Teklifhazır AI
Kurumsal satış teklifi, tek bir kişinin değil bir karar grubunun onayından geçer. Satın alma birimi fiyatı ve şartları, finans toplam maliyeti ve ödeme planını, teknik ekip şartnameye uyumu, yönetim ise işin neden gerekli olduğunu arar. Teklifinizi bu dört okuyucu için ayrı bölümlerle kurarsanız, her biri kendi sorusunun cevabını hızla bulur ve dosya masadan masaya dolaşırken takılmaz.
Bu yazıda, kurgusal Atlas Güvenlik Sistemleri'nin bir tekstil fabrikasına hazırladığı kamera sistemi teklifini örnek alarak adım adım ilerliyoruz.
Kurumsal teklifte kim neyi okur?
KOBİ'ye yapılan satışta çoğu zaman karşınızda tek karar verici vardır. Kurumsal müşteride ise teklif bir süreçten geçer ve her durakta başka bir göz tarafından okunur. Hangi bölümü kimin okuyacağını bilmek, teklifin yapısını belirler.
| Okuyucu | Aradığı soru | Teklifte baktığı yer |
|---|---|---|
| Genel müdür / yönetim | Bu iş bize ne kazandırır, riski ne? | Yönetici özeti |
| Teknik ekip | Şartnamemizi karşılıyor mu? | Şartname eşleme tablosu, teknik ekler |
| Satın alma | Fiyat, teslim, garanti, şartlar net mi? | Kalem tablosu, ticari şartlar |
| Finans | Toplam maliyet ve ödeme takvimi ne? | Maliyet özeti, ödeme planı |
| Hukuk / uyum | Sorumluluklar ve belgeler tamam mı? | Risk ve uyum bölümü |
Toplantıda kiminle konuştuysanız ona sorun: “Bu teklifi sizden sonra kimler görecek?” Cevap, hangi bölümleri ne kadar ayrıntılı yazacağınızı söyler.
Yönetici özeti: ilk sayfa
Yönetimdeki kişi teklifin tamamını okumayabilir. İlk sayfa tek başına okunduğunda karar verdirecek kadar net olmalı. İyi bir yönetici özeti yarım sayfayı geçmez ve dört şeyi söyler: müşterinin ihtiyacı, önerdiğiniz çözüm, toplam tutar ve takvim.
Ege Tekstil'in iki üretim binası ve sevkiyat alanında kör nokta kalmayacak şekilde 48 kameralı bir güvenlik sistemi öneriyoruz. Kayıtlar 30 gün saklanır ve güvenlik odasından tek ekrandan izlenir. Toplam yatırım 353.000 ₺ + KDV'dir; kurulum sipariş onayından sonra 4 hafta içinde, üretimi durdurmadan hafta sonları tamamlanır.
Burada kaynaksız bir getiri vaadi yok. “Hırsızlığı %40 azaltır” gibi bir rakamı kanıtlayamıyorsanız yazmayın; yöneticiler bu tür cümleleri ilk okuyuşta fark eder. Bunun yerine müşterinin kendi söylediği sorunu tekrar edin: toplantıda sevkiyat alanındaki kayıpları konuştuysanız, özette de onu anın.
Şartname eşleme tablosu
Teknik ekip çoğu zaman elinde bir şartnameyle teklifinizi okur ve madde madde karşılaştırır. Bu işi onun yerine yaparsanız teklifiniz hem daha hızlı değerlendirilir hem de “bunu karşılıyorlar mı?” sorusu yazışmalara dönüşmez.
| Şartname maddesi | İstenen | Teklifimiz | Durum |
|---|---|---|---|
| 3.1 Çözünürlük | En az 4 MP | 4 MP, gece görüşlü | Karşılanıyor |
| 3.2 Kayıt süresi | En az 30 gün | 30 gün, 2 kayıt cihazında | Karşılanıyor |
| 3.4 Dış mekân dayanımı | IP66 | IP67 | Fazlasıyla karşılanıyor |
| 4.2 Mobil izleme | Yöneticiler için | Kayıt cihazının kendi uygulamasıyla | Karşılanıyor |
| 5.1 Yerinde müdahale | 4 saat | Mesai içinde 4 saat, dışında 8 saat | Kısmen, açıklama ekte |
Karşılayamadığınız maddeyi saklamayın. “Kısmen” yazıp nedenini ve önerdiğiniz alternatifi açıklamak, teknik ekibin güvenini kazanır. Gizlenen bir eksik kurulum sırasında ortaya çıkar ve ilişkiye zarar verir.
Kalem tablosu ve toplam maliyet
Satın alma birimi kalemleri tek tek görmek ister. Paket fiyat verseniz bile dökümü ekleyin; dökümü olmayan teklif, satın almanın rakiplerle karşılaştırmasını zorlaştırır ve sizi pazarlık masasına daha zayıf sokar.
| Kalem | Miktar | Birim fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|
| 4 MP IP kamera (IP67) | 48 adet | 4.250 ₺ | 204.000 ₺ |
| Kayıt cihazı (32 kanal) | 2 adet | 38.500 ₺ | 77.000 ₺ |
| Kablolama, montaj ve devreye alma | 1 iş | 64.000 ₺ | 64.000 ₺ |
| Güvenlik personeline eğitim | 1 gün | 8.000 ₺ | 8.000 ₺ |
| Ara toplam | 353.000 ₺ | ||
| KDV (%20) | 70.600 ₺ | ||
| Genel toplam | 423.600 ₺ |
KDV'yi ayrı satırda gösterin; finans birimi hem KDV hariç hem KDV dahil tutara bakar. Ayrıntı için teklifte KDV nasıl gösterilir yazısına bakabilirsiniz.
