Teklifte Ödeme Şartları Nasıl Yazılır? 7 Madde ve Örnek Metin

Teklifte ödeme şartları; ne kadar, ne zaman, nasıl ve hangi para birimiyle ödeneceğini tek bir bölümde, madde madde yazarak netleşir. İyi bir ödeme bölümü yedi soruya cevap verir: peşinat var mı, kalan tutar ne zaman ödenecek, hangi yöntemle, hangi para birimi ve kurla, gecikirse ne olacak, ödeme teslimatla nasıl bağlantılı ve fatura ne zaman kesilecek.

Bu bölümü atlayan teklifler çoğu zaman kabul edilir, ama sorun işin ortasında çıkar: müşteri peşinat beklendiğini bilmiyordur, kur farkını kimin karşılayacağı konuşulmamıştır, fatura yanlış tarihte kesilmiştir. Aşağıda her maddeyi bir örnekle açıklıyor, sonunda kopyalayıp kendi teklifinize uyarlayabileceğiniz bir metin veriyoruz.

Ödeme şartları teklifin neresinde durmalı?

Fiyat tablosunun hemen altına, “Ödeme şartları” başlığıyla ayrı bir bölüm olarak koyun. Müşteri toplam tutarı gördüğü anda “bunu nasıl ödeyeceğim?” diye düşünür; cevabı aynı sayfada bulması kararını kolaylaştırır. Uzun sözleşme maddelerini teklife koymayın. Teklifte kısa ve anlaşılır maddeler yeterli; ayrıntılı hukuki çerçeve gerekiyorsa sözleşmede yer alsın.

1. Peşinat: oran ve tutar birlikte

İş peşinatla başlıyorsa oranı ve tutarı birlikte yazın. Yalnızca “%30 peşinat” demek, müşteriyi hesap yapmaya zorlar; KDV'nin peşinata dahil olup olmadığı da belirsiz kalır.

Sözleşme imzasında toplam bedelin %30'u (72.000 TL + KDV) peşin ödenir. İş takvimi peşinatın hesaba geçtiği gün başlar.

Son cümle önemlidir: işin başlama tarihini ödemeye bağlamak, ödemenin gecikmesi halinde teslim tarihinin de kayacağını baştan söyler.

2. Kalan ödemenin zamanı ve vade

Kalan tutarın ne zaman ödeneceğini “teslimde”, “fatura tarihinden itibaren 30 gün içinde” ya da aşamalara bağlı olarak açıkça yazın. “Ödeme konuşulur” veya “uygun vadede” gibi ifadeler, tahsilat aşamasında pazarlığı yeniden başlatır.

Atlas Mimarlık'ın 240.000 TL + KDV bedelli bir iç mimari proje teklifindeki aşamalı ödeme planı şöyle olabilir:

Böyle bir tablo, müşterinin nakit akışını planlamasını sağlar ve sizin hangi aşamada ne tahsil edeceğinizi netleştirir. Aşamalar ölçülebilir olmalı: “işin yarısı bitince” yerine “konsept projenin yazılı onayı” gibi kimsenin tartışamayacağı bir olay seçin.

3. Ödeme yöntemi ve banka bilgileri

Havale/EFT, kredi kartı, çek ya da başka bir yöntem kullanılacaksa belirtin. Havale bekliyorsanız banka adını, hesap sahibini ve IBAN'ı teklifin sonuna ekleyin; müşteri ödeme için size yeniden yazmak zorunda kalmasın. Kredi kartıyla taksit yapıyorsanız komisyonun kimde olduğunu da yazın.

Ödemeler Atlas Mimarlık Ltd. Şti. adına kayıtlı TR00 0000 0000 0000 0000 0000 00 IBAN numaralı hesaba havale/EFT ile yapılır. Açıklama kısmına teklif numarasını yazmanızı rica ederiz.

Açıklamaya teklif numarası yazılmasını istemek, gelen ödemeyi hangi işle eşleştireceğinizi kolaylaştırır.

4. Para birimi ve kur

Teklif TL ise “Tüm tutarlar Türk lirasıdır” demek yeterli. Döviz cinsinden fiyat veriyorsanız üç şeyi yazın: fiyatın hangi para biriminde olduğu, ödemenin hangi para biriminde yapılacağı ve TL'ye çevrilecekse hangi tarihin hangi kurunun kullanılacağı.

Fiyatlar avro (EUR) cinsindendir. Ödeme Türk lirası olarak yapılacaksa, ödeme gününe ait T.C. Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınır.

“Fatura tarihindeki kur” ile “ödeme günündeki kur” arasında seçim yapmanız gerekir; ikisi arasındaki farkı kimin üstleneceği bu tercihle belirlenir. Hızlı karşılaştırma için döviz çevirici işinize yarar. Dövizli tekliflerde geçerlilik süresini de kısa tutmak mantıklıdır; ayrıntılar için teklif geçerlilik süresi rehberine bakabilirsiniz.

5. Gecikme durumunda ne olur?

Her teklifte şart değildir, ama tutar büyükse ya da vadeli çalışıyorsanız kısa bir not ekleyin. Dili sert değil, ölçülü olsun. Amaç müşteriyi korkutmak değil, sürecin nasıl işleyeceğini göstermektir.

