Teklifhazır AI
İyi bir teklif maili kısadır: hangi talebe karşılık teklif gönderdiğinizi bir cümlede söyler, en önemli bilgiyi (toplam tutar, teslim süresi, geçerlilik tarihi) gövdede özetler, PDF'i düzgün adlandırılmış bir ek olarak sunar ve müşteriden beklediğiniz bir sonraki adımı açıkça yazar. Bu yazıda konu satırı örneklerini, ilk teklif, revize teklif ve hatırlatma için kopyalanabilir metinleri ve en sık yapılan hataları bulacaksınız.
Teklif maili neden önemli?
Teklif dosyasını hazırlamak saatler sürer, maili yazmak ise çoğu zaman bir dakika. “Ektedir, iyi çalışmalar” yazıp gönderilen bir mail, müşterinin gelen kutusunda diğer onlarca mailin arasında kaybolur. Üstelik müşteri teklifi başka birine iletecekse, o kişi mailin gövdesine bakarak neyle karşılaştığını anlamaya çalışır.
Mail aynı zamanda teklifinizin ilk sayfasıdır. Müşteri PDF'i açmadan önce gövdeyi okur. Burada toplam tutarı ve teslim süresini görürse, dosyayı açmak için bir nedeni olur; ne gönderdiğinizi anlamazsa “sonra bakarım” der.
Teklif mailinin bölümleri
- Konu satırı: Ne gönderdiğinizi ve hangi iş için olduğunu söyler.
- Hitap: Kişinin adıyla. “Sayın Yetkili” yerine “Merhaba Elif Hanım”.
- Bağlam cümlesi: Hangi görüşme ya da talep üzerine teklif verdiğiniz.
- Kısa özet: Toplam tutar, KDV durumu, teslim süresi, geçerlilik tarihi.
- Ek bilgisi: Kaç dosya eklediniz, adları ne?
- Sonraki adım: Müşteriden ne bekliyorsunuz, siz ne zaman arayacaksınız?
- İmza: Ad soyad, firma, telefon.
Konu satırı örnekleri
Konu satırında “Teklif” kelimesi tek başına yetmez; müşterinin gelen kutusunda aynı başlıkta birkaç mail olabilir. İş adı, firma adı ve gerekiyorsa teklif numarası ekleyin:
- Deniz Kafe mutfak tadilatı – fiyat teklifi (No: 2026-041)
- Atlas Mimarlık ofis mobilyası teklifi – revize 2
- Web sitesi yenileme projesi için teklifimiz – Ege Tekstil
- Görüşmemize istinaden bakım sözleşmesi teklifi – Kuzey Yapı
- Hatırlatma: 12 Eylül tarihli teklifin geçerliliği cuma bitiyor
Örnek teklif mailleri
Aşağıdaki metinleri kendi işinize göre uyarlayabilirsiniz. Köşeli parantez içindeki yerleri doldurmayı unutmayın.
1. İlk teklif maili
Konu: Deniz Kafe mutfak tadilatı – fiyat teklifi (No: 2026-041)
Merhaba Selin Hanım,
Geçen perşembe yaptığımız keşif sonrasında mutfak tadilatı için hazırladığımız teklifi ekte gönderiyorum. Kısaca özetlersem:
Toplam tutar 72.000 ₺ + %20 KDV, yani 86.400 ₺. İşin süresi 8 iş günü. Teklif 30 gün geçerlidir.
Tezgâh malzemesi için iki seçenek fiyatlandırdık; farkı teklifin ikinci sayfasında görebilirsiniz. İncelediğinizde sorularınızı yanıtlamak için perşembe günü sizi aramak isterim, uygun olmayan bir saat varsa belirtmeniz yeterli.
İyi çalışmalar,
Murat Aydın – Kuzey Yapı – 0532 000 00 00
2. Revize teklif maili
Konu: Atlas Mimarlık ofis mobilyası teklifi – revize 2
Merhaba Kerem Bey,
Dünkü görüşmemizde konuştuğumuz değişikliklerle teklifi güncelledim. Değişenler:
Toplantı masası 12 kişilikten 10 kişiliğe indirildi, çalışma koltuğu adedi 18'den 20'ye çıkarıldı, teslim süresi 4 haftadan 3 haftaya indirildi.
Yeni toplam 179.000 ₺ + KDV (214.800 ₺). Önceki teklif (revize 1) geçersizdir, karışmaması için dosya adında revize numarasını belirttim.
Uygun bulursanız sipariş onayınızla birlikte üretim planına alabiliriz.
Saygılarımla,
Zeynep Kaya – Atlas Ofis Mobilyaları
3. Hatırlatma maili
Konu: Hatırlatma: 12 Eylül tarihli web sitesi teklifi
Merhaba Ahmet Bey,
12 Eylül'de gönderdiğim web sitesi yenileme teklifiyle ilgili kısa bir hatırlatma yapmak istedim. Teklifin geçerlilik süresi 26 Eylül'de doluyor.
Kapsamda değiştirmek istediğiniz bir şey varsa revize edebilirim; projeyi ertelediyseniz de haber vermeniz yeterli.
İyi çalışmalar,
Can Demir
Bu hatırlatmadan sonra da ses çıkmazsa telefonla aramanın zamanı gelmiştir. Takip zamanlaması ve telefon cümleleri için teklif gönderdikten sonra ne zaman aramalısınız yazısına bakabilirsiniz.
Ek dosyanın adı nasıl olmalı?
