Teklifhazır AI
Teklif karşılaştırma tablosu, farklı tedarikçilerden gelen teklifleri aynı kalemler ve aynı koşullar üzerinden yan yana koyduğunuz basit bir çizelgedir. Adil bir kıyas için önce bütün teklifleri aynı baza çekersiniz: KDV hariç, iskonto uygulanmış ve nakliye eklenmiş tutar. Ardından fiyat dışındaki kriterleri önceden belirlediğiniz ağırlıklarla puanlarsınız. Kararı da ancak tablo dolduktan sonra verirsiniz.
Aşağıda bir örnek firma üzerinden tabloyu adım adım dolduruyor, sık görülen tuzaklara ve karar sonrası tedarikçiyle yapılacak netleştirme görüşmesine bakıyoruz.
Teklif karşılaştırma tablosu nedir, ne işe yarar?
Tedarikçiler teklifi kendi bildikleri biçimde yazar. Biri fiyatı KDV hariç verir, diğeri KDV dahil. Biri nakliyeyi fiyata katar, öbürü "kargo alıcıya aittir" diye dipnot düşer. Bu teklifleri e-postada tek tek okuyarak kıyaslamaya çalıştığınızda gözünüz çoğu zaman en büyük puntolu rakama takılır.
Tablo bu karmaşayı tek bir dile çevirir. Hangi teklifin gerçekte ne kadara mal olduğunu, ne zaman geleceğini ve hangi riskleri taşıdığını aynı sayfada gösterir. Kararınızın gerekçesini de kayıt altına alır; yöneticiniz ya da ortağınız "neden bu firmayı seçtik?" diye sorduğunda cevap hazırdır.
Karşılaştırmada hangi kriterler kullanılmalı?
Kriterleri teklifleri açmadan önce yazın. Teklifleri gördükten sonra seçerseniz, farkında olmadan beğendiğiniz firmayı öne çıkaran kriterleri seçersiniz. Çoğu ürün ve hizmet alımında şu başlıklar yeterlidir:
- Fiyat: KDV hariç, iskonto sonrası, nakliye ve ek masraflar dahil toplam tutar.
- Kapsam: Hangi kalemler teklife dahil, hangileri hariç? Ürün özellikleri (ölçü, kalınlık, marka, sürüm) aynı mı?
- Teslim süresi (termin): Kaç iş günü? İhtiyaç tarihinize yetişiyor mu?
- Ödeme şartları: Peşin mi, vadeli mi, avans var mı?
- Garanti ve satış sonrası destek: Hasarlı ürün değişimi, servis, yedek parça.
- Tedarikçinin geçmişi: Daha önce çalıştıysanız teslimat ve kalite performansı, çalışmadıysanız referanslar.
- Minimum sipariş miktarı: İhtiyacınızdan fazlasını almaya zorlanıyor musunuz?
Hizmet alımlarında (yazılım, danışmanlık, bakım) kapsam ve destek daha ağır basar. Ürün alımında ise fiyat, termin ve özellik uyumu öne çıkar.
Örnek teklif karşılaştırma tablosu
Ege Tekstil sevkiyat için 2.000 adet karton koli ve 100 rulo streç film almak istiyor. Üç tedarikçiden teklif geldi. İlk bakışta teklifler şöyle:
- Tedarikçi A: 61.000 ₺ (KDV hariç), nakliye dahil, 30 gün vade, 7 iş günü termin.
- Tedarikçi B: 72.000 ₺ (KDV dahil), nakliye alıcıya ait (nakliyecinin fiyatı 2.500 ₺ + KDV), peşin, 5 iş günü termin.
- Tedarikçi C: 64.000 ₺ liste fiyatı (KDV hariç), %5 iskonto, nakliye dahil, 60 gün vade, 15 iş günü termin.
