Proforma Fatura Nedir? Teklif ve Faturadan Farkları, Örnekle

Proforma fatura, satış kesinleşmeden önce alıcıya gönderilen ve satılacak ürün ya da hizmetin miktarını, fiyatını, teslim ve ödeme koşullarını gösteren bir ön faturadır. Resmî bir fatura değildir; genel kabul, proforma faturanın vergi belgesi olarak kullanılmadığı ve muhasebe kaydına esas alınmadığı yönündedir. Satış gerçekleştiğinde bunun yerine normal fatura (ya da e-fatura/e-arşiv fatura) düzenlenir.

Tekliften farkı ise zamanlamada ve kesinlikte: teklif pazarlığın başında verilir ve değişebilir, proforma fatura ise şartlar büyük ölçüde netleştikten sonra, çoğu zaman ön ödeme ya da resmî bir işlem için hazırlanır. Aşağıda üç belgeyi tabloyla karşılaştırıyor, proformanın hangi durumlarda istendiğini örneklerle anlatıyoruz.

Proforma fatura ne işe yarar?

Proformanın temel işi, alıcıya “bu işi bu şartlarla yaparsak faturanız tam olarak böyle olacak” demektir. Alıcı bu belgeyle bütçesini ayırır, ödemesini hazırlar ya da bankaya, gümrüğe veya kendi satın alma birimine sunar.

En sık kullanıldığı durumlar şunlardır:

• Ön ödeme istenen satışlar: Üretime ya da sevkiyata başlamadan önce ödeme alacaksanız, alıcının muhasebesi neye ödeme yaptığını gösteren bir belge ister. Proforma bu ihtiyacı karşılar.
• İhracat ve ithalat: Yurt dışındaki alıcı, ithalat izni, döviz transferi ya da akreditif açmak için bankasına proforma fatura sunabilir.
• Akreditifli ödemeler: Banka, akreditif koşullarını proformadaki bilgilere göre düzenleyebilir; bu yüzden proformadaki tutar, teslim şekli ve ürün tanımlarının sonradan kesilecek faturayla tutarlı olması gerekir.
• Kurumsal satın alma: Bazı firmalar ödeme talimatı vermeden önce satın alma dosyasına proforma koyar.

Teklif, proforma fatura ve fatura arasındaki farklar

Kısaca: teklif satışa davet eder, proforma satışı hazırlar, fatura satışı kayda geçirir.

Proforma faturada hangi bilgiler bulunur?

Proforma için tek tip bir resmî şablon yoktur, ama alıcının ve bankanın beklediği bilgiler büyük ölçüde aynıdır:

• Belgenin üstünde açıkça “Proforma Fatura” ya da “Proforma Invoice” ibaresi
• Proforma numarası ve tarihi
• Satıcı ve alıcının unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası (yurt dışı alıcıda şirket kayıt bilgileri)
• Ürün veya hizmetlerin açık tanımı, miktarı, birimi, birim fiyatı ve tutarı
• Para birimi ve toplam tutar; yurt içinde KDV oranı ve tutarı
• Teslim şekli (ihracatta FOB, CIF, EXW gibi teslim şekli terimleri) ve tahmini teslim tarihi
• Ödeme şekli ve vadesi, banka bilgileri (IBAN, SWIFT)
• İhracatta ürünlerin gümrük tarife (GTİP) kodu, menşei, ağırlık ve ambalaj bilgisi
• Proformanın geçerlilik süresi

Hazır bir düzen isterseniz proforma fatura örneği sayfasındaki şablonu kendi bilgilerinizle doldurabilirsiniz.

Örnek 1: İhracatta proforma fatura

Ege Tekstil, Almanya'daki bir alıcıya baskılı tişört satacak. Fiyat ve adetler e-posta yazışmalarıyla netleşti; alıcı, bankasına ödeme talimatı verebilmek için proforma istiyor.

Altına ödeme koşulu yazılır: “%30 (3.000,00 EUR) sipariş onayında peşin, kalan %70 (7.000,00 EUR) yükleme öncesi, banka havalesiyle.” Teslim şekli, tahmini yükleme tarihi, GTİP kodu ve banka bilgileri de eklenir. İhracatta KDV uygulaması ve belge süreçleri özel kurallara bağlı olduğundan, bu kısmı mutlaka mali müşavirinizle ve gerekiyorsa gümrük müşavirinizle birlikte kurgulayın.

Örnek 2: Yurt içinde ön ödeme için proforma

Kuzey Yapı, bir tedarikçiden 45.000 TL + KDV tutarında seramik sipariş ediyor. Tedarikçi, ürünleri ayırmadan önce ödeme istiyor. Kuzey Yapı'nın muhasebesi de ödeme çıkışı için bir belge talep ediyor. Tedarikçi şu özetle bir proforma gönderir: ara toplam 45.000 TL, KDV (%20) 9.000 TL, genel toplam 54.000 TL; teslim, ödemenin hesaba geçmesinden itibaren 5 iş günü içinde.