“teklif.pdf”, “scan001.pdf” ya da “yeni_son_son.pdf” gibi adlar müşterinin bilgisayarında kaybolur. Dosya adında firma adı, iş, tarih ve gerekiyorsa revize numarası olsun:
- KuzeyYapi_DenizKafe_MutfakTadilati_Teklif_2026-10-02.pdf
- AtlasOfis_AtlasMimarlik_Mobilya_Teklif_Rev2.pdf
Dosya adında Türkçe karakter ve boşluk kullanmamak, bazı e-posta programlarında ve eski bilgisayarlarda adın bozulmasını önler. PDF boyutunu da makul tutun; yüksek çözünürlüklü fotoğraflarla şişmiş dosyalar bazı kurumsal e-posta sunucularında takılabilir. Görselleri küçültmek ya da ayrı bir katalog dosyası olarak göndermek çoğu zaman yeterlidir. Dosyanın düzeniyle ilgili ipuçları için teklif PDF tasarımı yazısına göz atabilirsiniz.
Ton: ne kadar resmi olmalı?
Kurumsal bir satın alma birimine yazdığınız mail ile yıllardır çalıştığınız bir esnafa yazdığınız mail aynı tonda olmak zorunda değil. Ama iki durumda da netlik önce gelir. Aşırı resmi kalıplar (“İşbu teklifimiz tarafınızca değerlendirilmek üzere…”) mesafe yaratır; aşırı samimi bir dil ise ciddiyeti azaltır. Müşteri size nasıl yazıyorsa ona yakın bir tonda cevap vermek genelde doğru sonuç verir.
Sık yapılan hatalar
- Eki unutmak: En yaygın hata. Göndermeden önce eki kontrol etmeyi alışkanlık haline getirin.
- Belirsiz konu satırı: “Teklif” ya da “Bilgi” gibi başlıklar aramada bulunmaz.
- Tutarı gövdede yazmamak: Müşteri toplamı görmek için dosyayı açmak zorunda kalır.
- KDV'yi belirsiz bırakmak: “72.000 ₺” yazıp KDV dahil mi hariç mi söylememek. Karışıklığı önlemek için teklifte KDV nasıl gösterilir yazısına bakabilirsiniz.
- Uzun metin: Teklif dosyasında yazanları maile de kopyalamak. Mail özet, dosya ayrıntıdır.
- Sonraki adımı yazmamak: “Dönüşünüzü bekleriz” yerine ne zaman arayacağınızı söyleyin.
- Yanlış kişiye göndermek: Toplu listeden seçerken aynı adlı iki kişiyi karıştırmak. Alıcıyı son bir kez kontrol edin.
Göndermeden önce kontrol listesi
- Konu satırında iş adı ve firma adı var mı?
- Hitapta kişinin adı doğru yazılmış mı?
- Toplam tutar, KDV durumu, teslim süresi ve geçerlilik tarihi gövdede var mı?
- PDF ekli mi, adı anlaşılır mı, doğru sürüm mü?
- Sonraki adım ve takip tarihi yazılı mı?
- İmzada telefon numaranız var mı?
Teklifhazır kullanıyorsanız teklifi hazırlayıp PDF'ini indirdikten sonra bu maili kendi e-posta programınızdan ya da WhatsApp'tan gönderirsiniz; ardından teklifi “Gönderildi” olarak işaretlemek, hangi tekliflerin cevap beklediğini görmenizi sağlar.
WhatsApp'tan teklif gönderirken
Küçük işletmelerle çalışıyorsanız teklifi WhatsApp'tan göndermeniz de gayet olağan. Burada da aynı mantık geçerli, sadece metin daha kısa olur. PDF'i gönderdikten hemen sonra şöyle bir mesaj ekleyin:
Merhaba Selin Hanım, mutfak tadilatı teklifimizi PDF olarak gönderdim. Toplam 86.400 ₺ (KDV dahil), iş süresi 8 iş günü, teklif 30 gün geçerli. Perşembe günü sorularınız için arayacağım.
Yalnızca PDF'i gönderip mesaj yazmamak, müşterinin dosyayı açmadan geçmesine neden olabilir. Kısa bir özet, dosyanın neden önemli olduğunu hatırlatır. Kurumsal müşterilerde ise WhatsApp'ı haber vermek için, maili ise asıl belge için kullanmak daha düzenli bir kayıt bırakır.
Sık sorulan sorular
Teklifi mail gövdesine mi yazmalıyım, PDF olarak mı eklemeliyim?
İkisi birlikte en iyisidir: gövdede kısa özet, ayrıntılar PDF'te. PDF, müşterinin başka birine iletmesi ve arşivlemesi için daha düzenlidir.
Teklif mailini kime göndermeliyim?
Teklifi isteyen kişiye. Kararı başka biri verecekse onu bilgi olarak eklemeyi müşterinize sorun; habersiz olarak üst yöneticiyi eklemek rahatsızlık yaratabilir.
Aynı müşteriye revize gönderirken yeni mail mi açmalıyım?
Aynı yazışma zinciri içinde cevap olarak göndermek geçmişi bir arada tutar. Konu satırına revize numarasını eklemeniz yeterli.
Hazır bir teklif şablonu var mı?
Teklif dosyası için fiyat teklifi şablonunu kullanabilirsiniz. Mail için bu yazıdaki örnekleri kendi bilgilerinizle doldurmanız yeterli.
Teklif dosyasını birkaç dakikada hazırlamak isterseniz Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla ilk teklifinizi oluşturabilirsiniz.