Bu hâliyle B en pahalı, A en ucuz gibi duruyor. Teklifleri aynı baza çekince sıralama değişiyor:
| Kalem / Kriter | Tedarikçi A | Tedarikçi B | Tedarikçi C |
|---|---|---|---|
| Karton koli, 2.000 adet (birim fiyat) | 18,50 ₺ | 17,50 ₺ | 19,00 ₺ |
| Karton koli toplam | 37.000 ₺ | 35.000 ₺ | 38.000 ₺ |
| Streç film, 100 rulo (birim fiyat) | 240 ₺ | 250 ₺ | 260 ₺ |
| Streç film toplam | 24.000 ₺ | 25.000 ₺ | 26.000 ₺ |
| Ara toplam (KDV hariç) | 61.000 ₺ | 60.000 ₺ | 64.000 ₺ |
| İskonto | 0 ₺ | 0 ₺ | -3.200 ₺ (%5) |
| Nakliye | Dahil | +2.500 ₺ | Dahil |
| Karşılaştırılabilir toplam (KDV hariç) | 61.000 ₺ | 62.500 ₺ | 60.800 ₺ |
| KDV (%20) | 12.200 ₺ | 12.500 ₺ | 12.160 ₺ |
| Genel toplam (KDV dahil) | 73.200 ₺ | 75.000 ₺ | 72.960 ₺ |
| Termin | 7 iş günü | 5 iş günü | 15 iş günü |
| Ödeme | 30 gün vade | Peşin | 60 gün vade |
| Garanti / iade | Hasarlı ürün değişimi | Yazılı taahhüt yok | Hasarlı ürün değişimi |
Tabloyu doldururken üç düzeltme yaptık. B'nin KDV dahil birim fiyatlarını (21,00 ₺ ve 300 ₺) 1,20'ye bölerek KDV hariç tutara çevirdik. C'nin liste fiyatından iskontoyu düştük. B'nin nakliyesini KDV hariç 2.500 ₺ olarak ayrı satıra yazdık. Satır sırası hep aynı kalsın: kalemler, ara toplam, iskonto, ek masraflar, karşılaştırılabilir toplam, KDV, genel toplam, en altta da fiyat dışı kriterler.
En düşük tutar C'de çıktı; A ile arasındaki fark yalnızca 200 ₺. KDV hariç ara toplamda en ucuz görünen B ise nakliyeyle birlikte en pahalı teklif oldu.
Fiyat dışı kriterler nasıl ağırlıklandırılır?
Fiyat farkı bu kadar küçükken kararı termin, vade ve garanti belirler. Bunları sayıya dökmenin en pratik yolu ağırlıklı puanlamadır:
- Her kritere toplamı %100 olacak şekilde bir ağırlık verin.
- Her tedarikçiye her kriter için 1–5 arası puan verin.
- Puanı ağırlıkla çarpın, satırları toplayın.
Ege Tekstil ağırlıkları şöyle belirledi: fiyat %40, termin %25, ödeme şartı %20, garanti %15.
| Kriter (ağırlık) | A puan | B puan | C puan |
|---|---|---|---|
| Fiyat (%40) | 4 → 1,60 | 3 → 1,20 | 5 → 2,00 |
| Termin (%25) | 4 → 1,00 | 5 → 1,25 | 2 → 0,50 |
| Ödeme şartı (%20) | 4 → 0,80 | 2 → 0,40 | 5 → 1,00 |
| Garanti (%15) | 4 → 0,60 | 2 → 0,30 | 4 → 0,60 |
| Toplam | 4,00 | 3,15 | 4,10 |
C az farkla önde. Puanlamanın yanında bir de eleme kriteri düşünün. Ege Tekstil'in koli stoğu 10 gün yetiyorsa, 15 iş günü termin veren C puanı ne olursa olsun bu sipariş için uygun değildir. Önce olmazsa olmaz şartları geçen teklifleri ayırın, puanlamayı yalnızca onlar arasında yapın.
KDV, iskonto ve kâr marjı farkları tabloyu nasıl yanıltır?
KDV: Teklifleri her zaman KDV hariç tutar üzerinden kıyaslayın. Örnekte B'nin 72.000 ₺'si KDV dahil olduğu için A'nın 61.000 ₺'siyle doğrudan kıyaslanamazdı. KDV gösterimi için teklifte KDV nasıl gösterilir yazısına bakabilir, dönüşüm için KDV hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Kalemlere farklı KDV oranı uygulanıyorsa (%20, %10, %1) karşılaştırılabilir toplam yine KDV hariç kalmalıdır. Hangi kaleme hangi oranın uygulanacağından emin değilseniz mali müşavirinize danışın.
İskonto: Yüksek liste fiyatı ve büyük iskonto, düşük net fiyattan daha cazip görünebilir. Tabloya hep iskonto sonrası tutarı yazın ve iskontonun koşulunu not edin. "Peşin ödemede %5" gibi şartlı bir iskonto, vade avantajını ortadan kaldırabilir. Ayrıntılar iskonto nedir yazısında.
Kâr marjı: Diğerlerinden belirgin biçimde ucuz bir teklif görürseniz nedenini sorun. Tedarikçi marjını kısmış olabilir; ama farklı bir malzeme, daha ince bir film ya da kapsam dışı bırakılmış bir kalem de olabilir. Aldığınız ürünü yeniden satıyorsanız, kendi satış fiyatınızı belirlerken yeni alış fiyatına göre marjınızı yeniden hesaplayın. Kâr marjı nedir yazısı bu hesabı adım adım anlatıyor.
