Teklifhazır AI
İyi bir teklif formunda en az şu bilgiler bulunur: iki tarafın bilgileri, teklif numarası ve tarihi, kalem kalem ürün ya da hizmet tablosu, ara toplam, KDV ve genel toplam, geçerlilik süresi, ödeme ve teslim şartları. Aşağıda bu alanları üç farklı iş için rakamlarla doldurduk: bir mimarlık hizmeti, bir üretim ve toptan satış teklifi, bir de kurumsal tadilat teklifi.
Boş şablonlarda sık karşılaşılan sorun şudur: Kutular orada ama içine ne yazılacağı belli değil. Bu yazıdaki örnekleri kendi işinize uyarlayarak kullanabilirsiniz.
Teklif formu nedir, hangi bilgileri içermeli?
Teklif formu, belirli bir ürün ya da hizmeti hangi fiyat ve şartlarla vereceğinizi müşteriye yazılı olarak bildiren belgedir. Fatura gibi biçimi mevzuatla belirlenmiş bir belge değildir. Düzenini kendiniz kurarsınız ama içeriğin eksiksiz olması gerekir.
Yaygın düzen şöyledir: Sol üstte sizin ve müşterinin bilgileri, sağ üstte teklif numarası, tarih ve geçerlilik yer alır. Ortada kalem tablosu bulunur, altında toplamlar ve şartlar, en sonda da onay alanı gelir.
- Teklifi veren: Unvan, adres, vergi dairesi ve numarası, telefon, e-posta.
- Müşteri: Unvan, ilgili kişi, adres. Kurumsal müşteride talep ya da referans numarası.
- Teklif numarası ve tarihi: Tek ve izlenebilir bir numara. Nasıl kurulacağını teklif numarası nasıl verilir yazısında anlattık.
- Kalem tablosu: Açıklama, miktar, birim, birim fiyat, varsa iskonto ve tutar.
- Toplamlar: Ara toplam (KDV hariç), KDV oranı ve tutarı, genel toplam (KDV dahil).
- Şartlar: Geçerlilik süresi, ödeme planı, teslim süresi ve yeri, garanti, kapsam dışı işler.
- Onay alanı: Müşterinin adı, tarih, kaşe ve imza.
Bölümlerin mantığını ayrıntılı görmek isterseniz teklif şablonu nasıl oluşturulur yazısına bakabilirsiniz.
Hizmet sektörü için doldurulmuş teklif formu örneği
Atlas Mimarlık, Deniz Kafe'nin yeni şubesi için iç mekân tasarımı teklifi hazırlıyor. Hizmet tekliflerinde kalemleri aşamalara bölerseniz müşteri neye para ödediğini daha kolay görür.
Üst bilgi: Teklif no: ATL-2025-014 · Tarih: 10.03.2025 · Geçerlilik: 15 gün · Müşteri: Deniz Kafe Gıda Ltd. Şti., ilgili kişi: Selin Kaya
| Kalem | Miktar | Birim fiyat (₺, KDV hariç) | Tutar (₺) |
|---|---|---|---|
| Rölöve ve ölçü alımı | 1 iş | 8.500,00 | 8.500,00 |
| Konsept tasarım (2 alternatif, 1 revizyon) | 1 iş | 22.000,00 | 22.000,00 |
| Uygulama projesi ve detay çizimleri | 1 iş | 35.000,00 | 35.000,00 |
| Şantiye kontrol ziyareti | 4 ziyaret | 2.750,00 | 11.000,00 |
| Ara toplam (KDV hariç) | 76.500,00 | ||
| KDV (%20) | 15.300,00 | ||
| Genel toplam (KDV dahil) | 91.800,00 | ||
Şartlar bölümüne yazılanlar:
- Ödeme: %40 sözleşme imzasında, %40 konsept onayında, %20 uygulama projesi tesliminde.
- Süre: Konsept, ölçü alımından sonra 10 iş günü içinde teslim edilir.
- Kapsam dışı: Mobilya imalatı, ruhsat işlemleri, fiyata dahil olan tek revizyondan sonraki değişiklikler.
"1 revizyon" ifadesi kalem açıklamasında boşuna yer almıyor. Kapsam ve revizyon sınırını yazmazsanız, sonradan istenen her değişiklik ücretsiz sayılabilir. Hizmet tekliflerinde kapsamı nasıl tarif edeceğinizi hizmet teklifi hazırlama rehberinde ayrıca ele aldık.
