Teklif Kabul Edildikten Sonra Ne Olur? Sözleşme ve Projeye Geçiş

Müşteri teklifinizi kabul ettiğinde, hukuken çoğu durumda aranızda bir sözleşme kurulmuş olur. Ticari açıdan ise iş yeni başlıyor. Kabulü yazılı olarak teyit edersiniz, gerekiyorsa sözleşme imzalarsınız, ardından avansı faturalar ve işi planlarsınız.

Aşağıda bu adımları sırayla anlatıyoruz. Örneğimiz kurgusal: Atlas Mimarlık, Deniz Kafe'nin iç mekân yenileme projesi için teklif vermiş, müşteri de e-postayla "kabul ediyoruz" demiş.

Teklif kabulü hukuken ve ticari olarak ne ifade eder?

Türk Borçlar Kanunu'nun (6098) ilk maddesine göre sözleşme, tarafların iradelerini karşılıklı ve birbirine uygun olarak açıklamalarıyla kurulur. Teklifiniz bir "öneri", müşterinin onayı da "kabul" sayılır. Kapsam, fiyat ve süre netse ve müşteri bunları olduğu gibi kabul ettiyse, genel kural olarak fiyatı tek taraflı değiştiremezsiniz. Müşteri de şartları sonradan kendi lehine yorumlayamaz.

Bir ayrıntıya dikkat edin. Müşteri "yüzde 10 indirimle kabul ediyoruz" ya da "teslimi iki hafta öne alırsanız tamam" diyorsa, bu genellikle kabul değil, yeni bir öneri olarak değerlendirilir. Bu durumda karar sizindir: Yeni koşulu kabul edip revize teklif gönderirsiniz ya da reddedersiniz.

Ticari tarafta kabul, satıcı için operasyonun başlaması demektir. Alıcı tarafında ise kabul çoğu zaman bir satın alma siparişine (PO) dönüşür. Bu belgede ürün ya da hizmet, miktar, birim fiyat, teslim yeri ve tarihi ile ödeme koşulları yazar. Kurumsal müşterilerde PO gelmeden işe başlamamak, tahsilatta sürpriz yaşama ihtimalini azaltır.

Bu bölüm genel bilgi niteliğindedir. Yüksek tutarlı ya da riskli işlerde sözleşmenin kurulup kurulmadığını avukatınızla birlikte değerlendirin.

Kabul sonrası ilk 48 saat: Teyit, bildirim ve iç onay

Kabul geldikten sonraki ilk iki gün, ileride çıkabilecek anlaşmazlıkları önlemek için en uygun zamandır. Atlas Mimarlık bu sürede şunları yaptı:

1. Kabulü yazılı teyit etmek: Telefonla gelen onayı mutlaka e-postayla yazıya dökün.
2. Teklif numarasını ve tarihini anmak: "TKL-2025-041 numaralı, 3 Mart tarihli teklif" gibi açık bir referans verin. Teklif revize edildiyse hangi revizyonun kabul edildiğini (R1, R2) yazın.
3. Kaydı güncellemek: Teklif takip tablonuzda ya da kullandığınız programda durumu değiştirin. Teklifhazır kullanıyorsanız teklifi "Müşteri kabul etti" olarak işaretlemeniz yeterli.
4. İç ekibi bilgilendirmek: Projeyi yürütecek kişi, muhasebe ve satın alma aynı gün haberdar olsun.
5. Bir sonraki adımı bildirmek: Sözleşme, avans faturası, başlangıç toplantısı tarihi. Müşteri ne bekleyeceğini bilsin.

Kopyalayıp uyarlayabileceğiniz bir teyit metni:

Merhaba Selin Hanım,

TKL-2025-041 numaralı, 3 Mart tarihli teklifimizi kabul ettiğiniz için teşekkür ederiz. Kabul edilen kapsam, teklifte yer alan kalemlerden oluşuyor. Toplam bedel 180.000 ₺ + KDV (KDV dahil 216.000 ₺).

Sonraki adımlar: Sözleşme taslağını yarın paylaşacağız. İmzanın ardından %40 avans faturasını ileteceğiz. Başlangıç toplantısı için 12 Mart saat 10.00 sizin için uygun mu?

