Online Teklif Hazırlama Nedir? Kimler Kullanmalı, Nasıl Seçilir?

Online teklif hazırlama, fiyat teklifinizi bilgisayara program kurmadan, internet tarayıcısı üzerinden hazırlamak demektir. Müşteri ve ürün bilgileriniz çevrimiçi bir hesapta durur; kalemleri seçer, KDV ve toplamların hesaplanmasını izler, teklifi PDF olarak indirirsiniz. Ofisteki bilgisayardan, evdeki dizüstünden ya da sahadaki tabletten aynı kayıtlara ulaşırsınız.

Terim bazen yanlış anlaşılıyor, bu yüzden baştan netleştirelim: burada “online” teklifin hazırlanma biçimini anlatır. Teklifin müşteriye nasıl iletileceği ayrı bir konudur. Pek çok işletme teklifi online hazırlar, PDF olarak indirir ve kendi e-postası ya da WhatsApp'ı üzerinden gönderir.

Online teklif hazırlama nasıl çalışır?

Tipik bir akış şöyledir:

1. Tarayıcıdan hesabınıza girersiniz.
2. Firma bilgilerinizi ve logonuzu bir kez kaydedersiniz.
3. Müşterilerinizi ve sık kullandığınız ürün ya da hizmetleri kaydedersiniz.
4. Yeni teklif açıp müşteriyi seçer, kalemleri ekler, miktar ve fiyatları girersiniz.
5. Ara toplam, iskonto, KDV ve genel toplam otomatik hesaplanır.
6. Ödeme ve teslim şartlarını, geçerlilik süresini ekleyip PDF'i indirirsiniz.
7. PDF'i müşteriye kendi kanalınızdan gönderir, teklifin durumunu güncellersiniz.

Teklif bir dosya olarak bilgisayarınızda kaybolmaz; tüm teklifler tarih, müşteri, tutar ve durumlarıyla bir listede durur.

Word ve Excel ile arasındaki fark nedir?

Tablodan da görüldüğü gibi her iki yolun da artıları var. Word ve Excel esnektir ve internet gerektirmez. Online program ise tekrar eden işleri azaltır, hesabı güvenceye alır ve teklifleri tek yerde toplar. Excel tarafını ayrıntılı incelediğimiz Excel ile teklif hazırlama yazısına da bakabilirsiniz.

Kimler online teklif hazırlamalı?

Teklif vererek satış yapan hemen her işletme için uygun olabilir. Ancak bazı iş modellerinde faydası daha belirgindir.

Sahada çalışan hizmet firmaları

Klima montajı, tadilat, güvenlik sistemi kurulumu gibi işlerde keşif müşterinin yerinde yapılır. Online bir sistemle keşfi yapan kişi ofise dönmeden, tabletten ya da dizüstünden teklifi hazırlayabilir. İnşaat ve taahhüt işleri için örnekleri inşaat ve taahhüt sayfasında bulabilirsiniz.

Ajanslar ve freelancerlar

Hizmet paketleri büyük ölçüde standarttır ama her müşteride küçük farklar olur: sayfa sayısı, ay sayısı, ek revizyon. Paketler bir kez kaydedildiğinde teklif birkaç dakikada çıkar. Bağımsız çalışanlar için freelancerlar sayfasına göz atabilirsiniz.

Ürün satışı yapan KOBİ'ler

Yüzlerce kalemlik fiyat listesiyle çalışan toptancı ve bayiler için ürünleri listeden seçmek, her teklifte fiyat aramaktan çok daha hızlıdır. Liste Excel'de hazırsa içe aktarılabilir.

Birden fazla kişinin teklif hazırladığı ekipler

Üç satış temsilcisi aynı ürün listesiyle, aynı şablonla ve aynı şartlarla çalıştığında teklifler birbirini tutar. Yönetici de hangi teklifin hangi aşamada olduğunu tek listede görür.

Kimler için gerekli olmayabilir?

Yılda birkaç teklif veren, her teklifi tamamen özel bir proje dosyası olarak hazırlayan ya da internet erişimi sınırlı yerlerde çalışan işletmeler için iyi kurulmuş bir Word veya Excel şablonu yeterli olabilir.

Örnek: bir ajansın online hazırladığı teklif

Mavi Dijital adlı küçük bir ajans, Deniz Kafe'ye web sitesi ve sosyal medya teklifi hazırlıyor. Paketler kayıtlı olduğu için yalnızca miktarları giriyor:

Ajans teklifi PDF olarak indirip kafe sahibine e-postayla gönderiyor ve listede “Gönderildi” olarak işaretliyor. Bir hafta sonra listeye baktığında cevap bekleyen teklifleri görüp arama yapıyor.

