Teklifte KDV Nasıl Gösterilir? Dahil, Hariç ve Karışık Oranlı Örnekler

Teklifte KDV'yi göstermenin en anlaşılır yolu, fiyatları KDV hariç yazıp tablonun altında üç ayrı satır açmaktır: ara toplam, KDV tutarı (oranıyla birlikte) ve genel toplam. Fiyatları KDV dahil vermeyi seçtiyseniz bunu tablonun üstünde ya da altında tek cümleyle açıkça yazın. Asıl kural şu: müşteri teklife baktığında ödeyeceği son rakamı hiç soru sormadan görebilmeli.

Bu yazıda KDV hariç ve dahil gösterimi, farklı oranlı kalemleri aynı teklifte nasıl ayıracağınızı, iskontoyu hangi sırayla uygulayacağınızı ve sık yapılan hataları hesaplanmış örneklerle anlatıyoruz. Vergi oranları ve istisnalar kaleme ve firmaya göre değişebildiği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle doğrulayın.

KDV hariç mi, dahil mi yazmalı?

İki yöntem de doğrudur; önemli olan hangisini kullandığınızı açıkça söylemek ve teklif boyunca aynı yöntemi korumaktır.

• KDV hariç: Firmalara (B2B) verilen tekliflerde yaygındır. Karşı taraf KDV'yi genellikle indirim konusu yaptığı için net bedele bakar. Birim fiyatlar KDV'siz yazılır, KDV en altta ayrıca hesaplanır.
• KDV dahil: Son tüketiciye, bireysel müşteriye ya da küçük işletmeye yapılan satışlarda daha rahat okunur. Müşteri gördüğü rakamı öder, kafasında hesap yapmaz.

Hangisini seçerseniz seçin, teklifte şu cümlelerden biri mutlaka bulunsun:

Birim fiyatlara KDV dahil değildir. KDV, genel toplamın üzerinde ayrıca gösterilmiştir.

Tüm fiyatlara %20 KDV dahildir. Ödenecek tutar genel toplamda yazan tutardır.

“Vergiler hariçtir” gibi genel ifadelerden kaçının. Hangi vergi, hangi oran, ne kadar tutar sorularını açıkta bırakır.

Standart gösterim: tek oranlı örnek tablo

Kuzey Yapı'nın bir ofis tadilatı için hazırladığı teklifi düşünelim. Tüm kalemler %20 KDV'ye tabi ve fiyatlar KDV hariç yazılmış:

Müşteri burada üç şeyi tek bakışta görür: işin net bedeli, vergi tutarı ve banka hesabından çıkacak toplam. KDV oranını yazıp tutarı yazmamak ya da yalnızca genel toplamı vermek, müşterinin hesap makinesine uzanmasına ve çoğu zaman bir “bu KDV dahil mi?” mesajına yol açar. Rakamları kontrol etmek isterseniz KDV hesaplama aracı ile saniyeler içinde doğrulayabilirsiniz.

Farklı KDV oranlı kalemler aynı teklifte nasıl gösterilir?

Genel KDV oranı %20'dir; bazı mal ve hizmetlerde %10 ve %1 gibi indirimli oranlar uygulanır. Teklifinizde farklı oranlara tabi kalemler varsa tek bir “KDV” satırı yazmak yetmez. Her oranı ayrı satırda, kendi matrahıyla gösterin.

Ege Organizasyon'un 150 kişilik bir lansman için hazırladığı teklifte yemek ikramı ile teknik ekipman kiralaması farklı oranlara tabi olsun (oranlar örnek amaçlıdır; kendi kalemleriniz için mali müşavirinize danışın):

Burada sık yapılan hata, ara toplamın tamamına %20 uygulamaktır. Bu örnekte o hata KDV'yi 21.400 TL gösterir, yani müşteriye 7.650 TL fazla vergi yazmış olursunuz. Tersi de olur: tüm teklife %10 uygulanırsa fatura aşamasında aradaki farkı açıklamak zorunda kalırsınız. KDV oranı sütunu eklemek, kalem bazında hangi oranın geçerli olduğunu hem size hem müşteriye gösterir.

İskonto KDV'den önce mi, sonra mı uygulanır?

İskonto, KDV hesaplanmadan önce ara toplamdan düşülür. KDV, indirimden sonra kalan tutar üzerinden hesaplanır. Fatura da bu sırayla kesileceği için teklifin faturayla aynı mantıkta olması gerekir.