Vadesinde yapılmayan ödemelerde, ödeme tamamlanana kadar sonraki aşamanın çalışmaları bekletilir ve teslim tarihi aynı süre kadar ertelenir.

Gecikme faizi ya da cezai şart gibi yaptırımlar yazmak istiyorsanız, oranını ve dayanağını avukatınız veya mali müşavirinizle belirleyin. Teklif metnine rastgele bir oran koymak ileride işinize yaramayabilir.

6. Ödemenin teslimatla bağlantısı

Ürün satışında “ödeme teslimattan önce mi, sonra mı?” sorusu kritik. Stoktan satış yapıyorsanız “ödeme onayından sonra 3 iş günü içinde sevk edilir” gibi bir cümle, müşterinin ne zaman ürün alacağını bilmesini sağlar. Hizmet işlerinde ise son ödemenin teslim edilen işe bağlandığını yazın: “Kalan %30, uygulama projelerinin teslimini izleyen 7 gün içinde ödenir.”

Kısmi teslimat varsa her sevkiyatın kendi ödemesi olup olmadığını belirtin. Belirtilmezse müşteri tüm ürünler gelene kadar hiçbir ödeme yapmamayı tercih edebilir.

7. Fatura ne zaman kesilir?

Faturanın peşinatla mı, teslimde mi, yoksa her aşamada mı kesileceğini yazın. Müşterinin muhasebesi bu bilgiye göre ödeme hazırlar; birçok firma faturası elinde olmadan ödeme yapmaz.

Her ödeme aşamasında, ilgili tutar için fatura düzenlenir. Fatura, ödeme talebiyle birlikte iletilir.

Fatura kesme konusundaki yasal süreler ve belge türleri firmanıza göre değişebilir; bu ayrıntıyı mali müşavirinizle netleştirin.

Kopyalanabilir örnek: ödeme şartları bölümü

Aşağıdaki metni kendi rakamlarınızla güncelleyerek kullanabilirsiniz:

Ödeme şartları

1. Fiyatlara KDV dahil değildir; KDV fatura tarihindeki oran üzerinden ayrıca eklenir.
2. Toplam bedelin %30'u sözleşme imzasında peşin ödenir. İş takvimi peşinatın hesaba geçtiği gün başlar.
3. %40'ı konsept projenin yazılı onayında, kalan %30'u uygulama projelerinin teslimini izleyen 7 gün içinde ödenir.
4. Ödemeler havale/EFT ile, teklif sonunda yer alan hesaba yapılır. Açıklamaya teklif numarası yazılmalıdır.
5. Tüm tutarlar Türk lirasıdır.
6. Vadesinde yapılmayan ödemelerde sonraki aşama bekletilir, teslim tarihi aynı süre kadar ertelenir.
7. Her ödeme aşamasında ilgili tutar için fatura düzenlenir.

Maddeleri numaralı ve kısa tutun; müşteri bir soruyu “3. madde” diye sorabildiğinde yazışma da kısalır.

Yaygın hatalar

• KDV'nin dahil mi hariç mi olduğunu yazmamak. Nasıl gösterileceğini teklifte KDV gösterimi yazısında ayrıntılı anlattık.
• Peşinat oranını yazıp tutarını yazmamak.
• Vadeyi sözlü bırakmak, teklife geçirmemek.
• Dövizli teklifte kur tarihini belirtmemek.
• Teklifin içine sayfalarca sözleşme maddesi koymak.
• Revize teklifte fiyat değişip ödeme planının eski rakamlarla kalması.

Teklifhazır'da kalemleri eklediğinizde KDV ve genel toplam otomatik hesaplanır; ödeme planınızdaki oranları bu toplama göre kontrol etmek kolaylaşır. Ücretsiz planla ilk teklifinizi hazırlayarak deneyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Peşinat oranı ne kadar olmalı?

Tek bir doğru oran yok. İşin başında malzeme alımı ya da yoğun emek gerekiyorsa daha yüksek, standart ve düşük riskli işlerde daha düşük peşinat istenir. Önemli olan oranı ve tutarı açıkça yazmaktır.

Ödeme şartlarını teklifte mi, sözleşmede mi yazmalıyım?

İkisinde de. Teklifte kısa ve anlaşılır maddeler müşterinin karar vermesini sağlar; sözleşme ise bu maddeleri ayrıntılandırır. İki belgedeki rakamların birbiriyle tutması gerekir.

Müşteri ödeme şartlarını değiştirmek isterse ne yapmalıyım?

Değişikliği sözlü kabul etmeyin; revize bir teklif hazırlayıp yeni ödeme planını yazılı olarak gönderin. Böylece son geçerli şartlar tek bir belgede durur.

Dövizli teklifte hangi kuru yazmalıyım?

Yaygın uygulama, ödeme günündeki T.C. Merkez Bankası döviz satış kurunu esas almaktır. Hangi kuru seçerseniz seçin, tarihini ve kaynağını açıkça yazın.