Teklif ve Sipariş Farkı Nedir? Onay, PO ve Sipariş Teyidi

Kısa cevap şu: Teklifiniz ürün, miktar, fiyat ve koşullar gibi esaslı unsurları içeriyorsa ve müşteri bunu olduğu gibi kabul ettiyse, genel kurala göre sözleşme kurulmuş sayılabilir. Bunun için ayrıca bir PO (satın alma siparişi) her zaman şart değildir. Yine de yazılı bir sipariş ya da sizin göndereceğiniz bir sipariş teyidi, sonradan çıkabilecek "biz bunu öyle anlamamıştık" tartışmalarının önünü keser.

Aşağıda teklif ile sipariş arasındaki farkı, müşteri onayının hangi durumda bağlayıcı hâle geldiğini ve kendi sürecinize ekleyebileceğiniz hazır bir sipariş teyidi metnini bulacaksınız.

Teklif nedir, hukuki niteliği ne?

Teklif, satıcının belirli bir ürün ya da hizmeti belirli fiyat ve koşullarla sunduğu öneridir. Türk Borçlar Kanunu'nda bunun karşılığı "icap"tır. Sözleşme, bir icap ile ona uygun bir kabulün buluşmasıyla kurulur.

Burada önemli bir ayrım var: Her fiyat bilgisi icap sayılmaz. Fiyat listesi, katalog ya da "yaklaşık şu aralıkta olur" diye verilen bilgi genellikle icaba davet niteliğindedir. Yani "bana teklif verin" anlamına gelir ve sizi bağlamaz. Teklifinizin icap sayılabilmesi için neyi, kaç adet, hangi fiyata ve hangi koşullarla sattığınızı açıkça yazmanız gerekir.

Bu yüzden geçerlilik süresi, ödeme ve teslim şartları birer formalite değildir. Teklifin ne zamana kadar ve hangi şartlarla sizi bağladığını bu maddeler belirler.

Sipariş (Order/PO) nedir, ne zaman oluşur?

Sipariş, alıcının "bu ürünü bu koşullarla alıyorum" dediği taahhüttür. B2B satın almada bu çoğu zaman PO (Purchase Order, satın alma siparişi) denen yazılı bir belgeyle yapılır. PO'yu alıcı düzenler ve firmasını tedarikçiye karşı taahhüt altına sokan belge olarak görülür. Tedarikçi PO'yu kabul edince fiyat, miktar ve teslim koşulları iki taraf için de netleşir.

Süreç genellikle şöyle başlar: Alıcı önce bir RFQ (teklif talebi) gönderir. RFQ yalnızca fiyat ve koşul istemektir, satın alma taahhüdü içermez. Siz teklif verirsiniz, alıcı kendi içinde onaylar ve PO keser.

Her müşteri PO kesmez. Küçük işletmeler çoğu zaman e-postayla "onaylıyoruz" yazar ya da teklifi imzalayıp geri gönderir. Bu durumda siparişin kaydını tutmak size düşer.

Proforma ile teklif arasındaki farkı ayrıntılı görmek isterseniz proforma fatura rehberine göz atabilirsiniz.

Teklif onayı sipariş midir? Sık yapılan yanılgı

Yanılgı iki yönlüdür. Bazı satıcılar "PO gelmeden hiçbir şey kesin değil" diye düşünür. Bazıları da müşteri telefonda "tamam" deyince üretime başlar. İkisi de risklidir.

Genel kurala göre esaslı unsurları içeren bir teklif aynen kabul edilirse sözleşme kurulmuş sayılabilir. Ama şu durumlarda ortada henüz bir kabul olmayabilir:

• Müşteri "onaylıyoruz ama 120 değil 150 adet olsun" dediyse. Bu bir kabul değil, yeni bir öneridir.
• Onay, teklifin geçerlilik süresi dolduktan sonra geldiyse.
• Onay, firmada yetkisi olmayan birinden geldiyse.
• Teklif yalnızca "tahmini" fiyat içeriyorsa ve esaslı unsurlar belirsizse.