Online teklif programı seçerken nelere bakılmalı?

• Hesap doğruluğu: Farklı KDV oranları, kalem bazında ve genel iskonto doğru hesaplanıyor mu? Bir örnek teklifi elle yaptığınız hesapla karşılaştırarak test edin.
• PDF kalitesi: Çıktı kurumsal görünüyor mu, logonuz düzgün duruyor mu, tablo okunaklı mı?
• Veri aktarımı: Mevcut ürün listenizi Excel'den aktarabiliyor musunuz?
• Türkiye'ye uygunluk: Vergi dairesi, vergi numarası, TL biçimi ve Türkçe arayüz var mı?
• Veri güvenliği ve KVKK: Verilerinizin nerede saklandığı ve nasıl işlendiği açıkça yazıyor mu?
• Fiyat şeffaflığı: Ücret kullanıcı başına mı, abonelik otomatik yenileniyor mu, ücretsiz başlama imkânı var mı?
• Gerçek özellikler: Tanıtımda anlatılan her şeyin programda gerçekten olduğunu ücretsiz planda ya da denemede kendiniz görün.

Online teklif hakkında sık karışan kavramlar

“Online teklif” ifadesi farklı kişiler için farklı anlamlara gelebiliyor. Karar vermeden önce hangi özelliğe ihtiyacınız olduğunu ayırmak işinizi kolaylaştırır.

• Online hazırlama: Teklifin tarayıcıda oluşturulması. Bu yazının konusu budur.
• PDF teklif: Hazırlanan teklifin sabit görünümlü bir dosya olarak alınması. Müşterilerin çoğu, özellikle kurumsal satın alma birimleri, arşivleyebildikleri ve yazdırabildikleri bir PDF bekler.
• Teklifin iletilmesi: Dosyanın müşteriye ulaştırılması. Bunu çoğu işletme zaten kullandığı e-posta ya da mesajlaşma uygulamasıyla yapar.
• Müşteri kararı: Kabul, ret ya da revizyon talebi. Genellikle telefonla, e-postayla ya da imzalı bir sipariş formuyla gelir; siz de teklifin durumunu buna göre güncellersiniz.

Bir programı değerlendirirken bu dört adımdan hangisini üstlendiğini sorun. İhtiyacınız çoğu zaman ilk ikisidir: teklifi hızlı ve doğru hazırlamak, düzgün bir PDF almak.

Geçişin ilk haftası nasıl olmalı?

Online bir sisteme geçerken her şeyi bir günde taşımaya çalışmayın. Sırayla ilerlemek daha az yorar:

1. 1. gün: Firma bilgileri, logo, banka bilgileri ve standart şartlar.
2. 2. gün: En sık teklif verdiğiniz 20–30 ürün ya da hizmet.
3. 3. gün: Aktif müşterileriniz; eski ve pasif müşterileri gerek oldukça ekleyin.
4. Hafta boyunca: Yeni gelen her teklif talebini yalnızca yeni sistemde hazırlayın.

Bir haftanın sonunda sistemin size uyup uymadığını çoğunlukla anlarsınız. Eski Word ve Excel dosyalarınızı silmeyin; geçmiş teklifler için bir süre arşiv olarak kalabilirler.

Sık sorulan sorular

Online teklif hazırlamak için internet şart mı?

Evet, teklif hazırlarken internet bağlantısı gerekir. İndirdiğiniz PDF ise bilgisayarınızda durur ve internetsiz de açılır.

Online hazırlanan teklif müşteriye nasıl gönderilir?

Programın desteklediği yola göre değişir. Teklifhazır'da teklifi PDF olarak indirip kendi e-postanız ya da WhatsApp'ınızla gönderirsiniz, ardından teklifi “Gönderildi” olarak işaretlersiniz. Gönderim metni için teklif maili örneklerine bakabilirsiniz.

Online teklif ile proforma fatura aynı şey mi?

Hayır. Teklif, fiyat ve şartları öneren bir belgedir; proforma fatura ise genellikle anlaşma sonrası ön bilgi ve ödeme için düzenlenir. Farkları proforma fatura yazısında anlattık.

Ücretsiz online teklif hazırlanabilir mi?

Evet. Hızlıca tek bir teklif çıkarmak için teklif oluşturma aracını kullanabilirsiniz. Müşteri ve ürün kaydı gibi düzenli kullanım için ücretsiz planı olan bir program daha uygundur.

Teklifinizi tarayıcıdan hazırlamayı denemek isterseniz, ücretsiz planla kredi kartı gerekmeden ilk teklifinizi oluşturabilirsiniz.