Finans için üç yıllık görünüm
Kurumsal müşteride finans birimi ilk yıl fiyatına değil, birkaç yıllık toplam maliyete bakar. Gizli kalmış bir bakım ücreti sonradan ortaya çıkarsa güveni sarsar. Bu yüzden bakım ve yenileme bedellerini baştan yazın.
Örneğimizde ilk yıl garanti ve bakım fiyata dahil. İkinci ve üçüncü yıl için yıllık bakım anlaşması 42.000 ₺ + KDV. Üç yıllık toplam maliyet KDV hariç 353.000 + 42.000 + 42.000 = 437.000 ₺ olur. Bu rakamı tek satırda, açıkça yazmak finans biriminin işini kolaylaştırır.
Risk ve uyum bölümü
Kurumsal yapılar sürprizden hoşlanmaz. Kısa bir risk ve uyum bölümü, hukuk ve satın alma birimlerinin soracağı soruları önceden cevaplar. Yalnızca gerçekten sahip olduğunuz belgeleri yazın; sahip olmadığınız bir sertifikayı ima etmek, ileride sözleşmeden dönülmesine yol açabilir.
- Firmanızın ilgili yetki belgeleri ve ürünlerin garanti belgeleri
- Kurulum sırasında iş güvenliği sorumluluğunun kimde olduğu
- Kamera kayıtlarının kişisel veri olduğu ve kayıtları kimin yöneteceği (KVKK tarafı müşterinin kendi sorumluluğundadır, bunu belirtin)
- Arıza durumunda müdahale süresi ve iletişim kanalı
- Teklifin geçerlilik süresi ve döviz kuru varsayımı
Onay turlarını kısaltan küçük ayrıntılar
Çok paydaşlı süreçte teklif, sizin kontrolünüz dışında dolaşır. Birkaç ayrıntı bu dolaşımı hızlandırır:
- Teklif numarası ve sürüm: Her sayfada “TK-2026-0215 / R2” gibi bir ibare olsun. Farklı birimler farklı sürümleri okumasın.
- Tek iletişim kişisi: Müşteri tarafında teklifi taşıyan kişiyi belirleyin ve soruları ona toplayın. Her birimle ayrı yazışmak sürümleri karıştırır.
- Soru-cevap eki: Teknik ekipten gelen soruları ve cevaplarınızı yeni sürüme ek olarak koyun. Sonradan dahil olan biri aynı soruyu tekrar sormaz.
- İmza sayfası: Son sayfada müşteri onayı için imza, kaşe ve tarih alanı bulunsun. Kurumsal müşteri çoğu zaman kendi sipariş formunu keser; formda teklif numaranızın yazılmasını isteyin.
Teklifi her gönderdikten sonra kimin elinde olduğunu ve ne zaman dönüş beklediğinizi not edin. Bunun için teklif takibi rehberindeki düzen işe yarar.
Karar süreci uzadığında sessiz beklemeyin. Teklifi gönderirken iletişim kişisine “Değerlendirme takviminiz nedir, hangi tarihte bir araya gelelim?” diye sorun ve cevabı takviminize yazın. Kurumsal müşteride sessizlik çoğu zaman ret değil, teklifin bir sonraki masada beklediği anlamına gelir.
Teklif dosyasının sırası
Bütün bölümleri bir araya getirdiğinizde şöyle bir sıra çoğu kurumsal müşteride iyi çalışır:
- Kapak: müşteri adı, teklif numarası, tarih, geçerlilik süresi
- Yönetici özeti (yarım sayfa)
- Önerilen çözüm ve kapsam
- Şartname eşleme tablosu
- Kalem tablosu ve toplam maliyet
- Ödeme planı ve ticari şartlar
- Risk ve uyum
- İmza sayfası, ekler
Teklifhazır ile kalem tablosu, KDV ve toplamlar otomatik hesaplanır ve teklif kurumsal bir PDF düzeniyle indirilir; yönetici özeti ve şartname tablosu gibi bölümleri de teklifle birlikte ek olarak gönderebilirsiniz. Kurumsal satışta nelere dikkat edildiğini kurumsal satış sayfamızda da özetledik.
Sık sorulan sorular
Kurumsal teklif kaç sayfa olmalı?
Sayfa sayısından çok yapı önemlidir. Yönetici özeti yarım sayfa, ana teklif birkaç sayfa olsun; teknik ayrıntıları eklere koyun. Herkes kendi bölümünü bulabiliyorsa uzunluk sorun olmaz.
Satın alma birimi indirim isterse ne yapmalıyım?
Pazarlık payını baştan fiyata gömmek yerine kapsamdan konuşun: hangi kalem çıkarsa ne kadar düşer? Bu, fiyatın keyfi olmadığını gösterir. Yeni tutarla bir sürüm daha çıkarın.
Şartname yoksa eşleme tablosu gerekir mi?
Yazılı şartname yoksa toplantıda konuşulan ihtiyaçları madde madde yazıp aynı tabloyu kurun. Müşteriye “Anladıklarımız bunlar” demenin en net yoludur.
Teklifi tüm paydaşlara ayrı ayrı mı göndermeliyim?
Hayır. Tek dosyayı tek iletişim kişisine gönderin ve onun dağıtmasını isteyin. Ayrı gönderimler farklı sürümlerin dolaşmasına yol açar.