Taraflar arasında "sipariş yalnızca yazılı PO ile kesinleşir" gibi özel bir şart da kararlaştırılmış olabilir. Böyle bir şart, örneğin genel satış koşullarında yer alıyorsa durum değişebilir. Firmanıza özel sözleşme ve sorumluluk sorularında bir avukata danışmanız en doğrusu olur.

Teklifin siparişe dönüştüğü an: Hangi belge bağlayıcı?

Somut bir örnekle bakalım. Ege Tekstil, Kuzey Yapı'ya şantiye ekipmanı için şu teklifi veriyor:

Örnekte genel KDV oranı olan %20 kullanıldı. Ürününüze uygulanacak oranı mali müşavirinizle teyit edin. Hesabı kendiniz kontrol etmek isterseniz KDV hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Kuzey Yapı'nın satın alma sorumlusu iki gün sonra "Teklifiniz uygundur, teslimatı ay sonuna yetiştirebilir misiniz?" diye yazıyor. Bu bir onay mı? Fiyat ve kalemler açısından evet. Ama teklifte teslim süresi "siparişten itibaren 20 iş günü" diye geçiyorsa müşteri yeni bir şart eklemiş oluyor. Ege Tekstil ay sonu teslimi yapabileceğini görünce teklifi R1 olarak güncelliyor ve onayı bu revizyon üzerinden alıyor. Üretime ancak bundan sonra başlıyor.

Ertesi hafta müşteri tulum sayısını 150'ye çıkarmak isterse tulum kalemi 150 × 450 = 67.500 ₺ olur ve teklifin tamamı yeniden hesaplanır. Bu, yeni bir revizyon ve yeni bir onay demektir. Eski onay yeni miktarı kapsamaz.

Süreç akışı: Teklif → Onay → Sipariş → Sözleşme/Üretim

Düzenli bir akış karışıklıkların çoğunu baştan önler. B2B satışta sık görülen sıra şudur:

1. Teklif: Numaralı, tarihli, geçerlilik süresi belli bir teklif gönderilir. Numaralandırma için teklif numarası rehberine bakabilirsiniz.
2. Müşteri onayı: E-posta, imzalı teklif ya da PO olarak gelir. Hangi teklif numarasının ve revizyonunun onaylandığı yazılı olmalıdır.
3. Sipariş teyidi: Kesinleşen kalemleri, toplamı, teslim ve ödeme şartlarını müşteriye yazılı olarak bildirirsiniz.
4. Sözleşme ya da üretim: Büyük ya da uzun soluklu işlerde ayrıca sözleşme imzalanır. Standart ürün satışında teyit çoğu zaman yeterli görülür.
5. Teslim ve fatura: Fatura, teslime ya da hizmetin tamamlanmasına bağlı olarak düzenlenir. Süre ve belge türü (e-Fatura, e-Arşiv) için mali müşavirinize danışın.

Teklifhazır'da bu akışın teklif tarafını takip edebilirsiniz. PDF'i indirip kendi e-postanızla gönderdikten sonra teklifi "Gönderildi", müşteri onay verdiğinde de "Müşteri kabul etti" olarak işaretlersiniz. Böylece hangi teklifin kabul edildiğini tek listede görür, sipariş teyidinde doğru numaraya atıf yaparsınız. Onaydan sonraki adımlar için teklif kabul edildikten sonra ne olur yazısına bakabilirsiniz.

