuşurken işinizi kolaylaştırır.
• Durum: Teklifin bugün hangi aşamada olduğu.
• Bir sonraki takip tarihi: Listenin en önemli sütunu. Tarihi boş olan teklif, unutulmaya aday tekliftir.
• Son not: Tek cümle yeter. “Satın alma müdürü izinde, 14 Ekim'de dönüyor” gibi.
• Sonuç ve kayıp nedeni: Teklif kapandığında kazanıldı mı, kaybedildi mi, kaybedildiyse neden?

Teklif durumlarını nasıl adlandırmalısınız?

Durumların az ve net olması, herkesin aynı şeyi anlamasını sağlar. Aşağıdaki altı durum çoğu işletme için yeterlidir:

“Revize istendi” ya da “Toplantı bekleniyor” gibi ara durumları ayrı sütun yerine not alanına yazmak listeyi sade tutar. Durum sayısı arttıkça ekipte herkes farklı durumu seçmeye başlar ve liste güvenilmez hale gelir.

Örnek bir takip listesi

Kuzey Yapı adlı küçük bir tadilat firmasının ekim ayı takip listesinin bir bölümüne bakalım:

Bu tabloya sabah beş dakika bakmak yeterli: bugün tarihi gelmiş satırlar aranacaklar listenizdir. Deniz Kafe için 5 Ekim'de aramanız gerektiğini hatırlamak zorunda değilsiniz; liste size söyler.

Takip tarihini nasıl belirlersiniz?

Takip tarihini teklifi gönderdiğiniz anda yazın, sonraya bırakmayın. Tarihi seçerken müşterinin söylediklerini esas alın. “Cuma günü toplantımız var” dediyse takip tarihi pazartesi olur. Hiçbir şey söylemediyse iki üç iş günü sonrası makul bir başlangıçtır.

Her görüşmeden sonra tarihi yeniden yazın. Müşteri “Haftaya bakarız” dediyse yeni tarih bir hafta sonrasıdır. Takip tarihi hiç boş kalmamalı; teklif ya kapanmıştır ya da bir sonraki adımın tarihi vardır. Ne zaman ve hangi cümleyle arayacağınızı teklif gönderdikten sonra ne zaman aramalısınız yazısında ayrıntılı anlattık.

Kısa not neden bu kadar işe yarar?

Üç hafta sonra müşteriyi aradığınızda neyi konuştuğunuzu hatırlamıyorsanız, görüşme “Teklifimizi değerlendirebildiniz mi?” sorusuyla başlar ve orada biter. Notunuz varsa şöyle başlarsınız: “Geçen sefer seramik markasının değişebileceğini söylemiştiniz, karar verdiniz mi? İsterseniz iki seçenekli bir revize hazırlayayım.”

İyi bir not şu soruların en az birine cevap verir:

• Kararı kim veriyor, o kişiyle konuştunuz mu?
• Müşteri neyi beklediğini söyledi (bütçe onayı, ortak görüşü, başka teklif)?
• Aklında kalan soru ya da itiraz ne?
• Sizin söz verdiğiniz bir şey var mı (numune, revize, keşif)?

Kayıp nedenini neden yazmalısınız?

Reddedilen teklif, tek başına bir kayıptır. Ama altı ayda biriken kayıp nedenleri size işinizle ilgili çok şey söyler. Ege Tekstil örneğinde neden “teslim süresi” idi. Aynı neden üç dört teklifte daha tekrar ediyorsa sorun fiyat değil, iş planlamasıdır.

Kayıp nedenlerini birkaç kategoride toplamak analiz etmeyi kolaylaştırır: fiyat, teslim süresi, kapsam uyumsuzluğu, rakip tercih edildi, proje iptal oldu, cevap alınamadı. Nedeni müşteriden duymak için kibar bir soru yeterli: “Kararınıza saygı duyuyoruz. Bir dahaki teklifimizi daha iyi hazırlamak için sizi en çok neyin etkilediğini paylaşabilir misiniz?”