Ödeme yapıldıktan ve mal teslim edildikten sonra tedarikçi aynı tutarla normal faturayı düzenler. Proforma, bu faturanın yerine geçmez; yalnızca öncesindeki ödemeyi mümkün kılar. KDV'nin nasıl gösterileceğine dair ayrıntılar için teklifte KDV gösterimi yazımıza bakabilirsiniz.

Hangi durumda teklif, hangi durumda proforma?

• Müşteri henüz karar vermediyse, seçenekler ve fiyat üzerinde konuşuluyorsa: teklif hazırlayın.
• Müşteri kabul etti, ödeme ya da resmî işlem için belge istiyorsa: proforma düzenleyin.
• Mal teslim edildi ya da hizmet yapıldıysa: fatura kesin.

Pratikte sık yapılan hata, pazarlığın ortasında proforma göndermektir. Proforma kesin şartlar izlenimi verir; fiyat henüz değişecekse alıcının elinde “son fiyat” gibi duran bir belge bırakmış olursunuz. Tersi de sorun yaratır: bankanın proforma beklediği bir işlemde teklif belgesi göndermek, belgenin reddedilmesine yol açabilir.

Kabul edilen tekliften proformaya: adım adım

Teklifi hazırlayan ekip ile proformayı düzenleyen muhasebe ya da dış ticaret birimi farklı kişilerse, bilgi aktarımında kayıp olur. Şu sıra bunu önler:

1. Müşterinin kabulünü yazılı alın. Hangi revizyonun kabul edildiği e-postada ya da imzalı teklifte açıkça görünsün.
2. Son revizyonun kalemlerini aynen aktarın. Ürün tanımları, miktarlar ve birim fiyatlar teklifle birebir aynı olmalı. Yeni bir indirim ya da ek kalem varsa önce teklifi revize edin.
3. Alıcının resmî bilgilerini isteyin. Teklifte yeterli olan “Ahmet Bey, satın alma” bilgisi proformada yetmez; tam unvan, adres ve vergi ya da şirket kayıt numarası gerekir.
4. Ödeme ve teslim bilgisini tamamlayın. Banka hesabı, teslim şekli ve tahmini sevk tarihi eklenir.
5. Proformayı numaralandırın ve teklif numarasına atıf yapın. “TKL-2026-041 R2 numaralı teklifimize istinaden” gibi bir ifade, iki belge arasındaki bağı kurar.

Proforma hazırlarken dikkat edilecekler

1. Proformadaki kalemleri, kabul edilen teklifin son revizyonundan alın. Eski bir sürümden kopyalamak en sık görülen tutarsızlıktır.
2. Para birimini ve dövizli işlerde kur esasını açıkça yazın. Döviz karşılıklarını döviz çevirici ile kontrol edebilirsiniz.
3. Proformaya da bir geçerlilik süresi koyun; fiyatlar ve stok süresiz sabit kalmaz.
4. Akreditifli işlemlerde ürün tanımlarını ve tutarları, sonra kesilecek faturayla harfi harfine aynı tutun.
5. Belgenin üstünde “Proforma” ibaresi mutlaka olsun; normal faturayla karıştırılmasın.

Proformanın temeli iyi hazırlanmış bir tekliftir. Teklifhazır'da müşteri ve ürün bilgileriyle teklifi hazırlayıp PDF olarak indirebilir, kabul edilen teklifin kalemlerini proformanıza temel alabilirsiniz. Teklifhazır bir fatura programı değildir; fatura için muhasebe ya da e-fatura yazılımınızı kullanmaya devam edersiniz.

Sık sorulan sorular

Proforma fatura yerine teklif gönderebilir miyim?

Müşteri yalnızca fiyat bilgisi istiyorsa teklif yeterlidir. Ama banka, gümrük ya da alıcının muhasebesi özellikle proforma istiyorsa, başlığında “Proforma Fatura” yazan ve gerekli bilgileri içeren bir belge hazırlamanız gerekir.

Proforma faturada KDV gösterilir mi?

Yurt içi satışlarda KDV oranı ve tutarı genellikle gösterilir, çünkü alıcı ödeyeceği toplamı bilmek ister. İhracatta KDV uygulaması farklıdır; hangi durumun sizin için geçerli olduğunu mali müşavirinize sorun.

Proforma faturanın muhasebe kaydı yapılır mı?

Genel uygulamada proforma bir vergi belgesi olarak kabul edilmez ve satış kaydı gerçek fatura üzerinden yapılır. Alınan ön ödemenin nasıl kaydedileceği ise muhasebe konusudur; mali müşavirinizle netleştirin.

Proforma fatura değiştirilebilir mi?

Şartlar değişirse eski proformayı düzeltmek yerine yeni numaralı bir proforma düzenlemek daha güvenlidir. Özellikle bankaya sunulmuş bir proformada değişiklik, bankanın işlemini de etkileyebilir.