Yüzde olarak verilen iskontoda sıra matematiksel olarak sonucu değiştirmez; asıl karışıklık tutar olarak verilen indirimde çıkar. Kuzey Yapı müşteriye “5.000 TL indirim yapıyoruz” demiş olsun:

Yanlış sırada müşteri 1.000 TL daha fazla ödüyor ve teklifteki KDV tutarı, sonradan kesilecek faturayla tutmuyor. Söz verdiğiniz indirimin KDV hariç mi dahil mi olduğunu da yazın: “5.000 TL + KDV indirim” ile “KDV dahil 5.000 TL indirim” farklı şeylerdir. Yüzdelik indirimleri hızlıca hesaplamak için iskonto hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

KDV dahil fiyattan KDV hariç tutar nasıl bulunur?

Tedarikçiden KDV dahil fiyat aldıysanız ve teklifinizi KDV hariç hazırlıyorsanız, dahil fiyatı 1,20'ye bölün (%20 oranı için). %10 için 1,10'a, %1 için 1,01'e bölersiniz.

• Doğru: 12.000 TL (KDV dahil) ÷ 1,20 = 10.000 TL net, KDV 2.000 TL.
• Yanlış: 12.000 TL × %20 = 2.400 TL, 12.000 - 2.400 = 9.600 TL. Bu hesap net tutarı 400 TL eksik gösterir.

Bu küçük fark, onlarca kalemi olan bir teklifte ciddi bir kâr kaybına dönüşebilir. Maliyetinizi doğru bulduktan sonra satış fiyatınızı kâr oranı hesaplama aracı ile belirleyebilirsiniz.

Teklifte KDV gösteriminde yaygın hatalar

• Durumu hiç belirtmemek: Sadece “Toplam: 84.300 TL” yazmak. Müşteri bunu dahil sanıp onaylar, fatura 101.160 TL gelince sorun çıkar.
• Dahil ve hariç fiyatı karıştırmak: Bazı kalemler KDV dahil, bazıları hariç girilmiş. Özellikle farklı tedarikçi listelerinden kopyalanan fiyatlarda sık görülür.
• Oranı yazıp tutarı yazmamak: “KDV %20” notu var ama tutar yok. Müşteri hesap yapmak zorunda kalır.
• Tek oranla hepsini hesaplamak: Farklı oranlı kalemlere hep %20 uygulamak.
• İndirimi KDV'li toplamdan düşmek: Teklif ile fatura arasında fark oluşur.
• Yuvarlamayı kalem bazında yapmak: Her satırı ayrı yuvarlayınca toplam kuruşlarca kayabilir. KDV'yi toplam matrah üzerinden hesaplayın.
• Dövizli teklifte kuru belirtmemek: Fiyat EUR ise KDV'nin hangi kur üzerinden TL'ye çevrileceği sorusu doğar. Kuru ve dönüşüm tarihini ödeme şartlarında yazın.

Kontrol listesi: teklifi göndermeden önce

1. Fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğu tek cümleyle yazıldı mı?
2. Her kalemin KDV oranı doğru mu, farklı oranlar ayrı satırda mı?
3. İskonto KDV'den önce uygulandı mı?
4. Ara toplam + KDV = genel toplam tutuyor mu?
5. Dövizli tekliflerde para birimi ve kur bilgisi var mı?

Bu kontrolleri her teklifte elle yapmak yorucudur. Teklifhazır'da kalemleri eklediğinizde ara toplam, iskonto, KDV ve genel toplam otomatik hesaplanır; iskonto da KDV'den önce uygulanır. Hazır bir düzenle başlamak isterseniz fiyat teklifi şablonuna da göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Teklifte KDV yazmak zorunlu mu?

Teklif bir fatura olmadığı için KDV'yi ayrı satırda göstermek bir yükümlülük olarak düşünülmez, ancak fiyatın KDV dahil mi hariç mi olduğunu yazmamak ciddi anlaşmazlık doğurur. Pratikte her teklifte bu bilgiyi vermenizi öneririz.

Firmalara verilen tekliflerde hangi gösterim tercih edilir?

Firmalar arası satışta birim fiyatları KDV hariç yazıp KDV'yi en altta göstermek yaygın ve beklenen yöntemdir. Satın alma birimleri genellikle net tutarları karşılaştırır.

Aynı teklifte %10 ve %20 KDV'li kalem olabilir mi?

Evet. Her oranı kendi matrahıyla ayrı satırda gösterin ve genel toplamı bu satırların toplamı olarak verin. Hangi kalemin hangi orana tabi olduğundan emin değilseniz mali müşavirinize sorun.

Teklifteki KDV oranı sonradan değişirse ne olur?

Teklifin geçerlilik süresi içinde oran değişikliği olursa fatura, fatura tarihindeki orana göre kesilir. Bu yüzden teklife “KDV, fatura tarihinde geçerli oran üzerinden hesaplanır” notunu eklemek iyi bir güvencedir.