Haftalık takip kontrol listesi

Takibi alışkanlığa çevirmenin en kolay yolu haftada bir sabit bir zaman ayırmaktır. Pazartesi sabahı yirmi dakika şu adımlar için yeterli:

1. Takip tarihi geçmiş ya da bugüne denk gelen teklifleri ayırın.
2. Her biri için arama ya da mesaj yapın, notu ve yeni tarihi güncelleyin.
3. Takip tarihi boş olan teklif bırakmayın.
4. Geçerlilik süresi bu hafta dolacak teklifleri belirleyin, müşteriye önceden haber verin.
5. Kapanan teklifleri kazanıldı ya da kaybedildi olarak işaretleyin, kayıp nedenini yazın.
6. Onay bekleyen iç teklifleri ilgili kişiye hatırlatın.

Takibi nerede tutmalısınız?

Başlangıçta bir Excel tablosu yeterlidir; Excel teklif formu ile teklifleri hazırlıyorsanız takip listesini aynı dosyada ayrı bir sayfada tutabilirsiniz. Önemli olan, ekipteki herkesin aynı dosyayı kullanmasıdır. Herkesin kendi kopyası olduğunda liste birkaç hafta içinde güncelliğini yitirir.

Teklifler bir teklif programında hazırlanıyorsa durumu da orada tutmak mantıklıdır. Teklifhazır'da her teklif Taslak, Onay bekliyor, Onaylandı, Gönderildi, Müşteri kabul etti ya da Müşteri reddetti durumlarından birindedir; tablonuzdaki “Süresi doldu” gibi ek ayrımları teklif notuna yazabilirsiniz. PDF'i indirip kendi e-postanız ya da WhatsApp'ınızla gönderdikten sonra teklifi “Gönderildi” olarak işaretlersiniz; böylece hangi tekliflerin cevap beklediği tek listede görünür. Birden fazla kişinin teklif verdiği ekiplerde bu düzeni kurmak için satış ekipleri sayfasına da göz atabilirsiniz.

Sık yapılan takip hataları

• Gönderip beklemek: Müşterinin sizi arayacağını varsaymak. Arayan çoğu zaman siz olmalısınız.
• Eski ve yeni teklifi karıştırmak: Revize ettiğiniz teklifin eski sürümünü “Gönderildi” olarak bırakmak. Revizyonlarda numara ve tarih verin; ayrıntısı teklif revizyon takibi yazısında.
• Geçerlilik süresini unutmak: Süresi dolmuş fiyatla işe başlamak, özellikle döviz ve malzeme fiyatları oynarken zarara yol açabilir.
• Not almamak: Görüşmede duyduğunuz itirazı bir hafta sonra hatırlamamak.

Sık sorulan sorular

Teklif takibi için CRM programı şart mı?

Hayır. Az sayıda teklif veren işletmeler için tek bir paylaşılan tablo ya da teklif programındaki durum listesi yeterlidir. Önemli olan aracın değil, takip tarihinin ve notun düzenli güncellenmesidir.

Kaç kez takip yapılmalı?

Kesin bir sayı yoktur. Genel bir çerçeve olarak ilk takip birkaç iş günü sonra, ikincisi müşterinin verdiği tarihte, sonuncusu geçerlilik süresi dolmadan önce yapılabilir. Müşteri net bir “hayır” dediyse takibi bırakın.

Cevap vermeyen teklifi ne zaman kapatmalıyım?

Geçerlilik süresi dolduğunda ve son hatırlatmaya da cevap gelmediğinde teklifi “Süresi doldu” olarak işaretleyin, kayıp nedenine “cevap alınamadı” yazın. İleride müşteri dönerse güncel fiyatlarla yeni teklif verirsiniz.

Ekipte kim takip yapmalı?

Teklifi hazırlayan ya da müşteriyle görüşen kişi. Her teklifin tek bir sorumlusu olmalı; “herkesin” takip ettiği teklifi çoğu zaman kimse takip etmez.

Tekliflerinizi ve durumlarını tek yerde görmek isterseniz Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla ilk teklifinizi hazırlayabilirsiniz.