Üretim ve toptan satış için doldurulmuş teklif formu örneği
Marmara Metal, Ege Tekstil'in yeni deposu için raf sistemi teklifi veriyor. Burada iki fark var: Miktara bağlı iskonto uygulanıyor, montaj ve nakliye de ayrı kalem olarak yazılıyor.
Üst bilgi: Teklif no: MM-2025-087 · Tarih: 12.03.2025 · Geçerlilik: 7 gün (sac fiyatları değişken) · Müşteri: Ege Tekstil San. A.Ş., satınalma: Murat Demir
| Kalem | Miktar | Birim fiyat (₺, KDV hariç) | İskonto | Tutar (₺) |
|---|---|---|---|---|
| Ağır yük raf ünitesi, 200x60x250 cm | 40 adet | 4.850,00 | %8 | 178.480,00 |
| Ek raf katı, sac, 200x60 cm | 120 adet | 640,00 | %8 | 70.656,00 |
| Depo içi montaj | 40 ünite | 350,00 | – | 14.000,00 |
| Nakliye (İzmir içi) | 1 sefer | 6.500,00 | – | 6.500,00 |
| Ara toplam (KDV hariç) | 269.636,00 | |||
| KDV (%20) | 53.927,20 | |||
| Genel toplam (KDV dahil) | 323.563,20 | |||
Hesabı kontrol edelim: 40 × 4.850 = 194.000 ₺, %8 iskonto 15.520 ₺, kalan 178.480 ₺. Ek raf katında 120 × 640 = 76.800 ₺, %8 iskonto 6.144 ₺, kalan 70.656 ₺. KDV, iskonto düşüldükten sonraki tutar üzerinden hesaplanır. Rakamları KDV hesaplama aracıyla bir kez daha doğrulayabilirsiniz.
Şartlar bölümüne yazılanlar:
- Termin: Sipariş onayından sonra 20 iş günü.
- Teslim yeri: Alıcının Kemalpaşa deposu. İndirme ve montaj sırasında depo zemininin boş olması alıcının sorumluluğundadır.
- Ödeme: %30 avans, kalan tutar teslimden sonra 30 gün vadeli.
- Garanti: Kaynak ve imalat hatalarına karşı 2 yıl.
Üretim tekliflerinde termini kapasiteye göre belirlemek ayrı bir konu. Bunun için üretim firması teklif hazırlama yazısına göz atabilirsiniz.
İhale ve kurumsal teklif formu örneği
Kurumsal müşteriler çoğu zaman kendi kalem listelerini gönderir ve teklifin bu listeye birebir uymasını ister. Kuzey Yapı, Deniz Lojistik A.Ş.'nin ofis tadilatı talebine yanıt veriyor. Kalem numaraları müşterinin listesiyle aynı tutuluyor.
Üst bilgi: Teklif no: KY-2025-031-R1 · Müşteri talep no: DL-SAT-0219 · Tarih: 14.03.2025 · Geçerlilik: 30 gün · Teknik şartname: DL-TŞ-04 sürüm 2'ye uygundur.
| No | Kalem | Miktar | Birim fiyat (₺, KDV hariç) | Tutar (₺) |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Alçıpan bölme duvar | 180 m² | 820,00 | 147.600,00 |
| 1.2 | Asma tavan, 60x60 taşyünü | 240 m² | 560,00 | 134.400,00 |
| 1.3 | Vinil zemin kaplama | 240 m² | 690,00 | 165.600,00 |
| 1.4 | İç cephe boyası (2 kat) | 520 m² | 145,00 | 75.400,00 |
| Ara toplam (KDV hariç) | 523.000,00 | |||
| KDV (%20) | 104.600,00 | |||
| Genel toplam (KDV dahil) | 627.600,00 | |||
Kurumsal formda ek olarak şu bilgiler bulunur:
- Revizyon eki (R1): Teklifin önceki sürümle karışmasını önler.
- Müşterinin talep numarası: Satınalma birimi teklifi bu numarayla eşleştirir.
- Şartnameye uygunluk ve sapmalar: Uymadığınız bir madde varsa ayrı bir satırda açıkça yazılır.
- Yetkili imza: Teklifi imzalayan kişinin adı ve unvanı.