Saygılarımızla,
Emre Kaya – Atlas Mimarlık

Kimden hangi dönüşü beklediğinizi karıştırmamak için teklif takibi rehberimize de göz atabilirsiniz.

Sözleşme ne zaman gerekir, ne zaman teklif yeterlidir?

Her iş için ayrı bir sözleşme şart değildir. Küçük işletmelerin çoğunda kabul edilen teklif doğrudan siparişe ve irsaliyeye dönüşür, pratikte aynı işi görür. Aşağıdaki tabloyu başlangıç noktası olarak kullanabilirsiniz:

"Önce sözleşme mi, sipariş mi?" sorusunun cevabı genelde şudur: Sözleşme gerekiyorsa önce o imzalanır, müşterinin PO'su da sözleşmeye ve teklif numarasına atıf yapar. Sözleşme gerekmiyorsa kabul edilen teklif ile PO birlikte yeterli belge setini oluşturur.

Sözleşme hazırlarken teklifi sıfırdan yeniden yazmayın. Teklifi sözleşmenin eki yapın ve "teklifle sözleşme çelişirse sözleşme geçerlidir" gibi bir öncelik maddesi ekleyin. Bu maddeyi avukatınıza kontrol ettirin.

Kabulden projeye geçiş: Başlangıç toplantısı ve kapsam onayı

Satışı yürüten kişi ile işi yapacak kişi çoğu zaman farklıdır. Bu yüzden devir teslimi kısa bir başlangıç (kickoff) toplantısıyla resmileştirin.

Toplantıda konuşulacaklar

• Kabul edilen teklifin kalemleri tek tek. "Bu dahil, bu hariç" netleşsin.
• Müşteri tarafındaki tek muhatap kim, onay yetkisi kimde?
• Müşteriden beklenenler: ölçüler, logo, erişim, numune, mekâna giriş izni.
• Ara teslim tarihleri ve her aşamanın nasıl onaylanacağı.
• Değişiklik taleplerinin nasıl iletileceği (aşağıda anlatıyoruz).

Kapsam onayı

Toplantının ardından bir sayfalık not gönderin: konuşulanlar, tarihler, müşteriden beklenen belgeler. Müşteriden "uygundur" cevabı alın. Bu not yeni bir teklif değildir, ama kabul edilen kapsamın nasıl yorumlandığını kayda geçirir.

İşin ne zaman başlayacağını da bu notta yazın. Atlas Mimarlık bunu şöyle ifade etti: "Süre, avansın hesabımıza geçmesi ve ölçü çizimlerinin tarafımıza iletilmesinden itibaren başlar."

Ödeme planının devreye girmesi ve ilk fatura/avans süreci

Teklifinizdeki ödeme şartları kabulle birlikte uygulanmaya başlar. Atlas Mimarlık'ın teklifinde %40 avans, %30 ara teslim, %30 proje teslimi yazıyordu. Hesap şöyle:

Tutarları kontrol etmek için KDV hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Bazı müşteriler ödeme talimatı vermeden önce proforma ister. Proforma bir fatura değil, bilgilendirme belgesidir. Örnek için proforma fatura örneğine bakabilirsiniz.

Avans faturasının ne zaman kesileceği, e-fatura ya da e-arşiv yükümlülüğünüz ve uygulanacak KDV oranı firmanıza ve işin türüne göre değişir. Bu konuları mali müşavirinizle netleştirin. Teklif aşamasında ödeme maddelerini nasıl yazacağınızı ödeme şartları rehberimizde anlattık.

Teklif şartları ne kadar bağlayıcı? Geçerlilik, teslim ve ödeme

Teklifte yazdığınız şartlar, kabulle birlikte iki tarafı da bağlar. Bu yüzden yalnızca fiyata değil, şartlara da dikkat edin.

• Geçerlilik süresi: TBK m. 3'e göre kabul için süre belirleyen, bu süre bitene kadar önerisiyle bağlıdır. Süre yazmadıysanız iki durum var. Hazır olanlar arasında (yüz yüze ya da telefonda) yapılan öneri hemen kabul edilmezse bağlayıcılığını kaybeder (m. 4). Hazır olmayanlar arasında, örneğin yazılı gönderilen teklifte, bağlılık cevabın zamanında ulaşmasının beklenebileceği ana kadar sürer (m. 5).
• Süresi geçtikten sonra gelen kabul: Genel olarak yeni bir öneri gibi değerlendirilebilir. Maliyetleriniz değiştiyse fiyatı güncelleyip revize teklifle yeniden teyit almanız en sağlıklı yoldur.
• Teslim şartları: Süre, teslim yeri, nakliye ve kurulum sorumluluğu teklifte nasıl yazıyorsa öyle uygulanır. Bu maddeleri sağlam kurmak için teslim şartları yazısına bakabilirsiniz.
• Ödeme şartları: Vade, avans ve gecikme durumu teklifte yazmıyorsa, sonradan eklemek pazarlık konusu olur.