Sık yapılan hata: elma ile armut kıyaslamak
En yaygın hata, aynı adı taşıyan ama aynı olmayan kalemleri kıyaslamaktır. Bir tedarikçinin streç film rulosu 250 metre, diğerininki 300 metre olabilir:
- 240 ₺ / 250 m = metresi 0,96 ₺
- 250 ₺ / 300 m = metresi yaklaşık 0,83 ₺
Rulo fiyatı yüksek olan aslında daha ucuz. Bu yüzden kalemleri ortak bir birime çevirin; birim fiyat nasıl hesaplanır yazısı bu dönüşümü anlatıyor. Gizli maliyetler için şu kontrol listesini kullanabilirsiniz:
- Nakliye, sigorta ve indirme ücreti kime ait?
- Kurulum, eğitim ya da devreye alma fiyata dahil mi?
- Ambalaj, palet veya numune ücreti var mı?
- Minimum sipariş miktarı ihtiyacınızı aşıyor mu?
- Döviz bazlı fiyatta hangi günün kuru geçerli?
- Teklifin geçerlilik süresi karar tarihinize yetiyor mu?
- Vade farkı ya da geç ödeme cezası tanımlanmış mı?
Bir başka hata da tabloyu kararı verdikten sonra doldurmaktır. "Zaten A ile çalışıyoruz, tabloyu sonra hallederiz" denince tablo karar aracı olmaktan çıkar, dosyada duran bir belgeye dönüşür. Tanıdık firmaya duyulan güven de bir kriter olabilir, ama o zaman "tedarikçinin geçmişi" satırında açıkça puanlanmalıdır.
Karşılaştırmadan sonra karar ve netleştirme görüşmesi
Tablo size bir aday gösterir, ama kararı kesinleştirmeden önce bir görüşme yapmak çoğu zaman işe yarar. Ege Tekstil'in önünde iki yol var: C'ye termini 10 güne indirip indiremeyeceğini sormak ya da A ile ilerlemek. Üçüncü bir seçenek de bölünmüş sipariş: acil ihtiyaç olan kolileri A'dan, streç filmi daha uzun vadeyle C'den almak. Bu durumda C'nin %5 iskontosunun kısmi siparişte de geçerli olup olmadığını sorun.
Görüşmede şunları netleştirin ve yazılı teyit isteyin:
- Kesin teslim tarihi ve gecikmede ne olacağı
- Ödeme vadesinin başlangıcı (sipariş, teslim ya da fatura tarihi)
- Teklifte belirsiz kalan özellikler ve kapsam dışı kalemler
- Hasarlı ya da eksik teslimde değişim süreci
Pazarlıkta diğer tedarikçinin fiyatını belge olarak paylaşmak yerine "elimizde daha uygun vadeli bir teklif var" demek genellikle yeterlidir. Seçilmeyen tedarikçilere de kısa bir teşekkür ve geri bildirim gönderin; bir sonraki alımda onlardan yine teklif isteyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
En düşük fiyatlı teklif her zaman en iyisi mi?
Hayır. Nakliye, vade, termin ve garanti eklendiğinde en ucuz görünen teklif pahalıya gelebilir. Örnekte KDV hariç ara toplamı en düşük olan B, nakliyeyle birlikte en yüksek tutara çıktı.
Teklifleri KDV dahil mi hariç mi karşılaştırmalıyım?
KDV hariç karşılaştırın. Tutarlar ancak aynı bazda olduğunda kıyaslanabilir. KDV dahil gelen teklifleri tabloya yazmadan önce KDV hariç tutara çevirin.
Kalemleri farklı tedarikçilerden alabilir miyim?
Evet. Teklifte "kısmi siparişe kapalıdır" gibi bir şart yoksa kalem bazında en uygun tedarikçiyi seçebilirsiniz. Yalnız her tedarikçinin nakliye, iskonto ve minimum sipariş şartlarını yeniden kontrol edin.
Puanlamada ağırlıkları nasıl belirlerim?
İşinizi en çok neyin aksattığını düşünün. Üretiminiz stoğa bağlıysa termin, nakit akışınız darsa vade daha yüksek ağırlık almalı. Ağırlıkları teklifleri açmadan önce yazın ve aynı alım türünde hep aynı ağırlıkları kullanın.
Tedarikçi tarafındaysanız, karşı tarafın kolayca kıyaslayabileceği net bir teklifi Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla hazırlayabilirsiniz.