Bazı hizmet ve mal teslimlerinde, işin türüne ve alıcının durumuna göre KDV'nin bir kısmını alıcı beyan eder. Buna KDV tevkifatı denir. Tevkifat KDV hariç fiyatı değiştirmez, sizin tahsil edeceğiniz KDV tutarını değiştirir. Uygulanacaksa teklifte belirtilmesi gerekir. İşinize tevkifat uygulanıp uygulanmadığını mali müşavirinize sorun.
Kamu ihalelerinde ise kendi formunuz kullanılmaz. İdarenin hazırladığı birim fiyat teklif cetveli ve ihale dokümanındaki biçim esas alınır.
Formda sık yapılan hatalar ve eksik bırakılan alanlar
- KDV belirsizliği: Teklif sonrası sık duyulan soru "Bu fiyata KDV dahil miydi?" sorusudur. Sütun başlığına "KDV hariç" yazın, toplamları da ayrı satırlarda gösterin.
- Geçerlilik süresinin olmaması: Türk Borçlar Kanunu'na göre süre belirterek yapılan öneri, süre bitene kadar teklif vereni bağlar. Süre yazmazsanız ne kadar bağlı kalacağınız tartışmaya açılır ve aylar sonra gelen bir "kabul ediyoruz" mesajı sizi zor durumda bırakabilir.
- Belirsiz kalem açıklaması: "Raf sistemi" yerine ölçü, malzeme ve adet yazın.
- Montaj ve nakliyenin yazılmaması: Müşteri bunların fiyata dahil olduğunu varsayar.
- Kapsam dışı işlerin belirtilmemesi: Sonradan çıkan anlaşmazlıklar çoğu zaman bu boşluktan doğar.
- Onay alanının unutulması: Müşterinin kaşe ve imzasıyla kabul ettiği teklif, taraflar arasında bağlayıcı bir belgeye dönüşebilir. Sözleşmenin yerine ne ölçüde geçeceği konusunda bir avukata danışın.
- Kabul sonrası sözlü değişiklik: Kapsam değişirse yeni fiyatı yazılı olarak bildirin ve onay almadan uygulamayın. Revize teklif yeni bir revizyon numarası alır.
Doldurulmuş formdan profesyonel PDF teklife geçiş
Formu Excel ya da Word'de doldurmak mümkün. Ancak her teklifte formülleri kontrol etmek, numarayı elle vermek ve düzeni korumak zaman alır. Hazır bir yapıyla başlamak isterseniz teklif formu Excel şablonunu kullanabilirsiniz.
Teklifhazır gibi tarayıcıdan çalışan bir programda müşteri ve ürünleri bir kez kaydedersiniz. Kalemleri eklediğinizde KDV ve toplamlar otomatik hesaplanır. Teklifi kurumsal bir PDF düzeninde indirip kendi e-postanızdan ya da WhatsApp'tan müşteriye gönderir, ardından "Gönderildi" olarak işaretlersiniz. Bir teklifte tek KDV oranı kullanılır; farklı oranlı kalemler varsa bunları ayrı tekliflere bölmeniz gerekir.
Teklifhazır'ın ücretsiz planıyla yukarıdaki örneklerden birini kendi rakamlarınızla deneyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Teklif formunda fiyatlar KDV dahil mi, hariç mi yazılmalı?
Kurumsal ve toptan satışta birim fiyatlar genellikle KDV hariç yazılır, KDV altta ayrı gösterilir. Bireysel müşteriye KDV dahil fiyat daha anlaşılır olabilir. Hangisini seçerseniz seçin, bunu sütun başlığında açıkça belirtin.
Proforma fatura ile teklif formu aynı şey mi?
Hayır. Teklif formu satış şartlarını sunan, biçimi serbest bir belgedir. Proforma fatura ise kesinleşmeye yakın bir satışın fatura biçiminde düzenlenmiş ön belgesidir. İkisi de mali açıdan fatura yerine geçmez.
Teklif formu sözleşme yerine geçer mi?
Müşteri tarafından kaşelenip imzalanan bir teklif, taraflar arasında bağlayıcı bir anlaşma niteliği kazanabilir. Büyük ya da uzun süreli işlerde ayrıca sözleşme yapmak ve hukuki ayrıntılar için avukata danışmak daha güvenlidir.
Geçerlilik süresi kaç gün olmalı?
Fiyatlarınızın ne kadar oynak olduğuna bağlıdır. Hammadde ya da döviz etkisi yüksekse 7 gün, sabit fiyatlı hizmetlerde 15–30 gün sık görülen sürelerdir. Süreyi gün olarak yazın, mümkünse son tarihi de ekleyin.