Firmalar için pratik öneriler: Sipariş teyidi ve PO kontrolü

Müşteriden PO gelmiyorsa siz teyit gönderin

Her müşteriye PO kestiremezsiniz ama her onaydan sonra kısa bir sipariş teyidi gönderebilirsiniz. Aşağıdaki metni kendi bilgilerinizle uyarlayabilirsiniz:

Konu: Sipariş Teyidi – Teklif No: ET-2025-048 (R1)

Sayın Ayşe Hanım,

ET-2025-048 numaralı R1 teklifimizi onayladığınız için teşekkür ederiz. Siparişinizi aşağıdaki şartlarla kayda aldık:

Kalemler: 120 adet iş tulumu, 120 adet reflektörlü yelek, 60 adet logo baskılı baret

Genel toplam: 108.072 ₺ (KDV dahil, %5 iskonto uygulanmıştır)

Teslim: En geç [gün.ay.yıl], Kuzey Yapı Gebze şantiyesi

Ödeme: %30 peşin (32.421,60 ₺), kalan 75.650,40 ₺ teslimde

Bu bilgilerde bir değişiklik varsa 2 iş günü içinde bize yazmanızı rica ederiz. Üretim planlamasına peşin ödemenin ardından başlayacağız.

Saygılarımızla,

Ege Tekstil Satış Birimi

Müşteriden PO geldiyse teklifle karşılaştırın

PO'yu alıcı düzenlediği için içine kendi şartlarını da ekleyebilir. Kabul etmeden önce şu kontrol listesinden geçin:

• PO'da sizin teklif numaranız ve revizyonunuz yazıyor mu?
• Kalemler, miktarlar ve birim fiyatlar teklifle aynı mı?
• KDV dahil/hariç gösterimi ve toplam tutar tutuyor mu?
• Teslim tarihi, yeri ve nakliye sorumluluğu teklifinizle uyumlu mu?
• Ödeme vadesi değişmiş mi?
• PO'nun arkasında ya da ekinde kabul etmediğiniz genel satın alma şartları var mı?
• PO'yu imzalayan kişi firmada yetkili mi?

Bir farklılık bulursanız PO'yu sessizce kabul etmeyin. Farkı yazılı olarak bildirin, düzeltilmiş PO ya da yeni bir teklif üzerinden ilerleyin.

Teklif şablonunuza bir cümle ekleyin

Teklifin alt kısmına "Bu teklif, geçerlilik süresi içinde yazılı olarak onaylandığında sipariş olarak kabul edilir ve tarafımızca sipariş teyidi gönderilir" gibi bir not eklerseniz müşteri, onayın ne anlama geldiğini baştan bilir. Böyle bir maddeyi hazır yapıda görmek isterseniz fiyat teklifi şablonuna bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Müşterinin e-postayla "onaylıyorum" demesi yeterli mi?

Teklif esaslı unsurları içeriyorsa ve müşteri değişiklik istemeden onayladıysa, genel kurala göre sözleşme kurulmuş sayılabilir. İspatı kolaylaştırmak için onay e-postasında teklif numarasının geçmesini sağlayın ve ardından sipariş teyidi gönderin.

Teklif olmadan doğrudan sipariş alınabilir mi?

Evet. Özellikle tekrarlayan alımlarda müşteri fiyat listesine göre doğrudan sipariş verebilir. Bu durumda geçerli fiyatı ve şartları sipariş teyidinde açıkça yazmak daha da önemli hâle gelir.

Proforma fatura sipariş yerine geçer mi?

Proforma resmi bir fatura değildir ve tek başına sipariş belgesi sayılmaz. Tarafların proformadaki koşulları imza, e-posta ya da sipariş onayıyla kabul etmesi hukuki ilişki açısından önem taşıyabilir. Somut durumunuz için avukat ya da mali müşavir görüşü alın.

Hizmet işlerinde de sipariş gerekir mi?

Hizmet satışında da onayın kaydı tutulmalıdır. Fiziksel teslim olmadığı için irsaliye yerine hizmetin kabulünü gösteren bir onay kullanılır. Uzun süreli işlerde sipariş yerine sözleşme referans alınabilir.

Tekliflerinizi numaralı, tarihli ve durumu takip edilebilir şekilde tutmak isterseniz Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla ilk teklifinizi hazırlayabilirsiniz.