Kabul sonrası kapsam veya fiyat değişikliği talepleri nasıl yönetilir?

Projenin ikinci haftasında Deniz Kafe, teklifte olmayan bir bar tezgâhı tasarımı istedi. Atlas Mimarlık işi sözlü olarak üstlenmek yerine şu adımları izledi:

1. Talebi yazılı olarak aldı ve kabul edilen kapsamın dışında olduğunu belirtti.
2. Ek iş için ayrı bir kalem hazırladı: Bar tezgâhı tasarımı, 12.000 ₺ + KDV (2.400 ₺) = 14.400 ₺. Ek sürenin 5 iş günü olacağını da yazdı.
3. Teklifi R1 olarak revize etti. Yeni toplam 192.000 ₺ + 38.400 ₺ KDV = 230.400 ₺ oldu.
4. Müşteriden yazılı onay aldıktan sonra işe başladı ve ödeme planını yeni toplama göre güncelledi.

Ek iş ya da ek parça çıktığında yeni tutarı yazılı bildirip onay almak, tahsilat aşamasında çıkabilecek tartışmaları baştan önler. Müşteri fiyatın düşürülmesini isterse de aynı kural geçerlidir: Tek taraflı değişiklik yapılmaz. Ya kapsamdan bir kalem çıkar ya da iki taraf yeni bir anlaşma yapar.

Süreci geciktiren 5 yaygın hata

1. Telefondaki "tamam"a güvenip yazılı teyit almamak. Hangi revizyonun kabul edildiği sonradan tartışma konusu olur.
2. Avans gelmeden işe başlamak. İş başlangıcını ödemeye bağlayan bir madde yoksa, işi yapıp ödemeyi bekleyen taraf olursunuz ve tahsilat riski size kalır.
3. Kurumsal müşteride PO beklememek. Faturanız muhasebede "siparişi yok" denerek geri dönebilir.
4. Müşteriden beklenenleri yazmamak. Gelmeyen ölçü ya da içerik yüzünden kayan teslim tarihi size mal edilir.
5. Kabul edilen teklifleri kayıt dışı bırakmak. Hangi işleri kazandığınızı görmezseniz teklif kabul oranınızı da ölçemezsiniz.

Sık sorulan sorular

Teklif kabul edildikten sonra fiyat değiştirilebilir mi?

Genel kural olarak tek taraflı değiştirilemez, çünkü kabulle birlikte çoğu durumda sözleşme kurulmuş olur. Fiyat ancak kapsam değişirse ya da iki taraf yeni koşullarda anlaşırsa değişir. Bunu revize teklifle yazılı hale getirin.

Kabul edilen teklif sözleşme yerine geçer mi?

Basit ve kısa işlerde çoğu zaman yeterlidir. Uzun süreli, aşamalı ödemeli ya da gizlilik ve fikri mülkiyet içeren işlerde ayrı bir sözleşme hazırlamak daha güvenlidir. Firmanıza özel durum için avukatınıza danışın.

Geçerlilik süresi dolduktan sonra kabul gelirse ne yapmalıyım?

Fiyatı ve teslim tarihlerini yeniden kontrol edin. Değişiklik yoksa kabulü teyit edin. Değişiklik varsa güncel tarihli revize teklif gönderin ve yeniden onay alın.

İş tam olarak ne zaman başlar?

Teklifinizde ya da sözleşmenizde ne yazıyorsa o zaman. En net yöntem, başlangıcı somut bir olaya bağlamaktır, örneğin "avansın hesaba geçmesi ve gerekli belgelerin teslimi."

Kabulden sonraki adımlar, teklif baştan net şartlarla hazırlandığında çok daha kolay ilerler. Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla ilk teklifinizi hazırlayabilirsiniz.